Tanzvorstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Tanzvorstellung steht und fällt mit einem klaren Ablauf hinter der Bühne. Lege zuerst Termin und Ort fest, bestätige die Tanzgruppen und sammle frühzeitig Musik, Teilnehmerdaten und technische Anforderungen. Danach folgen Programm, Einladungen, Kartenverkauf und Catering. Am Veranstaltungstag brauchst du neben Sitzplätzen und Garderobe vor allem getestete Audiotechnik, einen abgestimmten Lichtplan und ein kurzes Briefing für alle Helfer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Tanzgruppen bestätigen
2 Personen
Vorführungsprogramm erstellen
2 Personen
Teilnehmerdaten sammeln
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Kartenverkauf nachverfolgen
2 Personen
Programmhefte gestalten
Programmhefte drucken
Reservierungen bestätigen
Catering bestellen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Musikdateien testen
2 Personen
Tanzfläche kontrollieren
2 Personen
Kleidung und Requisiten kontrollieren
3 Personen
Lichtplan erstellen
2 Personen
Zuschaueraufteilung erstellen
2 Personen
Mitarbeiterbriefing erstellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Laderaum freimachen
2 Personen
Materialien ausladen
4 Personen
Tanzfläche reinigen
2 Personen
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Tonanlage aufstellen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufbauen
2 Personen
Technik testen
3 Personen
Musikreihenfolge bereitstellen
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
Kostüme bereitlegen
3 Personen
Requisiten bereitstellen
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Eingang und Weg überprüfen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstler registrieren
2 Personen
Publikum empfangen
4 Personen
Karten kontrollieren
2 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Erste Tanzgruppe begleiten
3 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweiten Tanzblock begleiten
3 Personen
Umkleidekabinen kontrollieren
2 Personen
Abendcatering servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
Dritten Tanzblock begleiten
3 Personen
Schlusswort halten
Publikum verabschieden
3 Personen
Garderobe abwickeln
2 Personen
Künstler betreuen
2 Personen
Reste sicher verstauen
2 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Dekoration entfernen
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Publikumsbereich reinigen
3 Personen
Umkleiden reinigen
2 Personen
Tanzfläche reinigen
2 Personen
Technik abbauen
3 Personen
Materialien einladen
4 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Kostüme und Requisiten zurückbringen
2 Personen
Ausgaben und Belege bearbeiten
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 110
KlappischeAnz. 8
Empfangstresen
GarderobenständerAnz. 4
UmkleidestühleAnz. 20
KleiderständerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
AudiokabelAnz. 6
Laptop
USB-BackupAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
LichtfilterAnz. 12

Dekoration

TheatervorhängeAnz. 2
DekostoffAnz. 4
LichterkettenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 6
ProgrammständerAnz. 4
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 30

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
TrinkgläserAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
ServierschalenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
HandschuheAnz. 12
WäschekörbeAnz. 6

Catering

Einkäufe

Papierwaren

ProgrammhefteAnz. 130
EintrittskartenAnz. 120
RegistrierungsformulareAnz. 40
StifteAnz. 20
KlebezettelAnz. 6

Kleidung

KleiderhüllenAnz. 40
KleiderbügelAnz. 80
SpiegelAnz. 4
KleiderbürstenAnz. 4

Sonstiges

RequisitenkistenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 10
SackkarrenAnz. 2
SicherheitsscherenAnz. 4

Tipps

Plane die Technikprobe nicht erst am Veranstaltungstag ein: Teste Musikdateien, Laptop, Mischpult, Lautsprecher und Funkmikrofone mindestens 1–2 Tage vorher mit den tatsächlichen Dateien.
Schließe das Programmheft spätestens 7 Tage vor der Vorstellung ab. So bleiben Zeit für Druck, Korrekturen und Programmständer am Eingang.
Erfasse Ernährungswünsche und Cateringzahlen gemeinsam mit den Anmeldungen. Bestätige die Reservierungen spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung, damit die bestellte Menge stimmt.
Teile Zuschauerplätze, Garderobe und Umkleiden vor dem Einlass zu. Rechne für den Empfang mit mindestens 2 Helfern und beschrifte Namensschilder, Kleiderständer und Wegweiser vorab.
Lege für den Aufbau eine feste Reihenfolge fest: Laderaum freimachen, Sitzplätze und Tische stellen, Technik und Licht aufbauen, Getränke kühlen und erst danach dekorieren. Halte Verlängerungskabel und Gaffer Tape griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Tanzvorstellung organisieren?: Beginne idealerweise 8–12 Wochen vorher mit Termin, Ort und der Bestätigung der Tanzgruppen. Programm, Einladungen und Kartenverkauf sollten spätestens 4–6 Wochen vor dem Auftritt laufen.
Wann müssen die Musikdateien für eine Tanzvorstellung vorliegen?: Fordere alle Musikdateien mindestens 2 Wochen vorher an und teste sie spätestens 1–2 Tage vor der Vorstellung. Speichere zusätzlich ein USB-Backup mit allen Titeln in der endgültigen Reihenfolge.
Wie viele Helfer braucht man für eine Tanzvorstellung?: Für eine kleine bis mittlere Vorstellung solltest du mindestens 6–8 Helfer einplanen: Empfang, Garderobe, Einlass, Bühne, Technik und Betreuung der Gruppen. Teile die Rollen vorab schriftlich zu und führe am Veranstaltungstag ein Briefing von etwa 15 Minuten durch.
Wann sollte das Catering für eine Tanzvorstellung bestellt werden?: Bestelle das Catering nach dem Anmeldeschluss, meist 5–7 Tage vor der Veranstaltung. Getränke kannst du am Vortag kühlen; rechne beim ersten Veranstaltungsstunde mit etwa 2–3 Getränken pro Person.

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