Checklist pour organiser un Salon de l’installation

Un Salon de l’installation demande une coordination précise entre les exposants, les stands, les inscriptions et la technique. Cette checklist regroupe 69 tâches et 80 éléments à prévoir, dans un ordre pratique, de la fixation de la date au chargement du matériel. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, présentations, badges, signalétique, câbles et boissons. Utilisez-la pour suivre l’avancement et attribuer chaque action à une personne.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
Finaliser le programme
2 personnes
Mettre en page le plan
Concevoir les badges nominatifs
Concevoir la signalétique
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Recevoir les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Saisir les informations du badge
2 personnes
Vérifier les impressions
Rassembler les imprimés
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Charger le matériel
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Dégager la zone de chargement
2 personnes
Délimiter les emplacements
3 personnes
Monter les cloisons de stand
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Équiper les stands en mobilier
4 personnes
Accrocher les panneaux de stand
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Brancher les écrans
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Orienter les visiteurs
2 personnes
Annoncer les présentations
Animer les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Maintenir les sols du stand propres
2 personnes
Résoudre les pannes techniques
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter les stands des exposants
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Retourner le matériel des exposants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Panneaux de standqté 24
Tables hautesqté 12
Comptoirs du salonqté 8
Chaises de salonqté 48
Chaises pour les visiteursqté 120
Tables pliantesqté 16
Nappesqté 24
Présentoirs à dépliantsqté 8
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Écransqté 4
Projecteur
Écran de projection
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 16
Goulottes de câblesqté 20
Stations de rechargeqté 2
Réfrigérateursqté 3
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 6
Chariots de transport manuelqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 240
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 60

Décoration

Bannières de salonqté 12
Plantesqté 16
Drapeauxqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de standqté 24
Éclairage décoratifqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 24
Lampes de chantierqté 6

Catering

Glacièresqté 6
Distributeurs d'eauqté 3
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 3
Porte-serviettesqté 12
Bacs à buffetqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 6
Courses

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Inscription

Stylos de comptoirqté 30
Porte-badgesqté 220
Lanières tour de couqté 220
Badges adhésifsqté 250
Dossiers d’inscriptionqté 6
Chemises à pinceqté 6
Braceletsqté 250

Imprimés

Flyers du programmeqté 250
Plansqté 250
Cartes des exposantsqté 30
Badges nominatifsqté 40
Panneaux de présentationqté 12
Papier A4qté 2
Encre d'imprimanteqté 4

Sécurité

Marquages de câblesqté 100
Ruban de marquageqté 12
Gants de travailqté 12
Gilets de sécuritéqté 8

Outils

Perceuses-visseuses sans filqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Jeux de clés Allenqté 2
Serre-câblesqté 300
Ruban adhésifqté 8
Mètres rubansqté 3

Conseils

Bloquez la date et les horaires avant d’inviter les exposants, puis prévoyez un délai d’au moins 2 à 3 semaines pour recevoir les confirmations et les besoins spécifiques.
Demandez les besoins techniques et alimentaires au moment de l’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant le salon afin d’éviter les commandes et branchements de dernière minute.
Finalisez le plan des stands avant de concevoir la signalétique et les badges. Vérifiez notamment la place des comptoirs, tables, chaises, présentoirs et passages entre les stands.
Recevez les présentations au plus tard 3 jours avant l’événement et testez chaque fichier sur l’ordinateur et l’écran prévus. Contrôlez aussi le projecteur, le son, les microphones, les rallonges et les multiprises.
Refroidissez les boissons la veille et préparez le catering, la vaisselle et les thermos le matin même. Réservez un créneau d’au moins 60 minutes pour rassembler les imprimés, vérifier les stocks et charger le matériel.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Salon de l’installation ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps d’établir la liste des exposants, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de réserver le catering et le matériel.
Quand confirmer les exposants d’un Salon de l’installation ?: Demandez une première réponse 3 à 4 semaines avant le salon, puis confirmez la liste finale environ 10 jours avant. Vous pourrez ainsi mettre à jour le plan des stands, les badges, la signalétique et les besoins techniques.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les stands ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’ouverture pour disposer les panneaux, comptoirs, tables, chaises et présentoirs. Ajoutez 30 à 45 minutes pour les branchements, les écrans, le son, les microphones et le contrôle de la signalétique.
Quand préparer les badges et les supports imprimés ?: Saisissez les informations des badges après la clôture des inscriptions, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Vérifiez les impressions et rassemblez tous les documents au moins la veille pour corriger une erreur sans pression.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.