Zo organiseer je een muziekdansfestival
Begin niet met versiering of boodschappen, maar met datum, locatie en de capaciteit van de ruimte. Werk daarna het programma uit met optredens en dansworkshops, bevestig artiesten en leg vast welke techniek zij nodig hebben. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verdeel je vrijwilligers over ontvangst, kassa, catering en backstage. In de laatste week controleer je toestemmingen, muziekbestanden, betaalterminals en de volledige opstelling van podium, dansvloer en licht.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Programma samenstellen
3 personen
- 3
Artiesten benaderen
2 personen
- 4
Optredens bevestigen
2 personen
- 5
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
- 6
Dansworkshops plannen
2 personen
- 7
Vrijwilligers werven
3 personen
- 8
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Reserveringen maken
2 personen
- 13
Toestemmingen controleren
2 personen
- 14
Contactlijst opstellen
- 15
Draaiboek printen
- 16
Plattegrond maken
2 personen
- 17
Informatieborden maken
2 personen
- 18
Polsbandjes sorteren
2 personen
- 19
Kassa voorbereiden
2 personen
- 20
Betaalterminals testen
2 personen
- 21
Boodschappen doen
4 personen
- 22
Dranken gekoeld opslaan
3 personen
- 23
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 24
Cateringstation inrichten
3 personen
- 25
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
- 26
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
- 27
Terrein controleren
3 personen
- 28
Podiumvloer controleren
2 personen
- 29
Tafels opstellen
4 personen
- 30
Stoelen opstellen
4 personen
- 31
Dansvloer leggen
4 personen
- 32
Partytenten opzetten
4 personen
- 33
Podiumdelen plaatsen
5 personen
- 34
Geluidsinstallatie aansluiten
4 personen
- 35
Microfoons testen
2 personen
- 36
Lichtinstallatie aansluiten
3 personen
- 37
Stroompunten beveiligen
3 personen
- 38
Versiering ophangen
4 personen
- 39
Wegwijzers plaatsen
2 personen
- 40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 41
Toiletten controleren
2 personen
- 42
Garderobe inrichten
3 personen
Event
- 43
Artiesten ontvangen
2 personen
- 44
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 45
Polsbandjes uitdelen
3 personen
- 46
Programma toelichten
- 47
Optredens aankondigen
- 48
Muziek afspelen
2 personen
- 49
Geluidsniveau bewaken
- 50
Licht bedienen
- 51
Dansworkshops begeleiden
3 personen
- 52
Artiesten begeleiden
2 personen
- 53
Dranken serveren
4 personen
- 54
Hapjes serveren
4 personen
- 55
Dranken bijvullen
3 personen
- 56
Koffie en thee schenken
2 personen
- 57
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
- 58
Afval verzamelen
3 personen
- 59
Toiletten controleren
2 personen
- 60
Garderobe beheren
2 personen
- 61
EHBO aanspreekpunt bemannen
2 personen
- 62
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
- 63
Programmawijzigingen omroepen
- 64
Laatste optreden begeleiden
2 personen
- 65
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
- 66
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
- 67
Muziek uitschakelen
Nazorg
- 68
Apparatuur uitschakelen
3 personen
- 69
Decoratie verwijderen
4 personen
- 70
Tafels afbreken
4 personen
- 71
Stoelen stapelen
4 personen
- 72
Dansvloer demonteren
4 personen
- 73
Podium afbreken
5 personen
- 74
Geluidsapparatuur inpakken
4 personen
- 75
Lichtapparatuur inpakken
3 personen
- 76
Overgebleven eten opslaan
2 personen
- 77
Afval sorteren
3 personen
- 78
Servies afwassen
3 personen
- 79
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
- 80
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 81
Terrein schoonmaken
5 personen
- 82
Garderobe opruimen
2 personen
- 83
Geleende spullen verzamelen
3 personen
- 84
Materialen controleren
2 personen
- 85
Materialen retourneren
3 personen
- 86
Locatie afsluiten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 12
- Garderoberekkenaantal 3
- Garderobehangersaantal 300
- Klaptafelsaantal 4
- Podiumdelenaantal 12
- Dansvloerpanelenaantal 20
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 350
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 250
- Besteksetsaantal 250
