Benefizmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefizmarkt braucht mehr als Stände und gespendete Waren. Kläre zuerst Zweck, Budget, Termin und Ort, bevor du Helfer, Anbieter und Besucher informierst. Danach folgen Standaufteilung, Strom, Zahlungsarten, Preisschilder und die Vorbereitung der Waren. Plane außerdem Kühlung, Wechselgeld und einen sichtbaren Lageplan ein – diese Punkte werden häufig erst kurz vor dem Markt bemerkt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Guten Zweck festlegen
2 Personen
Budget erstellen
2 Personen
Marktstände anwerben
3 Personen
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
Einladungen verschicken
3 Personen
In sozialen Medien veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Reservierungen bestätigen
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Zahlungsart vorbereiten
2 Personen
Preisschilder machen
3 Personen
Lageplan erstellen
2 Personen
Werbeschilder erstellen
3 Personen
Waren sortieren
4 Personen
Waren auspreisen
4 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlwaren abholen
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Materialien zusammenstellen
4 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen

Event

Veranstaltungsort räumen
4 Personen
Stände und Tische aufstellen
6 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Stromkabel sichern
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Informationsstand aufbauen
3 Personen
Stände einrichten
8 Personen
Preisschilder anbringen
4 Personen
Zahlungsinformationen anbringen
2 Personen
Cateringtisch einrichten
4 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Kasse öffnen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Verkauf besetzen
8 Personen
Informationen bereitstellen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kühlboxen auffüllen
2 Personen
Tische ordentlich halten
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Bestand auffüllen
2 Personen
Kasse zwischendurch zählen
2 Personen
Letzten Verkauf ankündigen
Kasse abschließen
2 Personen
Waren sicher lagern
4 Personen

Nachbereitung

Stände abbauen
6 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien sauber verstauen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Verkaufserlös einzahlen
2 Personen
Spendenbetrag überweisen
2 Personen
Restbestände abwickeln
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
MarktständeAnz. 10
TischeAnz. 12
StühleAnz. 40
HockerAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TellerAnz. 100
SchälchenAnz. 60
BestecksetsAnz. 100
ServierbretterAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
GeldkassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
Handmikrofon

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
BaustrahlerAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
WerbetafelnAnz. 6
PfeiltafelnAnz. 8
InfotafelnAnz. 4
PreisschildständerAnz. 30

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6
KühlplattenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
ServierschalenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Zahlungsmittel

GeldkassettenAnz. 2
WechselgeldkassenAnz. 4
BonhefteAnz. 6
KleingeldbeutelAnz. 100
QR-Code-KartenAnz. 8

Büro

StifteAnz. 20
Wasserfeste StifteAnz. 12
NotizblöckeAnz. 10
KlebebandrollenAnz. 8
SchereAnz. 6
SeilrollenAnz. 4
KlebestiftAnz. 6
KlemmbretterAnz. 6
KlebestifteAnz. 6

Sicherheit

KabelmattenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12

Transport

TransportwagenAnz. 2
KlappkistenAnz. 12
PlanenAnz. 4

Tipps

Prüfe Genehmigungen und Stromanschlüsse mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Benefizmarkt. So bleibt Zeit, fehlende Unterlagen oder zusätzliche Verlängerungskabel zu organisieren.
Plane pro Marktstand eine feste Fläche und trage sie in den Lageplan ein. Bestätige Reservierungen spätestens 7 Tage vorher, damit keine Lücken oder Überschneidungen entstehen.
Erstelle den Freiwilligenplan mit mindestens zwei Personen für Kasse und Einlass beziehungsweise Information je Schicht. Eine zusätzliche Person sollte bei Waren, Nachschub und spontanen Problemen helfen.
Bereite Preisschilder, Geldkassen und Kartenlesegeräte am Vortag vor. Teile das Wechselgeld nach Kasse auf und dokumentiere den Anfangsbestand, bevor der Verkauf startet.
Sortiere gespendete Waren nach Stand und Preis, bevor du sie auszeichnest. Kühlwaren holst du möglichst am Veranstaltungstag ab und lagerst sie bis zum Verkauf in Kühlboxen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Benefizmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Ort, Marktstände und freiwillige Helfer sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Helfer braucht ein Benefizmarkt?: Für jeden geöffneten Stand solltest du mindestens eine verantwortliche Person einplanen. Zusätzlich brauchst du pro Schicht mindestens zwei Personen für Kasse und Information sowie eine flexible Hilfsperson.
Was muss man für einen Benefizmarkt an der Kasse vorbereiten?: Bereite mindestens eine Geldkasse pro Verkaufsbereich, ausreichend Wechselgeld und ein Kartenlesegerät vor. Prüfe alle Zahlungsarten am Vortag und notiere den Kassenbestand vor Beginn.
Wann sollte man Waren und Preise für den Benefizmarkt vorbereiten?: Sortiere und bepreise die Waren spätestens am Vortag. Kühlwaren sollten erst am Veranstaltungstag abgeholt oder bis dahin durchgehend gekühlt gelagert werden.

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