Zo organiseer je een verduurzamingsbeurs

Begin met een datum, een duidelijk programma en een locatie met genoeg zalen, stroompunten en ruimte voor stands. Benader daarna standhouders en sprekers, zodat je de indeling en tijden niet te laat hoeft vast te leggen. Publiceer het aanmeldformulier zodra de hoofdonderdelen bekend zijn en verwerk dieetwensen direct. In de laatste weken draait alles om bevestigingen, bewegwijzering, techniek, catering en controles op vergunningen en brandveiligheid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Sprekers uitnodigen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie op sociale media plaatsen
8
Posters verspreiden
3 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Standhouders definitief bevestigen
2 personen
12
Standindeling maken
2 personen
13
Programma en tijden drukken
2 personen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Routebordjes voorbereiden
2 personen
16
Vergunningen en meldingen controleren
17
Stroompunten controleren
2 personen
18
Brandveiligheid controleren
2 personen
19
Catering bestellen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen ophalen
2 personen
23
Techniek testen
2 personen
24
Eten voorbereiden
4 personen
25
Koelkasten vullen
2 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Leveringen ontvangen
3 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
29
Standwanden opbouwen
4 personen
30
Standhouders ontvangen
3 personen
31
Standmaterialen uitdelen
2 personen
32
Decoratie ophangen
3 personen
33
Routebordjes plaatsen
2 personen
34
Registratietafel inrichten
2 personen
35
Programmafolders klaarleggen
2 personen
36
Koffie en thee bereiden
2 personen
37
Hapjes klaarzetten
3 personen
38
Garderobe inrichten
2 personen
39
Geluidsinstallatie instellen
2 personen
40
Presentaties klaarzetten
2 personen
41
Informatiebalie bemannen
2 personen
42
Bezoekers registreren
4 personen
43
Bezoekers welkom heten
2 personen
44
Opening presenteren
2 personen
45
Sprekers begeleiden
2 personen
46
Presentaties ondersteunen
2 personen
47
Standhouders ondersteunen
2 personen
48
Koffie en thee serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afvalstromen controleren
2 personen
52
Sanitair controleren
53
Pauzeruimte bijhouden
2 personen
54
Foto’s maken
55
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
56
Afsluiting aankondigen
57
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
58
Standhouders laten afbouwen
3 personen

Nazorg

59
Eten en drinken opruimen
3 personen
60
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
63
Standwanden afbreken
4 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Techniek en kabels verzamelen
2 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Huurmaterialen retourneren
2 personen
68
Gevonden voorwerpen registreren
69
Foto’s en bestanden archiveren
70
Bedankbericht versturen
2 personen
71
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursstandsaantal 20
Standtafelsaantal 20
Bezoekersstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Krukkenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 150
Herbruikbare glazenaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks-messenaantal 6
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Koelelementenaantal 18

Registratie

Registratietafelsaantal 2
Naamkaarthoudersaantal 250
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 8
Polsbandjesaantal 250

Promotie

Programmafoldersaantal 250
Standnummerbordenaantal 20
Routebordjesaantal 18
Postersaantal 30
Informatiebannersaantal 8
Pijlenstickersaantal 40

Decoratie

Kamerplantenaantal 20
Jutetafellopersaantal 20
Herbruikbare vlaggenlijnenaantal 8
Krijtbordenaantal 10
Krijtstiftenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie pas definitief nadat je het programma hebt ingedeeld. Controleer per zaal het aantal stroompunten, de beschikbare stoelen en de plek voor projectoren, schermen en speakers.
Benader standhouders en sprekers ruim voor de beurs en geef een vaste reactietermijn, bijvoorbeeld 14 dagen. Vraag meteen naar hun benodigde tafelruimte, stroom en technische ondersteuning.
Verzamel dieetwensen via het aanmeldformulier en sluit de cateringbestelling uiterlijk 7 dagen vooraf. Plan ook herbruikbare mokken, glazen, borden en bestek; die worden vaak pas op de laatste dag geteld.
Maak de standindeling nadat de standhouders definitief zijn bevestigd. Zet routebordjes, naamkaartjes en het gedrukte programma uiterlijk de dag vóór de beurs klaar, niet pas bij de ontvangst.
Test laptops, projectoren, microfoons, mengpaneel en speakers minstens 2 uur vóór opening in de echte zaal. Leg verlengkabels, stekkerdozen, USB-sticks en powerbanks per ruimte klaar, zodat een technisch probleem niet de start vertraagt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verduurzamingsbeurs organiseren?: Begin minimaal 3 maanden vooraf met datum, locatie, programma, standhouders en sprekers. Houd de laatste 2 weken vrij voor definitieve bevestigingen, drukwerk, techniek en catering.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een verduurzamingsbeurs?: Plan minstens 4 uur opbouwtijd als er stands, techniek en bewegwijzering moeten worden geplaatst. Reserveer daarna nog 2 uur voor een volledige test van stroom, beeld en geluid.
Wanneer moet je de catering voor een verduurzamingsbeurs bestellen?: Bestel de catering uiterlijk 7 dagen vooraf, nadat je de aanmeldingen en dieetwensen hebt gecontroleerd. Tel daarna nog 5 tot 10 procent extra servies en drankcapaciteit voor onverwachte bezoekers.
Wat moet je op de dag zelf controleren bij een verduurzamingsbeurs?: Controleer vóór opening de standindeling, routebordjes, naamkaartjes, stroompunten, brandveiligheid en techniek. Doe de eindronde minimaal 60 minuten voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.