Organiser un salon de la durabilité, étape par étape

Commencez par fixer la date, le programme et le format des stands avant de contacter les exposants. Réservez ensuite le lieu et les salles, puis ouvrez les inscriptions dès que les horaires sont suffisamment stables. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, régler les autorisations, préparer la signalétique et tester la technique. Le jour J, prévoyez un responsable pour l’accueil, un autre pour les intervenants et un suivi séparé de la restauration et du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Inviter les intervenants
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
8
Distribuer les affiches
3 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer définitivement les exposants
2 personnes
12
Préparer le plan du stand
2 personnes
13
Imprimer le programme et les horaires
2 personnes
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
16
Vérifier les autorisations et les déclarations
17
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
18
Vérifier la sécurité incendie
2 personnes
19
Commander le catering
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer le matériel
2 personnes
23
Tester la technique
2 personnes
24
Préparer la nourriture
4 personnes
25
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Réception des livraisons
3 personnes
28
Installer les tables et les chaises
5 personnes
29
Monter les cloisons de stand
4 personnes
30
Accueillir les exposants
3 personnes
31
Distribuer les supports de stand
2 personnes
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
34
Installer la table d'inscription
2 personnes
35
Préparer les brochures du programme
2 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Aménager le vestiaire
2 personnes
39
Régler le système de sonorisation
2 personnes
40
Préparer les présentations
2 personnes
41
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
42
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
43
Accueillir les visiteurs
2 personnes
44
Présenter l’ouverture
2 personnes
45
Accompagner les intervenants
2 personnes
46
Soutenir les présentations
2 personnes
47
Soutenir les exposants
2 personnes
48
Servir le café et le thé
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
52
Vérifier les sanitaires
53
Gérer la salle de pause
2 personnes
54
Prendre des photos
55
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
56
Annoncer la clôture
57
Reconduire les visiteurs
3 personnes
58
Faire démonter les stands
3 personnes

Suivi

59
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
60
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
63
Démonter les parois du stand
4 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Rassembler le matériel technique et les câbles
2 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Retourner les matériels de location
2 personnes
68
Enregistrer les objets trouvés
69
Archiver les photos et les fichiers
70
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
71
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de foireqté 20
Tables de standqté 20
Chaises pour les visiteursqté 120
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 3
Poubellesqté 8
Tabouretsqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Table de mixage
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 12
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 150
Verres réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 18

Inscription

Tables d’inscriptionqté 2
Porte-nomsqté 250
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 8
Braceletsqté 250

Promotion

Brochures du programmeqté 250
Panneaux numérotés des standsqté 20
Panneaux d’orientationqté 18
Affichesqté 30
Bannières d’informationqté 8
Autocollants flèchesqté 40

Décoration

Plantes d’intérieurqté 20
Nappes de table en juteqté 20
Guirlandes réutilisablesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 10
Marqueurs craieqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu au moins 8 à 12 semaines avant le salon. Vérifiez dès la réservation les points d’alimentation, la sécurité incendie et les espaces nécessaires aux stands, aux conférences et à l’accueil.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au traiteur 7 à 10 jours avant l’événement. Gardez une marge pour les inscriptions ou désistements de dernière minute.
Confirmez définitivement les exposants 2 à 3 semaines avant le salon et établissez le plan des stands à partir de leurs besoins réels. Envoyez ensuite les horaires, les accès et les consignes de montage dans un seul document.
Testez les ordinateurs portables, projecteurs, écrans, haut-parleurs et microphones au moins la veille. Prévoyez des rallonges, multiprises, batteries externes et clés USB de secours : ce sont souvent les petits branchements qui retardent l’ouverture.
Imprimez le programme, les badges et les panneaux d’itinéraire 2 à 3 jours avant. Installez les poubelles, le mobilier, les points café et les réfrigérateurs avant l’arrivée des exposants, afin de ne pas utiliser le temps d’accueil pour la logistique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la durabilité ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, recruter les exposants et intervenants, ouvrir les inscriptions, obtenir les autorisations et organiser la technique sans tout concentrer dans les derniers jours.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon ?: Ouvrez le formulaire 4 à 6 semaines avant l’événement, dès que la date et le programme principal sont fixés. Fermez ou mettez à jour les inscriptions environ 3 à 5 jours avant pour finaliser les badges, les besoins alimentaires et l’accueil.
Quand confirmer le nombre de repas et de boissons ?: Recueillez les informations alimentaires dès l’inscription et confirmez les quantités au traiteur 7 à 10 jours avant. Prévoyez ensuite les achats complémentaires, les glacières, les thermos et le remplissage des réfrigérateurs la veille ou le matin même.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de la durabilité ?: Contrôlez la technique, les branchements, les autorisations, la sécurité incendie, la signalétique et le plan des stands. Préparez aussi les badges, le programme imprimé, le matériel récupéré et les espaces café afin que l’accueil puisse commencer à l’heure.

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