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Checkliste für eine Messe für Installationen

Bei einer Messe für Installationen müssen Aussteller, Standflächen, Technik und Besucherführung früh zusammenpassen. Lege zuerst Termin und Öffnungszeiten fest, erstelle danach die Ausstellerliste und verschicke die Einladungen. In den letzten Wochen kommen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Grundriss, Beschilderung und technische Anforderungen zusammen. Plane außerdem Zeit für die Prüfung von Präsentationen, Drucksachen und Badge-Daten ein. Die Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Verladen der Materialien.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Messetermin und Uhrzeiten festlegen

    2 Personen

  • Ausstellerliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Aussteller bestätigen

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Catering bestellen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Grundriss gestalten

  • Namensschilder entwerfen

  • Beschilderung entwerfen

  • Ausstellerinformationen versenden

    2 Personen

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Präsentationen entgegennehmen

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Badge-Daten eingeben

    2 Personen

  • Drucksachen prüfen

  • Drucksachen zusammentragen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien verladen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Laderaum freimachen

    2 Personen

  • Standplätze markieren

    3 Personen

  • Stellwände aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Stände mit Möbeln ausstatten

    4 Personen

  • Standbeschilderung aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    3 Personen

  • Bildschirme anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Registrierungsteam einweisen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Besucher orientieren

    2 Personen

  • Präsentationen ankündigen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Standflächen sauber halten

    2 Personen

  • Technische Störungen beheben

    2 Personen

  • Aussteller unterstützen

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Aussteller den Abbau durchführen lassen

    4 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    4 Personen

  • Standwände abbauen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Ausstellermaterialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StandwändeAnz. 24
  • StehtischeAnz. 12
  • MesseständeAnz. 8
  • MessestühleAnz. 48
  • Besucher-StühleAnz. 120
  • KlappischeAnz. 16
  • TischdeckenAnz. 24
  • ProspektständerAnz. 8
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 4
  • BildschirmeAnz. 4
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Soundanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 16
  • KabelkanäleAnz. 20
  • LadestationenAnz. 2
  • KühlschränkeAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 6
  • HandtransportwagenAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 180
  • GläserAnz. 240
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaffeelöffelAnz. 60

Dekoration

  • MessebannerAnz. 12
  • PflanzenAnz. 16
  • FahnenAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • StandnummernAnz. 24
  • DekorationsbeleuchtungAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 24
  • ArbeitslampenAnz. 6

Catering

  • KühlboxenAnz. 6
  • WasserspenderAnz. 3
  • KaffeekannenAnz. 6
  • TeekannenAnz. 3
  • ServiettenhalterAnz. 12
  • BuffetbehälterAnz. 12
  • GetränkespenderAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • Einkäufe

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 6

Registrierung

  • TresenstifteAnz. 30
  • BadgehalterAnz. 220
  • LanyardsAnz. 220
  • Klebe-BadgesAnz. 250
  • RegistriermappenAnz. 6
  • KlemmbrettmappenAnz. 6
  • ArmbänderAnz. 250

Drucksachen

  • ProgrammflyerAnz. 250
  • PläneAnz. 250
  • AusstellerkartenAnz. 30
  • NamensschilderAnz. 40
  • PräsentationstafelnAnz. 12
  • A4-PapierAnz. 2
  • DruckertinteAnz. 4

Sicherheit

  • KabelmarkierungenAnz. 100
  • MarkierungsbandAnz. 12
  • ArbeitshandschuheAnz. 12
  • SicherheitswestenAnz. 8

Werkzeug

  • AkkuschrauberAnz. 2
  • SchraubendrehersetsAnz. 2
  • Inbusschlüssel-SätzeAnz. 2
  • KabelbinderAnz. 300
  • GewebeklebebandAnz. 8
  • MessbänderAnz. 3

Tipps

  • Verschicke die Einladungen nicht erst kurz vor dem Termin: Plane mindestens 6 bis 8 Wochen für Rückmeldungen, Bestätigungen und Ernährungswünsche der Aussteller ein.
  • Erstelle den Standplan erst, wenn die Ausstellerliste weitgehend feststeht. Markiere Standwände, Stehtische, Prospektständer und Besucher-Stühle im Grundriss, damit Durchgänge nicht zu eng werden.
  • Fordere technische Angaben spätestens 3 Wochen vorher an. Frage nach Laptop, Bildschirm, Projektor, Soundanlage, Funkmikrofon und benötigten Verlängerungskabeln und prüfe jede Präsentation vor dem Veranstaltungstag.
  • Bereite Namensschilder, Badges und Beschilderung mindestens 5 Werktage vor der Messe druckfertig vor. Eine zweite Prüfung verhindert falsche Namen, fehlende Aussteller und unklare Wege zu den Ständen.
  • Plane den Aufbau rückwärts von der Öffnungszeit: Mobiliar, Kabelkanäle und Technik zuerst aufstellen, Getränke kühlen und Catering vorbereiten und die Materialien so verladen, dass sie vor Ort schnell erreichbar sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Messe für Installationen planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ausstellerliste und Reservierungen. Für größere Messen mit vielen Ständen oder aufwendiger Technik sind 3 bis 6 Monate sinnvoll.
Wann müssen die Aussteller ihre technischen Anforderungen melden?
Setze eine verbindliche Frist etwa 3 Wochen vor der Messe. So bleiben mindestens 10 bis 14 Tage, um Bildschirme, Projektor, Soundanlage, Mikrofone, Stromversorgung und Kabelkanäle zu prüfen.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Messe?
Rechne für die ersten 2 Stunden mit etwa 2 bis 3 alkoholfreien Getränken pro Person, zusätzlich zu Kaffee und Wasser. Bei längeren Veranstaltungen solltest du pro weiterer Stunde ungefähr 1 Getränk pro Person einplanen.
Wann sollte das Catering bestellt werden?
Bestelle das Catering mindestens 10 bis 14 Tage vorher, sobald die Anmeldezahlen und Ernährungswünsche belastbar sind. Gib die finale Gästezahl spätestens 3 bis 5 Werktage vor der Messe weiter.

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