Eine Modellbauausstellung strukturiert organisieren

Beginne bei einer Modellbauausstellung nicht mit der Dekoration, sondern mit Datum, Programm und Teilnahmebedingungen. Danach folgen Anmeldung, Ausstellerplanung und ein genauer Standplan. In den letzten Wochen entstehen Namensschilder, Wegweiser, Programmflyer und Wettbewerbsunterlagen. Plane außerdem früh, wie Modelle geschützt, beleuchtet und abgesperrt werden. So vermeidest du, dass am Ausstellungstag wichtige Technik, Kabelsicherung oder Informationen für Aussteller fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
3
Anmeldeformular veröffentlichen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Werbung in sozialen Medien posten
6
Poster verteilen
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
10
Aussteller einteilen
2 Personen
11
Reservierungen bestätigen
12
Standplan erstellen
2 Personen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Versicherungsdaten prüfen
15
Ausstellerinformationen versenden
16
Wettbewerbskategorien festlegen
2 Personen
17
Jurymitglieder bestätigen
18
Preiskategorien vorbereiten
2 Personen
19
Namensschilder erstellen
2 Personen
20
Standnummern drucken
21
Wegweiser drucken
22
Programmflyer drucken
2 Personen
23
Armbänder sortieren
24
Preise und Urkunden bereitlegen
2 Personen
25
Ausstellungsmaterialien prüfen
3 Personen
26
Beleuchtung testen
2 Personen
27
Tonanlage testen
2 Personen
28
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
29
Einkaufen gehen
3 Personen
30
Getränke kühlen
2 Personen
31
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
32
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
33
Location öffnen
2 Personen
34
Eingang und Fluchtwege überprüfen
2 Personen
35
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
36
Standnummern anbringen
3 Personen
37
Ausstellerempfang einrichten
2 Personen
38
Wettkampftisch einrichten
2 Personen
39
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
40
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
41
Musikanlage anschließen
2 Personen
42
Wegweiser aufstellen
2 Personen
43
Mülleimer aufstellen
2 Personen
44
Infotisch auffüllen
2 Personen
45
Aussteller empfangen
4 Personen
46
Modelle sicher aufstellen
6 Personen
47
Modelbeschreibungen aufstellen
3 Personen
48
Wettbewerbsmodelle registrieren
2 Personen
49
Freiwillige einweisen
2 Personen
50
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen

Event

51
Publikumseingang öffnen
3 Personen
52
Besucher registrieren
3 Personen
53
Eintrittsgelder kassieren
2 Personen
54
Programm verteilen
2 Personen
55
Besucher herumführen
3 Personen
56
Aussteller unterstützen
2 Personen
57
Vorführungen betreuen
2 Personen
58
Fotopunkt betreuen
59
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
60
Snacks servieren
2 Personen
61
Getränke nachfüllen
2 Personen
62
Buffet sauber halten
63
Toiletten kontrollieren
64
Mülleimer leeren
2 Personen
65
Jury-Briefing durchführen
2 Personen
66
Wettbewerb bewerten
4 Personen
67
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
68
Preise überreichen
3 Personen
69
Letzte Besucher informieren
2 Personen
70
Publikumseingang schließen
2 Personen

Nachbereitung

71
Modelle sicher verpacken
6 Personen
72
Aussteller auschecken
3 Personen
73
Catering aufräumen
3 Personen
74
Geschirr abwaschen
2 Personen
75
Abfall sammeln
3 Personen
76
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
77
Dekoration entfernen
3 Personen
78
Geräte trennen
2 Personen
79
Location reinigen
5 Personen
80
Fundsachen sammeln
81
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
82
Materialien zurückbringen
3 Personen
83
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
84
Fotos mit Teilnehmenden teilen
85
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 45
BarhockerAnz. 6
KlappischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 24
StehtischeAnz. 4

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Drucker
Kartenterminal
Kassenschale
LautsprecherboxenAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
USB-SticksAnz. 4
Aktenvernichter

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
TischlampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
KabelmattenAnz. 10

