Cómo organizar un festival de música y danza sin perder el control

Un festival de música y danza necesita más que contratar artistas y montar un escenario. Empieza cerrando fecha y lugar, comprueba los permisos y construye el programa alrededor de las actuaciones confirmadas. Después distribuye responsabilidades: artistas, talleres, voluntariado, inscripciones, catering, pagos y montaje técnico. El día del festival, un plano, una lista de contactos y un horario impreso evitan que cada decisión dependa de una sola persona.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Elaborar el programa
3 personas
3
Contactar con los artistas
2 personas
4
Confirmar las actuaciones
2 personas
5
Reunir archivos de música
2 personas
6
Planificar talleres de baile
2 personas
7
Reclutar voluntarios
3 personas
8
Asignar voluntarios
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Hacer reservas
2 personas
13
Comprobar permisos
2 personas
14
Elaborar la lista de contactos
15
Imprimir el plan de trabajo
16
Hacer el plano
2 personas
17
Hacer carteles informativos
2 personas
18
Clasificar las pulseras
2 personas
19
Preparar la caja registradora
2 personas
20
Probar los terminales de pago
2 personas
21
Hacer la compra
4 personas
22
Guardar las bebidas refrigeradas
3 personas
23
Preparar aperitivos
4 personas
24
Montar el punto de catering
3 personas
25
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
26
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
27
Inspeccionar el recinto
3 personas
28
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
29
Montar mesas
4 personas
30
Colocar las sillas
4 personas
31
Instalar la pista de baile
4 personas
32
Montar carpas
4 personas
33
Colocar las piezas del escenario
5 personas
34
Conectar el equipo de sonido
4 personas
35
Probar los micrófonos
2 personas
36
Conectar la instalación de luces
3 personas
37
Asegurar los puntos de corriente
3 personas
38
Colgar la decoración
4 personas
39
Colocar señalizadores
2 personas
40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
41
Comprobar los baños
2 personas
42
Montar el guardarropa
3 personas

Evento

43
Recibir a los artistas
2 personas
44
Recibir a los visitantes
4 personas
45
Repartir pulseras
3 personas
46
Presentar el programa
47
Anunciar las actuaciones
48
Poner música
2 personas
49
Vigilar el nivel de sonido
50
Controlar la iluminación
51
Guiar talleres de danza
3 personas
52
Acompañar a los artistas
2 personas
53
Servir las bebidas
4 personas
54
Servir aperitivos
4 personas
55
Rellenar las bebidas
3 personas
56
Servir café y té
2 personas
57
Mantener limpias las mesas de catering
2 personas
58
Recoger la basura
3 personas
59
Comprobar los baños
2 personas
60
Gestionar el guardarropa
2 personas
61
Atender el punto de primeros auxilios
2 personas
62
Responder preguntas del público
2 personas
63
Anunciar cambios en el programa
64
Coordinar la última actuación
2 personas
65
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
66
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
67
Apagar la música

Seguimiento

68
Apagar el equipo
3 personas
69
Retirar la decoración
4 personas
70
Desmontar las mesas
4 personas
71
Apilar las sillas
4 personas
72
Desmontar la pista de baile
4 personas
73
Desmontar el escenario
5 personas
74
Empaquetar el equipo de sonido
4 personas
75
Empaquetar el equipo de iluminación
3 personas
76
Guardar la comida sobrante
2 personas
77
Clasificar residuos
3 personas
78
Lavar la vajilla
3 personas
79
Limpiar la zona de catering
3 personas
80
Limpiar los baños
2 personas
81
Limpiar el recinto
5 personas
82
Ordenar el guardarropa
2 personas
83
Recoger los artículos prestados
3 personas
84
Comprobar los materiales
2 personas
85
Devolver los materiales
3 personas
86
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 12
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 3
Perchas para el guardarropacant. 300
Mesas plegablescant. 4
Piezas de escenariocant. 12
Paneles de pista de bailecant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 350
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 20
Bandejascant. 12

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Portátil de música
Interfaces de audiocant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Canaletas para cablescant. 20
Baterías de repuestocant. 24
Bridascant. 100

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Linternascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 300
Bomba para globoscant. 2
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 12
Paneles de flechascant. 12
Atriles para programascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Jarras térmicascant. 6
Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 4
Bandejas de aluminiocant. 20
Recipientes herméticoscant. 20
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 3
Cuencos de serviciocant. 20

Catering

Cajas registradorascant. 2
Terminales de pagocant. 3
Pulserascant. 400
Rollos de reciboscant. 6
Servilletascant. 1000
Pajitascant. 400
Guantes desechablescant. 400
Etiquetas de alimentoscant. 200
Tarjetas de alérgenoscant. 50
Compras

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Gel desinfectantecant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Conos de tráficocant. 12
Extintorescant. 4
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 4

Comunicación

Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 8
Carpetas del guioncant. 8
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 12

Consejos

Cierra las actuaciones antes de publicar el programa. Pide a cada artista la duración exacta, necesidades técnicas y hora de llegada, y deja al menos 15 minutos entre actuaciones para cambios de escenario.
Comprueba los permisos y las condiciones del lugar con varias semanas de margen. Incluye en el plano el escenario, la pista de baile, las carpas, el catering, el guardarropa y los recorridos de los cables.
Asigna cada voluntario a una tarea y un horario concretos, no solo a un área. Prepara una lista de contactos y entrega el plan de trabajo impreso para que puedan resolver incidencias sin buscar al organizador.
Prueba el sonido, los micrófonos inalámbricos, la mesa de mezclas y los terminales de pago antes de abrir. Guarda baterías de repuesto, cables, regletas y bridas en un punto técnico claramente señalizado.
Gestiona las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de hacer las reservas y la compra. Refrigera las bebidas con antelación, monta el punto de catering antes de la llegada del público y prepara el material de primeros auxilios en un lugar conocido por todo el equipo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música y danza?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas fija fecha y lugar; durante las 4 siguientes confirma artistas, permisos, talleres y voluntarios; reserva las últimas 2 semanas para pruebas y montaje.
¿Cuánto tiempo debe durar un cambio entre actuaciones?: Reserva como mínimo 15 minutos entre actuaciones pequeñas y 30 minutos si cambia buena parte del equipo. Añade una prueba de sonido antes de abrir y evita programar talleres pegados a los cambios de escenario.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de este tipo?: Como referencia, asigna al menos 1 voluntario por cada función crítica: acceso e inscripciones, escenario, talleres, catering, pagos, guardarropa y atención al público. Para cada turno, añade 1 persona de apoyo y organiza turnos de 4 horas.
¿Cuándo hay que hacer la compra y preparar el catering?: Haz la compra principal entre 24 y 48 horas antes, según el espacio de refrigeración disponible. Prepara los aperitivos el mismo día, guarda las bebidas refrigeradas con antelación y deja el punto de catering listo al menos 60 minutos antes de abrir.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.