Brassbandkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Brassbandkonzert steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Termin und Ort zuerst bestätigen, danach Programm, Einladungen und Anmeldungen koordinieren. Kurz vor dem Konzert kommen Sitzplan, Technikprobe, Beschilderung und Catering zusammen. Plane außerdem genügend Zeit für Musikerinformationen, Empfang und Kassenkontrolle ein. Die Checkliste bündelt 78 Aufgaben und 76 benötigte Gegenstände, damit am Konzerttag weder Notenpulte noch Kabelmatten, Getränke oder Zahlungsmittel fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Konzerttermin und -ort bestätigen
2 Personen
Programm mit Brassband festlegen
2 Personen
Auftretende Musiker registrieren
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Konzert online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Sitzplatzreservierungen vornehmen
Cateringmengen festlegen
2 Personen
Musikstücke und Reihenfolge überprüfen
2 Personen
Parkinformationen veröffentlichen
Freiwillige für den Empfang des Publikums einteilen
Texte für den Moderator erstellen
Ortstermin durchführen
2 Personen
Raumaufteilung zeichnen
2 Personen
Anzahl der Stühle endgültig festlegen
Musikerinformationen versenden
Technische Utensilien prüfen
2 Personen
Programme und Beschilderung drucken
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Catering je Programmpunkt bereitstellen
2 Personen
Kasse und Zahlungsmittel kontrollieren
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Saal und Eingang inspizieren
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
Notenständer aufstellen
3 Personen
Dirigentenpodest aufstellen
2 Personen
Instrumententische aufstellen
2 Personen
Empfangstisch aufstellen
2 Personen
Cateringtische aufstellen
2 Personen
Dekoration und Beschilderung aufhängen
2 Personen
Programme auslegen
2 Personen
Beleuchtung und Kabel prüfen
2 Personen
Musiker empfangen
2 Personen
Instrumente sicher ausladen
4 Personen
Musiker einspielen lassen
2 Personen
Publikumsempfang öffnen
4 Personen
Karten und Programme verteilen
2 Personen
Garderobe öffnen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Konzerteröffnung ankündigen
Ersten Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Pausenraum überprüfen
2 Personen
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
Publikumsfragen betreuen
Abschluss ankündigen
Musiker bedanken
2 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Abendcatering servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mahlzeit für die Musiker bereitstellen
2 Personen
Garderobe schließen
2 Personen
Letzte Publikumsrunde durchführen
2 Personen
Instrumente verladen
4 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Geschirr zum Spülbereich bringen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Saal fegen und wischen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Ausrüstung und Materialien einpacken
3 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Übrig gebliebenes Catering prüfen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen zurückbringen
Dankesnachricht an Musiker senden
Fotos und Programm archivieren
Dankschreiben an das Publikum verschicken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 140
KlappischeAnz. 10
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 8

Ausstattung

NotenpulteAnz. 35
Dirigentenpodest
PultlampenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 8
ArbeitslampenAnz. 3
Mikrofonset
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
Aktive LautsprecherAnz. 2
DI-BoxenAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 160
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierplattenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 5
WasserkannenAnz. 8

Küche

WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
SchälchenAnz. 16
ServierzangenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 6
BühnenhintergründeAnz. 2
ProgrammständerAnz. 4
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 8
LED-KerzenAnz. 24

Reinigung

Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 3

Catering

Einkäufe
Kühlboxen mit DeckelAnz. 4
GetränkespenderAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
Kassabox
Kartenterminal
GarderobennummernAnz. 200
ArmbänderAnz. 150
TischschilderAnz. 20
KorkenzieherAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
ThermohandschuheAnz. 4

Büro

Gedruckte ProgrammeAnz. 150
EintrittskartenAnz. 150
ReservierungskartenAnz. 50
StifteAnz. 12
NotizblöckeAnz. 6
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 4
PermanentmarkerAnz. 8
KlemmbretterAnz. 6
HandrechnerAnz. 2

Transport

TransportwagenAnz. 3
SpanngurteAnz. 8
SchutzdeckenAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Werkzeug

SackkarrenAnz. 2
Inbusschlüssel-SätzeAnz. 2
SchraubendrehersetsAnz. 2
RollmaßeAnz. 2
KabelbinderAnz. 100

Tipps

Führe spätestens 7 Tage vor dem Konzert einen Ortstermin durch. Zeichne die Raumaufteilung ein und prüfe dabei Bühne, Sitzplätze, Garderobe, Stromanschlüsse und den Weg zum Empfang.
Lege die endgültige Stuhlzahl erst fest, wenn die Sitzplatzreservierungen erfasst sind. Halte zusätzlich einige Plätze für kurzfristige Änderungen und Helfer frei, statt den Raum bis zur letzten Reihe zu planen.
Plane die Technik nicht erst am Konzerttag: Mikrofonset, Mischpult, Lautsprecher, DI-Boxen, Pultlampen und Verlängerungskabel sollten mindestens 1 Tag vorher geprüft werden. Kabelmatten und Ersatzbatterien gehören in dieselbe Kontrolle.
Veröffentliche Parkinformationen zusammen mit der Online-Ankündigung und verschicke Musikerinformationen spätestens 3 Tage vor dem Auftritt. So kennen Band und Publikum Anfahrt, Einlass, Programm und Ansprechpartner rechtzeitig.
Kühle Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und stelle Catering je Programmpunkt bereit. Rechne bei Kaffee mit mindestens einer Kaffeekanne pro 10 Personen und kontrolliere die Kasse samt Zahlungsmitteln vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Brassbandkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Programm. Einladungen und Online-Ankündigung sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert veröffentlicht sein.
Was muss man bei der Technik für ein Brassbandkonzert prüfen?: Prüfe mindestens 1 Tag vorher Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, aktive Lautsprecher, DI-Boxen und Pultlampen. Teste außerdem jedes Verlängerungskabel und sichere Kabelwege mit Kabelmatten.
Wie viele Stühle braucht man für ein Brassbandkonzert?: Plane zunächst einen Stuhl pro bestätigter Sitzplatzreservierung und ergänze 5 bis 10 Prozent Reserve. Die endgültige Anzahl legst du nach Ende der Anmeldefrist fest, damit Raumaufteilung und Fluchtwege stimmen.
Wann sollte das Catering für ein Brassbandkonzert vorbereitet werden?: Lege die Mengen spätestens 3 Tage vorher fest und kaufe die haltbaren Zutaten dann ein. Snacks kannst du am selben Tag vorbereiten; Getränke sollten mindestens 2 Stunden vor dem Einlass gekühlt werden.

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