Einkaufsliste für ein Musikfestival

Bei einem Musikfestival brauchst du mehr als Bühne und Lautsprecher. Plane Technik, Strom, Beleuchtung, Sitzplätze, Geschirr und Wetterschutz so, dass Aufbau, Einlass und Künstlerempfang ohne Nachkäufe funktionieren. Besonders Kabel, Kabelmatten, Trinkgläser und Verlängerungen werden oft zu spät geprüft. Diese Einkaufsliste bündelt die benötigten Dinge; die Mengen richtest du nach Besucherzahl, Programmdauer und Geländegröße.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
Bühne
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 120

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServiertablettsAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
BühnemikrofoneAnz. 6
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorlautsprecherAnz. 3
InstrumentenkabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 4
KabelmattenAnz. 20
StromverteilerAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 8
Bühnenhintergrund
WegweiserAnz. 10
Programmatische PosterAnz. 20
TischdeckenAnz. 12
ArmbänderAnz. 180

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
LebensmittelzangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 24
LebensmittelbehälterAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
PutzlappenAnz. 30
DesinfektionsspenderAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
WarnwestenAnz. 20
AbsperrpfostenAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Informationen

Informationsstand
KlemmbrettmappenAnz. 6
StifteAnz. 30
NamensaufkleberAnz. 100
ProgrammflyerAnz. 200

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Bitter Lemon - 12 Flaschen
- Tonic - 12 Flaschen
- Sprudelwasser - 24 Flaschen
- Stilles Wasser - 36 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Packungen
- Orangensaft - 12 Packungen
- Eiswürfel - 20 Säcke
- Hamburger-Brötchen - 150 Stück
- Veggie-Burgerbrötchen - 60 Stück
- Hamburger - 120 Stück
- Vegetarische Burger - 50 Stück
- Hotdogs - 100 Stück
- Hotdogbrötchen - 100 Stück
- Vegane Würstchen - 30 Stück
- Pommes frites - 25 kilo
- Kartoffelkroketten - 8 kilo
- Ketchup - 4 Flaschen
- Mayonnaise - 4 Flaschen
- Senf - 3 Flaschen
- Barbecuesauce - 3 Flaschen
- Hamburgersauce - 3 Flaschen
- Currysauce - 3 Flaschen
- Röstzwiebeln - 2 kilo
- Gewürzgurken - 6 Gläser
- Rote Zwiebeln - 3 kilo
- Salat - 12 Köpfe
- Tomaten - 6 Kilo
- Gurken - 4 Kilo
- Käsescheiben - 4 Kilo
- Burgerbacon - 3 Kilo
- Satésauce - 4 Gläser
- Hummus - 3 Kilo
- Baguettes - 20 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Kräuterbutter - 2 kilo
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Salsasoße - 6 Gläser
- Snacknüsse - 6 Kilo
- Popcorn - 5 Kilo
- Äpfel - 10 Kilo
- Bananen - 8 Kilo
- Trauben - 6 Kilo
- Wassermelonen - 4 Stück
- Kekse - 8 Packungen
- Brownies - 120 Stück
- Muffins - 100 Stück
- Vegane Muffins - 30 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Glutenfreie Kekse - 4 Packungen
- Vegankäse - 1 Kilo
- Vegane Mayonnaise - 2 Gläser
- Salz - 1 Kilo
- Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Öl - 5 Liter
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 4 Rollen
- Servietten - 500 Stück
- Papiertrinkhalme - 300 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Toilettenreiniger - 4 Flaschen
- Handseife - 8 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 8 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 150 Stück
- Gummihandschuhe - 6 Boxen
- Kühlelementtaschen - 20 Stück
- Frischhaltedosen - 40 Stück

Tipps

Plane bei wiederverwendbaren Trinkgläsern mindestens 1,5 Gläser pro erwarteter Person ein, wenn keine Spülstation vorhanden ist. Für Künstler und Helfer solltest du zusätzlich einen kleinen separaten Vorrat zurücklegen.
Rechne bei Kabeln nicht nur die direkte Strecke zur Bühne: Lege pro Kabelweg 2 bis 3 Meter Reserve ein und sichere alle Wege mit Kabelmatten. Kabeltrommeln sollten vollständig abgewickelt werden, bevor du sie belastest.
Bestelle Geschirr, Serviertabletts und Servierzangen spätestens 7 Tage vor dem Festival. Berücksichtige dabei Künstler, Helfer und Cateringpersonal zusätzlich zur erwarteten Besucherzahl.
Plane pro Musiker mindestens ein Bühnenmikrofon oder den benötigten DI-Anschluss ein und halte 2 Ersatz-Instrumentenkabel bereit. Funkmikrofone brauchen außerdem frische Batterien und einen Funktionstest vor dem Einlass.
Bei einem Festival im Freien solltest du Partyzelte, Lichtstative und empfindliche Technik spätestens am Vortag kontrollieren. Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vor Beginn und lege eine trockene, geschützte Ablage für Mischpult und Mikrofone fest.

Häufige Fragen

Wie viele Trinkgläser brauche ich für ein Musikfestival?: Plane mindestens 1,5 wiederverwendbare Trinkgläser pro erwarteter Person ein, wenn sie nicht laufend gespült werden. Bei vier Stunden Veranstaltungsdauer und Selbstbedienung sind 2 Gläser pro Person sicherer.
Wie viele Mikrofone braucht ein Musikfestival?: Rechne pro gleichzeitig auftretendem Musiker mit einem passenden Bühnenmikrofon oder DI-Anschluss. Halte zusätzlich 1 bis 2 Ersatzmikrofone und mindestens 2 Ersatzkabel bereit, damit ein Ausfall nicht das Programm unterbricht.
Wann muss ich Technik und Strom für ein Musikfestival besorgen?: Reserviere Bühne, PA-Lautsprecher, Mischpult, Monitorlautsprecher und Stromverteiler mindestens 2 bis 4 Wochen vorher. Der vollständige Funktionstest sollte spätestens am Vortag stattfinden, inklusive Kabel, Kabeltrommeln und Beleuchtung.
Wie viele Tische und Stühle brauche ich für ein Musikfestival?: Plane für etwa 10 Prozent der erwarteten Besucher gleichzeitig einen Sitzplatz, sofern das Festival überwiegend im Stehen stattfindet. Für Catering, Künstlerempfang und Helfer kommen eigene Tische und mindestens 4 bis 6 zusätzliche Stühle hinzu.

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