Musik- und Tanzfestival organisieren: der praktische Ablauf

Ein Musik- und Tanzfestival braucht früh eine klare Reihenfolge: Erst legst du Datum und Ort fest, dann Programm, Künstler und Workshops. Danach folgen Genehmigungen, Anmeldungen, Helferplanung und die technische Ausstattung. Plane die Veranstaltung nicht nur auf der Bühne, sondern auch an Kasse, Garderobe, Cateringstation und Erste-Hilfe-Punkt. Die häufigsten Probleme entstehen, wenn Bestätigungen, Stromwege oder Zahlungsgeräte erst kurz vor dem Festival geprüft werden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm zusammenstellen
3 Personen
3
Künstler ansprechen
2 Personen
4
Auftritte bestätigen
2 Personen
5
Musikdateien sammeln
2 Personen
6
Tanzworkshops planen
2 Personen
7
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
8
Freiwillige einteilen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Reservierungen vornehmen
2 Personen
13
Genehmigungen prüfen
2 Personen
14
Kontaktliste erstellen
15
Ablaufplan ausdrucken
16
Lageplan erstellen
2 Personen
17
Informationsschilder erstellen
2 Personen
18
Armbänder sortieren
2 Personen
19
Kasse vorbereiten
2 Personen
20
Bezahlterminals testen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
4 Personen
22
Getränke gekühlt lagern
3 Personen
23
Snacks vorbereiten
4 Personen
24
Cateringstation einrichten
3 Personen
25
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
26
Notausgänge freihalten
2 Personen
27
Gelände kontrollieren
3 Personen
28
Bühnenboden prüfen
2 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
4 Personen
31
Tanzfläche verlegen
4 Personen
32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
33
Bühnenelemente aufstellen
5 Personen
34
Musikanlage anschließen
4 Personen
35
Mikrofone testen
2 Personen
36
Lichtanlage anschließen
3 Personen
37
Stromanschlüsse sichern
3 Personen
38
Dekoration aufhängen
4 Personen
39
Wegweiser aufstellen
2 Personen
40
Müllstationen aufstellen
2 Personen
41
Toiletten kontrollieren
2 Personen
42
Garderobe einrichten
3 Personen

Event

43
Künstler empfangen
2 Personen
44
Besucher empfangen
4 Personen
45
Armbänder verteilen
3 Personen
46
Programm vorstellen
47
Auftritte ankündigen
48
Musik abspielen
2 Personen
49
Lautstärke überwachen
50
Licht steuern
51
Tanzworkshops begleiten
3 Personen
52
Künstler betreuen
2 Personen
53
Getränke servieren
4 Personen
54
Snacks servieren
4 Personen
55
Getränke nachfüllen
3 Personen
56
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
57
Cateringtische sauber halten
2 Personen
58
Abfall sammeln
3 Personen
59
Toiletten kontrollieren
2 Personen
60
Garderobe verwalten
2 Personen
61
Erste-Hilfe-Anlaufstelle besetzen
2 Personen
62
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
63
Programmänderungen durchgeben
64
Letzten Auftritt begleiten
2 Personen
65
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
66
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
67
Musik ausschalten

Nachbereitung

68
Geräte ausschalten
3 Personen
69
Dekoration entfernen
4 Personen
70
Tische abbauen
4 Personen
71
Stühle stapeln
4 Personen
72
Tanzboden abbauen
4 Personen
73
Bühne abbauen
5 Personen
74
Tonausrüstung einpacken
4 Personen
75
Lichtausrüstung einpacken
3 Personen
76
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
77
Abfall trennen
3 Personen
78
Geschirr abwaschen
3 Personen
79
Cateringbereich reinigen
3 Personen
80
Toiletten reinigen
2 Personen
81
Gelände reinigen
5 Personen
82
Garderobe aufräumen
2 Personen
83
Geliehene Sachen sammeln
3 Personen
84
Materialien prüfen
2 Personen
85
Materialien zurückgeben
3 Personen
86
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 12
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 3
GarderobenbügelAnz. 300
KlappischeAnz. 4
BühnenelementeAnz. 12
TanzbodenplattenAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 350
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
TablettsAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Musiklaptop
Audio-InterfacesAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelkanäleAnz. 20
ErsatzbatterienAnz. 24
KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

LED-LichtspotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
LichtstativeAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 300
BallonpumpeAnz. 2
BühnentücherAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
PfeiltafelnAnz. 12
ProgrammständerAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
AluminiumschalenAnz. 20
FrischhaltedosenAnz. 20
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 3
ServierschalenAnz. 20

Catering

KassenschachtelnAnz. 2
KartenterminalsAnz. 3
ArmbänderAnz. 400
KassenbonrollenAnz. 6
ServiettenAnz. 1000
StrohhalmeAnz. 400
EinweghandschuheAnz. 400
LebensmitteletikettenAnz. 200
AllergiekärtchenAnz. 50
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischsetsAnz. 4
EimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsgelAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 4
NotbeleuchtungslampenAnz. 4

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 8
Ablageordner für den AblaufplanAnz. 8
StifteAnz. 30
NotizblöckeAnz. 12

Tipps

Lege Programm und Auftrittszeiten mindestens 8 bis 10 Wochen vorher fest. Bestätige Künstler schriftlich und sammle Musikdateien so, dass der Musiklaptop am Veranstaltungstag ohne Internetzugang auskommt.
Prüfe Genehmigungen, Ort und Lageplan spätestens 6 Wochen vor dem Festival. Markiere Bühne, Tanzfläche, Garderobe, Kasse, Cateringstation und Erste-Hilfe-Material auf einem Plan.
Teile Freiwillige in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein und besetze Kasse, Einlass, Technik, Garderobe und Catering getrennt. Eine Kontaktliste mit mindestens einer Ersatzperson pro Bereich verhindert Ausfälle.
Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Audio-Interfaces und Bezahlterminals mindestens 3 Tage vorher. Verlege Verlängerungskabel in Kabelkanälen und lege Ersatzbatterien sowie Kabelbinder griffbereit an die Technik.
Kühle Getränke frühzeitig und plane pro Person für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke ein. Erfasse Ernährungswünsche vor dem Einkauf und richte Snacks, Geschirr und Servierschalen vor dem Einlass an der Cateringstation ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Musik- und Tanzfestival organisieren?: Beginne idealerweise 10 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Ort, Genehmigungen und Technik brauchen meist die längsten Vorlaufzeiten; Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viele Helfer braucht ein Musik- und Tanzfestival?: Plane mindestens eine Person für Kasse, Einlass, Technik, Garderobe und Catering pro Schicht ein. Bei Schichten von 2 bis 3 Stunden brauchst du zusätzlich Ersatzleute, damit Pausen und kurzfristige Ausfälle abgedeckt sind.
Wann sollte die Technik für das Festival getestet werden?: Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Licht und Bezahlterminals mindestens 3 Tage vorher. Am Veranstaltungstag sollte 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass ein kompletter Soundcheck mit dem tatsächlichen Musiklaptop stattfinden.
Wie viel Getränke braucht man für ein Musik- und Tanzfestival?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach den weiteren Verbrauch anhand der Veranstaltungsdauer. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt und an der Bar übersichtlich bereitgestellt werden.

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