Ausstellung

VitrinenschränkeAnz. 6
ModellständerAnz. 30
AbsperrgitterAnz. 12
AcrylplattenAnz. 20
Modell-SchutzkappenAnz. 20
DrehtellerAnz. 8
Diorama-PlattenAnz. 20
NummernhalterAnz. 40
InformationsschilderAnz. 40
SeilabsperrungAnz. 8

Registrierung

KlemmbretterAnz. 6
NamensschilderAnz. 80
ArmbänderAnz. 250
KlemmbretterAnz. 4
StiftesetsAnz. 10
Geldkassette
StempelAnz. 2
LanyardsAnz. 30

Dekoration

BallonsAnz. 100
WimpelkettenAnz. 8
WegweiserAnz. 20
Roll-Up-BannerAnz. 3
KleberAnz. 6
AbdeckbandAnz. 10
Doppelseitiges KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 200

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaraffeAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 3
SpülbeckenAnz. 3
ThermobecherAnz. 4

Reinigung

BesensetsAnz. 3
BodenwischerAnz. 3
EimerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3
Reinigungswagen
MikrofasertücherAnz. 20
HandfegerAnz. 4

Sicherheit

KabelbrückenAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12
SicherheitschereAnz. 4

Transport

TransportwagenAnz. 4
UmzugsdeckenAnz. 20
KunststoffbehälterAnz. 30
SpanngurteAnz. 12
LuftpolsterfolieAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Öffnungszeiten und Programm mindestens 10 bis 12 Wochen vorher fest. Veröffentliche die Teilnahmebedingungen zusammen mit dem Anmeldeformular, damit du später weniger Rückfragen zu Standflächen und Wettbewerbskategorien beantworten musst.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und schließe die Teilnehmerliste spätestens 14 Tage vor der Ausstellung. Teile Aussteller erst danach endgültig ein, weil Nachmeldungen sonst den Standplan und die Standnummern verändern.
Plane pro Aussteller die benötigte Tisch- oder Vitrinenfläche und zeichne Laufwege ein. Für empfindliche Modelle solltest du Schutzkappen, Acrylplatten oder Absperrungen vor dem Aufbau bereitlegen, statt sie erst vor Ort zu suchen.
Bestätige Jurymitglieder und Wettbewerbskategorien mindestens 3 Wochen vorher. Lege Preise, Urkunden und Bewertungsunterlagen getrennt nach Kategorie bereit, damit die Siegerehrung nicht durch Sortierarbeit verzögert wird.
Teste Laptop, Drucker, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag. Sichere Verlängerungskabel mit Kabelmatten und prüfe die Beleuchtung an jedem Stand, weil Tischlampen und LED-Baustrahler oft erst beim Aufbau als fehlend auffallen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Modellbauausstellung organisieren?: Beginne etwa 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm und Teilnahmebedingungen. Anmeldungen sollten mindestens 6 bis 8 Wochen laufen, damit du Aussteller, Standflächen und Helfer rechtzeitig einteilen kannst.
Wann sollte der Standplan für eine Modellbauausstellung fertig sein?: Erstelle einen vorläufigen Standplan nach dem Anmeldeschluss und bestätige ihn spätestens 14 Tage vor der Ausstellung. Drucke Standnummern, Wegweiser und Informationsschilder erst danach, damit keine veralteten Angaben im Umlauf sind.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Modellbauausstellung?: Plane für Möbel, Vitrinen, Modellständer, Absperrungen und Beleuchtung mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Bei vielen Ausstellern oder empfindlichen Dioramen ist ein Aufbau am Vortag mit einem Zeitpuffer von 2 Stunden sinnvoll.
Wann müssen Jury und Preise für den Modellbauwettbewerb feststehen?: Bestätige die Jurymitglieder und Wettbewerbskategorien spätestens 3 Wochen vor dem Termin. Bereite Preise und Urkunden 1 bis 2 Tage vorher vor und kontrolliere am Veranstaltungstag die Zuordnung jeder Kategorie.

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