Organiser un festival de musique et de danse, étape par étape

Commencez par fixer une date réaliste, un lieu adapté et une jauge maximale avant de contacter les artistes. Construisez ensuite le programme, confirmez les prestations et réservez du temps pour les ateliers de danse, les balances et les changements de scène. Les inscriptions, les besoins alimentaires, les autorisations et les bénévoles doivent être suivis dans un même calendrier. Les derniers jours servent surtout à tester le son, préparer l’accueil, refroidir les boissons et imprimer les informations utiles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme
3 personnes
3
Contacter les artistes
2 personnes
4
Confirmer les prestations
2 personnes
5
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
6
Planifier les ateliers de danse
2 personnes
7
Recruter des bénévoles
3 personnes
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Faire les réservations
2 personnes
13
Vérifier les autorisations
2 personnes
14
Établir la liste de contacts
15
Imprimer le déroulé
16
Créer le plan
2 personnes
17
Créer les panneaux d'information
2 personnes
18
Trier les bracelets
2 personnes
19
Préparer la caisse
2 personnes
20
Tester les terminaux de paiement
2 personnes
21
Faire les courses
4 personnes
22
Stocker les boissons au frais
3 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Aménager le point de restauration
3 personnes
25
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
26
Dégager les sorties de secours
2 personnes
27
Contrôler le site
3 personnes
28
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Installer la piste de danse
4 personnes
32
Installer les tentes de fête
4 personnes
33
Installer les éléments de scène
5 personnes
34
Raccorder la sonorisation
4 personnes
35
Tester les microphones
2 personnes
36
Raccorder l’installation d’éclairage
3 personnes
37
Sécuriser les points d'alimentation électrique
3 personnes
38
Suspendre la décoration
4 personnes
39
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
2 personnes
42
Aménager le vestiaire
3 personnes

Événement

43
Accueillir les artistes
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Distribuer les bracelets
3 personnes
46
Présenter le programme
47
Annoncer les spectacles
48
Passer de la musique
2 personnes
49
Surveiller le niveau sonore
50
Gérer l’éclairage
51
Animer les ateliers de danse
3 personnes
52
Accompagner les artistes
2 personnes
53
Servir les boissons
4 personnes
54
Servir des amuse-bouches
4 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
56
Servir le café et le thé
2 personnes
57
Maintenir les tables de catering propres
2 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Vérifier les toilettes
2 personnes
60
Gérer le vestiaire
2 personnes
61
Tenir le point de contact des premiers secours
2 personnes
62
Répondre aux questions du public
2 personnes
63
Annoncer les changements de programme
64
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
65
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
66
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
67
Couper la musique

Suivi

68
Éteindre l’équipement
3 personnes
69
Retirer la décoration
4 personnes
70
Démonter les tables
4 personnes
71
Empiler les chaises
4 personnes
72
Démonter la piste de danse
4 personnes
73
Démonter la scène
5 personnes
74
Ranger le matériel audio
4 personnes
75
Emballer le matériel d'éclairage
3 personnes
76
Stocker les restes
2 personnes
77
Trier les déchets
3 personnes
78
Faire la vaisselle
3 personnes
79
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
80
Nettoyer les toilettes
2 personnes
81
Nettoyer le site
5 personnes
82
Ranger le vestiaire
2 personnes
83
Rassembler les objets empruntés
3 personnes
84
Vérifier le matériel
2 personnes
85
Retourner les matériels
3 personnes
86
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 3
Cintres de vestiaireqté 300
Tables pliantesqté 4
Éléments de podiumqté 12
Panneaux de piste de danseqté 20

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 350
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Plateauxqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Ordinateur portable de musique
Interfaces audioqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20
Piles de rechangeqté 24
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 2
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 12
Panneaux de directionqté 12
Pupitres de programmeqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Plateaux en aluminiumqté 20
Boîtes de conservationqté 20
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Saladiers de serviceqté 20

Catering

Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Braceletsqté 400
Rouleaux de tickets de caisseqté 6
Serviettesqté 1000
Paillesqté 400
Gants jetablesqté 400
Étiquettes alimentairesqté 200
Cartes des allergènesqté 50
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 4
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gel désinfectantqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12
Extincteursqté 4
Lampes d’éclairage de secoursqté 4

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 8
Classeurs de dérouléqté 8
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 12

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 3 à 6 mois à l’avance, puis confirmez rapidement les artistes : un programme incomplet complique les invitations et les inscriptions.
Prévoyez un déroulé minute par minute, avec au moins 15 minutes entre deux prestations pour les changements de matériel, les balances et les déplacements sur scène.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures : accueil, vestiaire, restauration, orientation et assistance technique ne doivent pas reposer sur les mêmes personnes toute la journée.
Testez la table de mixage, les microphones, les haut-parleurs, les interfaces audio et les terminaux de paiement au plus tard la veille, avec des piles et des câbles de rechange.
Achetez les boissons et les en-cas 1 à 2 jours avant, stockez les boissons au frais et aménagez le point de restauration avant l’arrivée du public pour éviter une file dès la première pause.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique et de danse ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois pour un festival avec plusieurs artistes, ateliers et bénévoles. Un petit événement peut être préparé en 6 à 8 semaines, à condition que le lieu et les autorisations soient déjà disponibles.
Quand faut-il confirmer les artistes pour un festival ?: Contactez-les dès que la date et le lieu sont fixés, puis obtenez une confirmation écrite au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Demandez aussi les fichiers musicaux, les besoins techniques et l’horaire d’arrivée.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival de musique et de danse ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 20 à 30 participants, en plus d’une personne responsable de la coordination. Pour 100 participants, cela représente généralement 4 à 6 bénévoles par créneau de 2 à 3 heures.
Quand préparer le plan et les panneaux d’information ?: Faites le plan du site 1 à 2 semaines avant, après avoir confirmé les tentes, la scène, la piste de danse, la restauration et les accès. Imprimez les panneaux et le déroulé la veille, puis placez-les avant l’ouverture des portes.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.