Cómo organizar una feria de sostenibilidad sin dejar cabos sueltos

Una feria de sostenibilidad necesita coordinación entre expositores, ponentes, visitantes y proveedores. Empieza cerrando la fecha, el programa y el recinto; después confirma quién participa y abre las inscripciones. En las semanas previas tendrás que encajar el plano de puestos, los permisos, la electricidad y la técnica. El último día se trabaja mejor con una lista separada para catering, materiales, señalización y comprobaciones del espacio.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el recinto y las salas
3
Contactar con los expositores
2 personas
4
Invitar a los ponentes
2 personas
5
Publicar el formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Publicar promoción en redes sociales
8
Distribuir carteles
3 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Confirmar definitivamente a los expositores
2 personas
12
Hacer el plano de puestos
2 personas
13
Imprimir programa y horarios
2 personas
14
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
15
Preparar los carteles de ruta
2 personas
16
Comprobar permisos y notificaciones
17
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
18
Comprobar la seguridad contra incendios
2 personas
19
Pedir el catering
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Recoger los materiales
2 personas
23
Probar la técnica
2 personas
24
Preparar la comida
4 personas
25
Llenar los refrigeradores
2 personas

Evento

26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Recibir entregas
3 personas
28
Colocar mesas y sillas
5 personas
29
Montar las paredes del stand
4 personas
30
Recibir a los expositores
3 personas
31
Repartir materiales del stand
2 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Colocar señales de ruta
2 personas
34
Montar la mesa de registro
2 personas
35
Preparar folletos del programa
2 personas
36
Preparar café y té
2 personas
37
Preparar los aperitivos
3 personas
38
Montar el guardarropa
2 personas
39
Configurar el sistema de sonido
2 personas
40
Preparar las presentaciones
2 personas
41
Atender el mostrador de información
2 personas
42
Registrar a los visitantes
4 personas
43
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
44
Presentar la apertura
2 personas
45
Coordinar a los ponentes
2 personas
46
Apoyar las presentaciones
2 personas
47
Apoyar a los expositores
2 personas
48
Servir café y té
3 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Controlar los flujos de residuos
2 personas
52
Comprobar el sanitario
53
Mantener el espacio de descanso
2 personas
54
Hacer fotos
55
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
56
Anunciar el cierre
57
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
58
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas

Seguimiento

59
Recoger comida y bebida
3 personas
60
Retirar los residuos por separado
3 personas
61
Lavar la vajilla
3 personas
62
Recoger mesas y sillas
5 personas
63
Desmontar las paredes del stand
4 personas
64
Limpiar el lugar
4 personas
65
Recoger equipo técnico y cables
2 personas
66
Inventariar materiales
2 personas
67
Devolver el material alquilado
2 personas
68
Registrar objetos perdidos
69
Archivar fotos y archivos
70
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
71
Archivar la lista de asistencia

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Stands de feriacant. 20
Mesas altascant. 20
Sillas para visitantescant. 120
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 3
Papeleracant. 8
Taburetescant. 10

Equipo

Portátilescant. 4
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 3
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 12
Memorias USBcant. 4
Baterías externascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6

Vajilla

Tazas reutilizablescant. 150
Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 150
Cubiertos reutilizablescant. 180
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 3
Acumuladores de fríocant. 18

Registro

Mesas de registrocant. 2
Portatarjetas de nombrecant. 250
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 8
Pulserascant. 250

Promoción

Folletos del programacant. 250
Carteles con número de standcant. 20
Carteles de rutacant. 18
Cartelescant. 30
Banners informativoscant. 8
Pegatinas de flechascant. 40

Decoración

Plantas de interiorcant. 20
Manteles de yutecant. 20
Guirnaldas reutilizablescant. 8
Pizarrascant. 10
Rotuladores de tizacant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las salas antes de invitar a expositores o ponentes. Deja al menos 6 semanas para confirmar participaciones, preparar la promoción y recoger necesidades técnicas o dietéticas.
Abre el formulario de inscripción cuando el programa tenga una primera versión. Pide desde el principio las preferencias dietéticas y revisa las inscripciones una vez por semana para detectar cambios con tiempo.
Haz el plano de puestos después de confirmar definitivamente a los expositores. Reserva pasillos claros y comprueba que cada stand tenga acceso a electricidad; los alargadores, regletas y lámparas LED suelen olvidarse hasta el montaje.
Prueba proyectores, pantallas, altavoces, micrófonos y mesa de mezclas como un conjunto, no por separado. Haz la prueba técnica al menos 2 días antes y guarda presentaciones en una memoria USB además de llevar portátiles y baterías externas.
Encarga el catering y prepara los materiales con una fecha límite concreta. El día anterior revisa vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas, termos y neveras portátiles; llena los refrigeradores antes de que lleguen los primeros visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de sostenibilidad?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el recinto, invitar a expositores y ponentes, abrir inscripciones, gestionar permisos y corregir problemas de técnica o electricidad.
¿Cuándo se confirma definitivamente a los expositores?: Haz la confirmación final entre 2 y 3 semanas antes de la feria. Así puedes cerrar el plano de puestos, imprimir el programa, preparar las tarjetas de nombre y ajustar las necesidades de cada stand.
¿Cuándo hay que probar la técnica de una feria?: Realiza una prueba completa al menos 2 días antes y repítela durante el montaje. Comprueba proyectores, pantallas, altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables y regletas con los equipos que se usarán realmente.
¿Cuándo se prepara el catering para una feria?: Encarga el catering al menos 7 días antes y cierra las preferencias dietéticas cuando falten 3 o 4 días. La comida y las bebidas pueden prepararse el día anterior; llena las neveras y coloca termos y vajilla antes de abrir.

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