Eine Modellbaumesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Modellbaumesse entscheidet nicht nur die Ausstellung über den Ablauf, sondern vor allem eine saubere Planung der Ausstellerflächen. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten und Raumaufteilung fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach erfasst du Tischbedarf, Versicherungsdaten, Verpflegung und technische Anforderungen jedes Ausstellers. In den letzten Tagen geht es um Lageplan, Beschilderung, Kasse und Materialtransport. So vermeidest du, dass am Veranstaltungstag Tische fehlen, Stromkabel im Weg liegen oder Aussteller ihren Platz nicht finden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
- 2
Location und Raumaufteilung reservieren
- 3
Aussteller einladen
2 Personen
- 4
Messe ankündigen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular öffnen
- 6
Aussteller erfassen
2 Personen
- 7
Tischbedarf pro Aussteller notieren
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Cateringmengen festlegen
- 10
Versicherungsdaten prüfen
- 11
Lageplan erstellen
2 Personen
- 12
Ausstelleraufteilung festlegen
2 Personen
- 13
Informationsnachricht versenden
- 14
Beschilderung entwerfen
- 15
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 16
Ausstellerliste drucken
- 17
Lagepläne ausdrucken
- 18
Bargeld wechseln
- 19
Bezahlterminal testen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
- 23
Saal kontrollieren
2 Personen
- 24
Tische und Stühle bereitstellen
6 Personen
- 25
Aussteller-Tafeln nummerieren
2 Personen
- 26
Tischdecken auflegen
4 Personen
- 27
Vitrinen aufstellen
4 Personen
- 28
Demotische einrichten
3 Personen
- 29
Stromanschlüsse verteilen
2 Personen
- 30
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 31
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 32
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 33
Cateringbereich einrichten
3 Personen
- 34
Toiletten kontrollieren
- 35
Aussteller empfangen
4 Personen
- 36
Modellbautische überprüfen
3 Personen
Event
- 37
Kasse und Registrierung öffnen
2 Personen
- 38
Besucher begrüßen
3 Personen
- 39
Eintrittsgelder abwickeln
2 Personen
- 40
Besucher informieren
2 Personen
- 41
Aussteller unterstützen
2 Personen
- 42
Vorführungen betreuen
2 Personen
- 43
Laufwege freihalten
2 Personen
- 44
Getränke servieren
2 Personen
- 45
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
- 46
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 49
Mülleimer leeren
2 Personen
- 50
Cateringtisch sauber halten
- 51
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 52
Foto-Dokumentation erstellen
- 53
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 54
Kasse abschließen
2 Personen
- 55
Aussteller den Abbau durchführen lassen
3 Personen
- 56
Modelle sicher verpacken
3 Personen
Nachbereitung
- 57
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
- 58
Vitrinen leeren
4 Personen
- 59
Geräte ausschalten
2 Personen
- 60
Beleuchtung abkoppeln
2 Personen
- 61
Abfall sammeln
3 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 63
Catering aufräumen
2 Personen
- 64
Saal fegen und wischen
3 Personen
- 65
Toiletten reinigen
2 Personen
- 66
Dekoration entfernen
2 Personen
- 67
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
- 68
Übrig gebliebene Sachen einpacken
3 Personen
- 69
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 70
Fundgegenstände registrieren
- 71
Nachricht an Aussteller senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 110
- Registrierungstisch
- Klappstühle für AusstellerAnz. 24
- VitrinenschränkeAnz. 8
- Podeste für ModelsAnz. 20
- TischdeckenAnz. 24
- AbsperrpfostenAnz. 12
- Absperrbänder für die WarteschlangeAnz. 8
Ausstattung
- BezahlgeräteAnz. 2
- KassakofferAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- TabletsAnz. 2
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 16
- USB-LadegeräteAnz. 6
- HeißklebepistolenAnz. 2
- Demo-BeleuchtungAnz. 10
- HandmikrofoneAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 6
- LichtschläucheAnz. 4
- NotbeleuchtungAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- Isolierende HandschuheAnz. 2
Dekoration
- AusstellerschildchenAnz. 30
- NamensschilderAnz. 150
- BadgehalterAnz. 100
- WegweiserAnz. 20
- InfotafelnAnz. 8
- KlebebandAnz. 8
- AbdeckbandAnz. 8
- SeilAnz. 2
- KlemmenAnz. 30
- TischnummernkartenAnz. 30
Modellbaumaterial
- SchutzmattenAnz. 10
- SchneidemattenAnz. 10
- Modellbau-WerkzeugsetsAnz. 6
- LupenlampenAnz. 4
- ModellständerAnz. 30
- StoffhüllenAnz. 20
- TransportkistenAnz. 12
- AufbewahrungsboxenAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- MülleimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- PutzlappenAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Ausstellerflächen erst nach der Rückmeldung zum Tischbedarf. Nummeriere die Aussteller-Tafeln und gleiche sie mit dem gedruckten Lageplan ab, damit Aufbau und Registrierung dieselbe Zuordnung verwenden.
- Schicke die Informationsnachricht spätestens 7 Tage vor der Messe. Sie sollte Anreise, Aufbauzeit, Standnummer, Stromversorgung und den Ansprechpartner vor Ort enthalten.
- Teste Bezahlgeräte, Drucker, Laptops und Tablets am Vortag mit den tatsächlich verwendeten Ladegeräten. Lege zusätzlich Powerbanks und Verlängerungskabel bereit, weil einzelne Stände oft mehr Anschlüsse benötigen als gemeldet.
- Kläre Cateringmengen nicht erst beim Einkauf. Addiere die gemeldeten Ernährungswünsche und plane Getränke getrennt für Aussteller, Helfer und Besucher; Getränke sollten spätestens 2 Stunden vor Einlass gekühlt werden.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Saal kontrollieren, Tische und Stühle stellen, Vitrinen und Podeste positionieren, Beleuchtung und Absperrungen prüfen und erst danach Registrierungstisch, Namensschilder und Kasse einrichten.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Modellbaumesse organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Ausstellereinladung. Für eine größere Messe oder viele externe Aussteller sind 3 bis 6 Monate realistischer, weil Rückmeldungen, Versicherungsdaten und Raumplanung Zeit brauchen.
- Wann sollte man die Aussteller für eine Modellbaumesse einladen?
- Verschicke die Einladungen etwa 8 Wochen vor dem Termin und öffne gleichzeitig das Anmeldeformular. Setze eine Rückmeldefrist von 4 bis 6 Wochen vor der Messe, damit Tischbedarf und Ausstelleraufteilung noch planbar bleiben.
- Wie viele Tische braucht man pro Aussteller bei einer Modellbaumesse?
- Das hängt von den Modellen und Vitrinen ab; frage den Bedarf im Anmeldeformular konkret in Tischlängen oder Tischanzahl ab. Friere die Angaben spätestens 3 Wochen vor der Messe ein und erstelle danach den Lageplan.
- Was muss am Tag vor der Modellbaumesse vorbereitet werden?
- Am Vortag solltest du Bezahlterminals und Drucker testen, Namensschilder und Listen ausdrucken, Bargeld wechseln und Getränke kühlen. Kontrolliere außerdem Kabel, Demo-Beleuchtung, Funkgeräte und Notbeleuchtung, damit am Veranstaltungstag nur noch Aufbau und Einlass bleiben.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!