Checklist para organizar una feria de instalaciones
Una feria de instalaciones reúne expositores, visitantes, presentaciones y necesidades técnicas que deben encajar en un mismo horario. Empieza por fijar la fecha, preparar la lista de expositores y abrir las inscripciones; después cierra el plano, el programa y el catering. En los últimos días conviene revisar acreditaciones, presentaciones, material impreso y equipos. Esta checklist te ayuda a avanzar por orden y a evitar problemas durante el montaje y la apertura.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y los horarios de la feria
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar expositores
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Hacer reservas
Pedir el catering
Definir el programa final
2 personas
Diseñar el plano
Diseñar tarjetas de nombre
Diseñar la señalización
Enviar información a los expositores
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Recibir presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Introducir los datos de la acreditación
2 personas
Comprobar el material impreso
Recopilar material impreso
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Cargar los materiales
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga
2 personas
Marcar los puestos
3 personas
Montar las paredes del stand
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Dotar los stands de mobiliario
4 personas
Colgar señalizaciones de puestos
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Conectar las pantallas
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas
Evento
Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Orientar a los visitantes
2 personas
Anunciar presentaciones
Coordinar presentaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener limpios los suelos del stand
2 personas
Resolver incidencias técnicas
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Reunir los materiales
4 personas
Desmontar los paneles del stand
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Devolver el material de los expositores
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Paredes para standscant. 24
- Mesas altascant. 12
- Mostradores de feriacant. 8
- Sillas de feriacant. 48
- Sillas para visitantescant. 120
- Mesas plegablescant. 16
- Mantelescant. 24
- Expositores para folletoscant. 8
- Postes separadorescant. 12
Equipo
- Portátilescant. 4
- Pantallascant. 4
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Clic de presentacióncant. 2
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 16
- Canaletas para cablescant. 20
- Estaciones de cargacant. 2
- Neverascant. 3
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 3
- Termoscant. 6
- Carretillas manualescant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 180
- Vasoscant. 240
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharillas de cafécant. 60
Decoración
- Banners de feriacant. 12
- Plantascant. 16
- Banderascant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Números de standcant. 24
- Iluminación decorativacant. 8
Iluminación
- Focos LEDcant. 24
- Lámparas de trabajocant. 6
Catering
- Neveras portátilescant. 6
- Dispensadores de aguacant. 3
- Jarras de cafécant. 6
- Teterascant. 3
- Porta-servilletascant. 12
- Bandejas de bufécant. 12
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Contenedores para hielocant. 4
- Termoscant. 6
- Compras
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Papeleracant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Registro
- Bolígrafos para la recepcióncant. 30
- Portabadgescant. 220
- Cordones identificativoscant. 220
- Credenciales adhesivascant. 250
- Carpetas de registrocant. 6
- Carpetas portapapelescant. 6
- Pulserascant. 250
Impresos
- Folletos del programacant. 250
- Planoscant. 250
- Tarjetas de expositorcant. 30
- Pancartas con nombrescant. 40
- Paneles de presentacióncant. 12
- Papel A4cant. 2
- Tinta de impresoracant. 4
Seguridad
- Marcadores de cablecant. 100
- Cinta de marcajecant. 12
- Guantes de trabajocant. 12
- Chalecos reflectantescant. 8
Herramientas
- Taladros de bateríacant. 2
- Juegos de destornilladorescant. 2
- Juegos de llaves Allencant. 2
- Bridascant. 300
- Cinta americanacant. 8
- Cintas métricascant. 3
Consejos
- Cierra el plano de puestos antes de confirmar el mobiliario: paredes para stands, mostradores, mesas altas, sillas y expositores para folletos deben corresponder al número final de expositores.
- Pide las necesidades técnicas junto con las presentaciones y revísalas antes del día del evento. Comprueba portátiles, pantallas, proyector, sonido, micrófonos inalámbricos, clic de presentación, cables y regletas.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el número final con el catering al menos 3 días antes. Calcula también tazas, vasos, platos, cubiertos y bandejas de servir.
- Prepara las acreditaciones, tarjetas de nombre y señalización antes de cargar los materiales. Deja una copia de los datos de acreditación y separa el material de cada zona para encontrarlo rápido.
- El día anterior, enfría las bebidas y revisa neveras, termos, máquinas de café y teteras. Durante la carga, usa carretillas manuales y agrupa por orden de montaje: mobiliario, técnica, material impreso y catering.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de instalaciones?
- Empieza al menos 6 semanas antes para fijar fecha, expositores, reservas e inscripciones. Deja la última semana para cerrar el programa, revisar presentaciones, confirmar el catering y comprobar el inventario.
- ¿Cuándo hay que cerrar el plano de los puestos?
- Cierra el plano entre 10 y 14 días antes, cuando ya tengas confirmados los expositores. Así puedes ajustar paredes para stands, mostradores, mesas, sillas, enchufes y zonas de paso antes de hacer las reservas finales.
- ¿Cuándo se debe confirmar el catering de una feria?
- Confirma el pedido definitivo entre 3 y 5 días antes, después de cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Revisa el número de raciones y la vajilla necesaria para evitar compras de última hora.
- ¿Qué hay que revisar el día antes de la feria?
- El día anterior comprueba el material impreso, las acreditaciones, las presentaciones y todo el inventario técnico. También enfría las bebidas, prepara el catering que pueda adelantarse y deja cargados los materiales por zonas.
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