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 20
- Dienbladenaantal 12
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 4
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 4
- Muzieklaptop
- Audio-interfacesaantal 2
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 10
- Kabelgotenaantal 20
- Reservebatterijenaantal 24
- Kabelbindersaantal 100
Verlichting
- LED-lichtspotsaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
- Lichtstatievenaantal 4
- Zaklampenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Ballonnenaantal 300
- Ballonpompaantal 2
- Podiumdoekenaantal 4
- Tafelkledenaantal 12
- Pijlenbordenaantal 12
- Programmastandaardsaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudkannenaantal 6
- Koelboxenaantal 8
- IJscontainersaantal 4
- Snijplankenaantal 6
- Koksmessenaantal 6
- Serveertangenaantal 12
- Maatbekersaantal 4
- Aluminium schalenaantal 20
- Vershoudbakkenaantal 20
- Flessenopenersaantal 6
- Kurkentrekkersaantal 3
- Serveerkommenaantal 20
Catering
- Kassakistjesaantal 2
- Betaalterminalsaantal 3
- Polsbandjesaantal 400
- Kassabonnenrollenaantal 6
- Servettenaantal 1000
- Rietjesaantal 400
- Wegwerphandschoenenaantal 400
- Voedseletikettenaantal 200
- Allergenenkaartjesaantal 50
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Dweilsetsaantal 4
- Emmersaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Toiletborstelsaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Desinfecterende gelaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Afzetlintaantal 4
- Verkeerskegelsaantal 12
- Brandblussersaantal 4
- Noodverlichtingslampenaantal 4
Communicatie
- Portofoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 8
- Draaiboekmappenaantal 8
- Pennenaantal 30
- Notitieblokkenaantal 12
Tips
- Plan optredens en dansworkshops eerst in een tijdschema met begin- en eindtijd. Houd per onderdeel minstens 15 minuten wisseltijd aan voor artiesten, techniek en publiek.
- Vraag artiesten uiterlijk twee weken vooraf om hun muziekbestanden en technische wensen. Test de muzieklaptop, het mengpaneel, de audio-interfaces en draadloze microfoons daarna samen in één volledige soundcheck.
- Maak de vrijwilligersindeling minstens 7 dagen vooraf en geef elke post een naam, telefoonnummer en begintijd. Plan bij een festivaldag diensten van maximaal 4 uur, zodat ontvangst, kassa en catering bezet blijven.
- Zet de publieksroute op de plattegrond voordat je tafels, garderoberekken, catering en dansvloerpanelen plaatst. Houd kabels uit looproutes met kabelgoten en controleer verlengkabels, stekkerdozen en kabelbinders vóór de opbouw.
- Bereid kassa, polsbandjes, informatieborden en dieetwensen niet pas op de ochtend zelf voor. Sorteer polsbandjes en print het draaiboek uiterlijk één dag eerder; koel dranken en zet EHBO-materiaal klaar vóór de eerste bezoekers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een muziekdansfestival?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en artiesten. Plan toestemmingen, vrijwilligers en catering uiterlijk 4 weken voor de festivaldag; de techniek en definitieve plattegrond controleer je in de laatste 7 dagen.
- Hoe maak je een programma voor een muziekdansfestival?
- Zet optredens en dansworkshops in blokken van 30 tot 60 minuten en plan minimaal 15 minuten tussen twee onderdelen. Reserveer daarnaast tijd voor ontvangst, pauzes, soundcheck en het wisselen van artiesten.
- Wanneer doe je de soundcheck voor een muziekdansfestival?
- Doe de volledige soundcheck op de festivaldag minstens 2 uur vóór de eerste starttijd. Controleer dan luidsprekers, mengpaneel, microfoons, muziekbestanden, lichtspots en reservebatterijen; test ook het volume op de plek waar het publiek staat.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een muziekdansfestival?
- Plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst, één voor de kassa, één voor catering en één aanspreekpunt voor artiesten en techniek per gelijktijdig programmaonderdeel. Werk met diensten van maximaal 4 uur en leg de indeling uiterlijk 7 dagen vooraf vast.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!