Einen Benefizmarkt Schritt für Schritt organisieren

Ein Benefizmarkt braucht früh klare Zuständigkeiten: zuerst Termin, Ort, guten Zweck und Budget festlegen, danach Stände und Helfer gewinnen. Sobald die Anmeldungen eingehen, planst du Standaufteilung, Stromanschlüsse, Reservierungen und den Freiwilligenplan. In der letzten Woche geht es um Preise, Waren, Wechselgeld und Beschilderung. So vermeidest du typische Engpässe am Veranstaltungstag und weißt genau, was wann bereitstehen muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
2 Personen
3
Guten Zweck festlegen
2 Personen
4
Budget erstellen
2 Personen
5
Marktstände anwerben
3 Personen
6
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
7
Einladungen verschicken
3 Personen
8
In sozialen Medien veröffentlichen
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
11
Standaufteilung erstellen
2 Personen
12
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
13
Reservierungen bestätigen
2 Personen
14
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
15
Zahlungsart vorbereiten
2 Personen
16
Preisschilder machen
3 Personen
17
Lageplan erstellen
2 Personen
18
Werbeschilder erstellen
3 Personen
19
Waren sortieren
4 Personen
20
Waren auspreisen
4 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Kühlwaren abholen
2 Personen
24
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
25
Materialien zusammenstellen
4 Personen
26
Snacks vorbereiten
4 Personen
27
Getränke kalt stellen
2 Personen

Event

28
Veranstaltungsort räumen
4 Personen
29
Stände und Tische aufstellen
6 Personen
30
Stühle aufstellen
3 Personen
31
Partyzelte aufbauen
6 Personen
32
Beleuchtung anschließen
2 Personen
33
Stromkabel sichern
2 Personen
34
Dekoration aufhängen
4 Personen
35
Informationsstand aufbauen
3 Personen
36
Stände einrichten
8 Personen
37
Preisschilder anbringen
4 Personen
38
Zahlungsinformationen anbringen
2 Personen
39
Cateringtisch einrichten
4 Personen
40
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
41
Snacks auslegen
3 Personen
42
Müllstationen aufstellen
2 Personen
43
Freiwillige einweisen
3 Personen
44
Kasse öffnen
2 Personen
45
Besucher empfangen
3 Personen
46
Verkauf besetzen
8 Personen
47
Informationen bereitstellen
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Kühlboxen auffüllen
2 Personen
52
Tische ordentlich halten
2 Personen
53
Abfall sammeln
2 Personen
54
Toiletten kontrollieren
2 Personen
55
Bestand auffüllen
2 Personen
56
Kasse zwischendurch zählen
2 Personen
57
Letzten Verkauf ankündigen
58
Kasse abschließen
2 Personen
59
Waren sicher lagern
4 Personen

Nachbereitung

60
Stände abbauen
6 Personen
61
Partyzelte abbauen
6 Personen
62
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
63
Geschirr sammeln
3 Personen
64
Abfall entsorgen
3 Personen
65
Location reinigen
4 Personen
66
Materialien prüfen
2 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Materialien sauber verstauen
3 Personen
69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
70
Verkaufserlös einzahlen
2 Personen
71
Spendenbetrag überweisen
2 Personen
72
Restbestände abwickeln
2 Personen
73
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
MarktständeAnz. 10
TischeAnz. 12
StühleAnz. 40
HockerAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TellerAnz. 100
SchälchenAnz. 60
BestecksetsAnz. 100
ServierbretterAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
GeldkassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
Handmikrofon

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
BaustrahlerAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
WerbetafelnAnz. 6
PfeiltafelnAnz. 8
InfotafelnAnz. 4
PreisschildständerAnz. 30

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6
KühlplattenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
ServierschalenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Zahlungsmittel

GeldkassettenAnz. 2
WechselgeldkassenAnz. 4
BonhefteAnz. 6
KleingeldbeutelAnz. 100
QR-Code-KartenAnz. 8

Büro

StifteAnz. 20
Wasserfeste StifteAnz. 12
NotizblöckeAnz. 10
KlebebandrollenAnz. 8
SchereAnz. 6
SeilrollenAnz. 4
KlebestiftAnz. 6
KlemmbretterAnz. 6
KlebestifteAnz. 6

Sicherheit

KabelmattenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12

Transport

TransportwagenAnz. 2
KlappkistenAnz. 12
PlanenAnz. 4

Tipps

Klär Genehmigungen und Stromversorgung mindestens vier Wochen vor dem Markt. Prüfe bei jedem Stand, ob ein Anschluss gebraucht wird, und plane Verlängerungskabel mit genügend Abstand zu Laufwegen ein.
Gewinne Marktstände und Freiwillige nicht erst nach dem Werbeversand. Rechne pro Schicht mit festen Ansprechpersonen und bestätige Reservierungen spätestens sieben Tage vor dem Termin.
Erstelle nach den Anmeldungen einen Lageplan mit Standnummern, Tischen, Sitzplätzen und Kühlmöglichkeiten. Lass für Besucherwege mindestens 1,20 Meter frei, damit Taschen und Kinderwagen nicht blockieren.
Preise Waren spätestens am Vortag aus und sortiere sie nach Stand. Bereite Preisschilder, Serviergeschirr, Aufbewahrungsboxen und eine Einkaufsliste getrennt vor, damit am Morgen nichts gesucht werden muss.
Bereite Kasse, Wechselgeld und Kartenlesegeräte vor der Öffnung an einem festen Punkt vor. Zähle das Wechselgeld mit zwei Personen und halte mindestens eine alternative Zahlungsart bereit, falls ein Gerät ausfällt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Benefizmarkt organisieren?: Beginne etwa acht bis zwölf Wochen vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen und dem guten Zweck. Vier Wochen vor dem Markt sollten Stände, Helfer und Werbung bereits laufen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Benefizmarkt?: Plane mindestens zwei Personen für Aufbau und Abbau, je einen Ansprechpartner pro Standbereich und zusätzlich eine Person für Kasse und Fragen. Bei Schichten von zwei bis drei Stunden brauchst du für jede Schicht eine vollständige Ablösung.
Wann sollte man die Waren für einen Benefizmarkt sortieren und auspreisen?: Sortiere und preise haltbare Waren am Vortag. Kühlwaren holst du möglichst am Veranstaltungstag ab und bringst sie direkt in Kühlboxen oder andere vorbereitete Kühlung.
Wie viel Wechselgeld braucht man bei einem Benefizmarkt?: Lege pro Geldkasse mehrere kleine Münz- und Scheinstückelungen bereit und zähle den Bestand vor der Öffnung. Die genaue Summe hängt von den Preisen ab; kontrolliere Kassen mindestens alle zwei Stunden und bei jedem Schichtwechsel.

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