Musiktheateraufführung organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Musiktheateraufführung müssen künstlerische Planung, Technik und Publikumsorganisation gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Stück, Termin und Spielort fest, bevor du Werbung oder Ticketverkauf startest. Danach folgen Rechte, Ensemble, Proben, Bühnenbild, Licht, Ton und Einlassorganisation. Plane spätestens für den Aufführungstag eine technische Generalprobe ein: Mikrofone, Audio-Cues, Lichtwechsel, Kostüme und Requisiten werden dann unter realen Bedingungen geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Show und Datum festlegen
2 Personen
Ort und Spielfläche reservieren
2 Personen
Genehmigungen und Rechte prüfen
2 Personen
Künstler und Techniker bestätigen
2 Personen
Programm und Playlist erstellen
2 Personen
Proberaum reservieren
Werbetext schreiben
2 Personen
Plakat und Online-Bild erstellen
2 Personen
Vorstellung online veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Ticketverkauf eröffnen
Werbung in sozialen Medien posten
Lokale Werbung verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Catering und Pausentrinken reservieren
2 Personen
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
Licht- und Tonplan erstellen
2 Personen
Dekorentwurf ausarbeiten
2 Personen
Kostüme und Requisiten kontrollieren
2 Personen
Freiwillige einplanen
2 Personen
Ablaufplan und Kontaktliste erstellen
2 Personen
Publikumsinformationen vorbereiten
Ticketliste und Gästeliste prüfen
2 Personen
Technische Generalprobe planen
2 Personen
Dekor und Requisiten transportieren
3 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kostüme bereitlegen
2 Personen
Publikumsbalie vorbereiten
2 Personen
Ort öffnen und kontrollieren
2 Personen
Bühnenboden prüfen
2 Personen
Dekor aufbauen
4 Personen
Publikumssitze aufstellen
3 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Musik und Cues testen
2 Personen
Kostümraum einrichten
2 Personen
Requisiten pro Szene bereitstellen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Programme und Tickets bereitlegen
2 Personen
Technische Probe durchführen
6 Personen
Künstlerbriefing geben
3 Personen

Event

Publikumseingang öffnen
3 Personen
Tickets kontrollieren
2 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Besucher zu den Sitzplätzen begleiten
2 Personen
Vorstellung ankündigen
Ersten Teil der Vorstellung durchführen
8 Personen
Pausengetränk servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Publikum zurück in den Saal begleiten
2 Personen
Zweiten Teil der Vorstellung durchführen
8 Personen
Applaus und Dankesrede begleiten
2 Personen
Publikum sicher hinausleiten
3 Personen
Künstler für den Empfang ansprechen
2 Personen

Nachbereitung

Deko abbauen
4 Personen
Lichttechnik ausschalten
2 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Kostüme einsammeln
2 Personen
Requisiten einpacken
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Publikumstühle zurückstellen
3 Personen
Ausrüstung und Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Dekor und Requisiten einlagern
3 Personen
Kostüme waschen und verstauen
2 Personen
Unbenutztes Catering einlagern
Abschlusskontrolle am Veranstaltungsort durchführen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 120
KlappischeAnz. 8
BarhockerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
KleiderständerAnz. 3
UmkleidetischeAnz. 3
UmkleidestühleAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

PodestelementeAnz. 12
Mischpult
Aktive LautsprecherAnz. 2
MonitorlautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 2
Laptop für Audio-Cues
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24
USB-SticksAnz. 3
ErsatzkopfhörerAnz. 2

Beleuchtung

LED-TheaterspotsAnz. 8
LED-FrontspotsAnz. 4
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
ArbeitsbeleuchtungAnz. 4
BatterielampenAnz. 6

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 3
BühnengardinenAnz. 2
DekorplattenAnz. 6
Dekorative LampenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 4
Eingangsschild
ProgrammständerAnz. 2
Schwarze BühnenstoffeAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
KostümhüllenAnz. 20
KleiderbügelAnz. 40

Geschirr

WassergläserAnz. 130
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
DesserttellerAnz. 130
KaffeelöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
SchälchenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
GetränkespenderAnz. 3
GeschirrtücherAnz. 12
KorkenzieherAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 3
KühlelementeAnz. 12
MessbecherAnz. 3
ThermometerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Reinigung

Staubsauger
WischsetAnz. 2
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Müllbeutel für AbfalleimerAnz. 20

Kleidung

Make-up-SpiegelAnz. 4
KleiderdampferAnz. 2
NähsetsAnz. 2
SicherheitsnadelnAnz. 100

Sonstiges

Ticketbox
GarderobennummernAnz. 150
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 4
NamensschilderAnz. 30
BühnenansagenAnz. 12
HaftnotizenAnz. 6
GewebeklebebandAnz. 4
RollcontainerAnz. 4

Tipps

Reserviere Proberaum und Spielort frühzeitig und plane die technische Generalprobe nicht am selben Tag wie den ersten öffentlichen Einlass. Für Licht, Ton, Bühnenaufbau und Durchläufe brauchst du mehrere zusammenhängende Stunden.
Prüfe Genehmigungen und Aufführungsrechte, bevor du Plakate druckst oder den Ticketverkauf öffnest. Kläre außerdem früh, ob der Spielort besondere Vorgaben für Lautstärke, Bestuhlung oder Fluchtwege hat.
Erfasse technische Anforderungen schriftlich: Mischpult, aktive Lautsprecher, Monitorlautsprecher, Funkmikrofone, DI-Boxen, Audio-Laptop sowie Lichtcontroller müssen vor der Generalprobe verfügbar und getestet sein.
Plane das Publikum nicht nur mit Sitzen, sondern auch mit Garderobenständern, Abfallbehältern und klaren Publikumsinformationen. Prüfe Ticket- und Gästeliste spätestens am Vortag und halte eine Kontaktliste für Team, Künstler und Technik bereit.
Bestelle Pausengetränke und Catering nach den Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Aufführung. Für Umbauten und Dekoration werden Gaffer Tape, Arbeitsbeleuchtung und Batterielampen oft erst kurz vor Beginn vermisst.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Musiktheateraufführung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Stück, Termin, Ort, Rechten und Ensemble. Werbung und Ticketverkauf sollten erst starten, wenn die wichtigsten technischen und organisatorischen Zusagen vorliegen.
Wann sollte die technische Generalprobe stattfinden?: Plane sie spätestens 1 bis 2 Tage vor der Aufführung und reserviere dafür mehrere Stunden ohne Publikumsverkehr. Teste dabei jeden Audio-Cue, Lichtwechsel, jedes Mikrofon sowie Kostüm- und Requisitenwechsel.
Wie viel Technik braucht eine Musiktheateraufführung?: Das hängt von Raum, Ensemble und Programm ab, aber eine konkrete Bedarfsliste sollte mindestens 2 bis 3 Wochen vorher feststehen. Prüfe dann Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel, Lichtstative und Arbeitsbeleuchtung gemeinsam mit der Technik.
Wann soll der Ticketverkauf für eine Musiktheateraufführung beginnen?: Öffne den Verkauf erst, wenn Termin, Spielort, Beginn, Eintrittsablauf und wichtige Publikumsinformationen feststehen. In der Praxis ist ein Start 4 bis 6 Wochen vor der Aufführung sinnvoll, damit Zeit für Online- und lokale Werbung bleibt.

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