Was du für einen medizinischen Kongress brauchst

Für einen medizinischen Kongress brauchst du mehr als Bestuhlung und Präsentationstechnik. Plane die Ausstattung für Registrierung, Vorträge, Pausen und Orientierung getrennt, damit am Veranstaltungstag nichts zwischen Aufbau und Einlass fehlt. Pro Vortragsraum gehören Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofon und passende Adapter auf die Prüfliste. Für die Anmeldung brauchst du außerdem ausreichend Badgehalter, Lanyards, Namensaufkleber und Schreibmaterial für alle erwarteten Teilnehmenden plus Reserve.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
KongresstischeAnz. 24
RegistrierungstischeAnz. 3
RednerstühleAnz. 8
UmkleidetischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptop-LadegeräteAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Registrierung

BadgehalterAnz. 180
LanyardsAnz. 180
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 60
NamensaufkleberAnz. 30
DruckpapierAnz. 2
FarbstifteAnz. 12
TackerAnz. 2
BrieföffnerAnz. 2
PräsentationsmappenAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 180
Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 20
KaffeekannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 10
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
WasserkaraffenAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
LebensmittelzangenAnz. 8
LebensmittelboxenAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

KongressbannerAnz. 4
WegweiserAnz. 12
TischkartenständerAnz. 24
TischläuferAnz. 12

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 6 Kilo
- Schwarzer Tee - 300 Beutel
- Kräutertee - 150 Beutel
- Zuckersticks - 500 Stück
- Milchbecher - 400 Stück
- Hafermilch - 12 Liter
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Kaffeebrötchen - 220 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Marmelade - 6 Gläser
- Honig - 4 Gläser
- Stilles Mineralwasser - 120 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 60 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Fanta - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 18 Liter
- Zitronen - 3 Kilo
- Eiswürfel - 30 Kilo
- Minigurken - 8 Kilo
- Kirschtomaten - 8 Kilo
- Karotten - 6 Kilo
- Paprika - 6 Kilo
- Trauben - 8 kilo
- Äpfel - 12 kilo
- Bananen - 10 Kilo
- Melonen - 6 Stück
- Gemischte Nüsse - 4 Kilo
- Reiscracker - 3 kilo
- Oliven - 3 Kilo
- Hummus - 5 Kilo
- Frischkäse - 4 kilo
- Junger Käse - 8 Kilo
- Brie - 4 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 5 Kilo
- Geräucherter Lachs - 3 Kilo
- Hummus-Wraps - 80 Stück
- Vollkornbrot - 18 Brote
- Weiße Brötchen - 180 Stück
- Vollkornbrötchen - 120 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Butterportionierbecher - 200 Stück
- Mayonnaise - 3 Liter
- Senf - 2 Liter
- Pestosauce - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Olivenöl - 2 Liter
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Gemischter Salat - 18 Kilo
- Gurkensalat - 10 kilo
- Pastasalat - 18 kilo
- Kartoffelsalat - 15 kilo
- Gegrilltes Gemüse - 12 Kilo
- Hähnchenfilet - 24 Kilo
- Lachsfilet - 12 Kilo
- Vegetarische Gemüsebürger - 50 Stück
- Reis - 12 kilo
- Kartoffelkroketten - 15 Kilo
- Brötchen fürs Abendessen - 220 Stück
- Knoblauchsauce - 3 Liter
- Tomatensauce - 5 Liter
- Schokoladenmousse - 180 Portionen
- Frisches Fruchtdessert - 180 Portionen
- Kaffeesahne - 6 Liter
- Rotwein - 36 Flaschen
- Weißwein - 36 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 72 Flaschen
- Bier - 144 Flaschen
- Servietten - 600 Stück
- Papiertücher - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 36 Rollen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 10 Packungen
- Handseife - 8 Flaschen
- Handdesinfektionsgel - 12 Flaschen

Tipps

Plane für jede angemeldete Person einen Badgehalter, ein Lanyard und einen Namensaufkleber ein und lege zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve zurück. Unbeschriftete Ersatzaufkleber helfen bei kurzfristigen Änderungen vor Ort.
Prüfe Präsentationslaptops und Projektoren spätestens 24 Stunden vor dem Kongress mit den gesammelten Vorträgen. Lege pro Raum die benötigten HDMI-Kabel, Adapter und ein Ladegerät bereit; genau diese Kleinteile fehlen beim Aufbau am häufigsten.
Rechne bei der Registrierung mit mindestens einem Klemmbrett und einem Kugelschreiber je Anmeldetisch. Druckpapier, Farbstifte, Tacker und Brieföffner gehören in eine beschriftete Materialbox, statt lose auf mehrere Räume verteilt zu werden.
Stelle für jeden Vortragsraum ein Funkmikrofon, einen Mikrofonständer und einen Präsentationsklicker bereit. Teste die Funkstrecke und die Lautstärke vor dem ersten Vortrag und halte mindestens ein Ersatz-Ladegerät beziehungsweise eine Powerbank am Technikpunkt bereit.
Bestätige die Cateringmengen nach Ende der Anmeldefrist und trenne Sonderkost deutlich von der allgemeinen Ausgabe. Kühle die Getränke rechtzeitig vor dem Einlass und plane Kaffeetassen sowie Buffetische passend zur erwarteten Pausenmenge ein.

Häufige Fragen

Wie viele Namensschilder brauche ich für einen medizinischen Kongress?: Plane ein Namensschild pro angemeldeter Person und zusätzlich rund 10 Prozent Reserve ein. Bei 200 Teilnehmenden sind das 220 Namensaufkleber und ebenso viele Badgehalter beziehungsweise Lanyards.
Welche Technik braucht jeder Vortragsraum?: Rechne pro Raum mit mindestens einem Laptop, Projektor, Projektionsleinwand, Funkmikrofon, Präsentationsklicker und den passenden HDMI-Kabeln und Adaptern. Prüfe die komplette Kombination spätestens 24 Stunden vor Beginn mit den tatsächlichen Präsentationen.
Wie viel Registrierungsmaterial brauche ich?: Plane pro Registrierungstisch mindestens ein Klemmbrett und einen Kugelschreiber ein. Druckpapier, Farbstifte, Tacker, Brieföffner und Präsentationsmappen sollten spätestens am Vortag vollständig sortiert und an den Anmeldetischen bereitliegen.
Wann sollte ich die Cateringmengen für einen medizinischen Kongress bestätigen?: Bestätige die Mengen nach Ablauf der Anmeldefrist, idealerweise 3 bis 5 Tage vor dem Kongress. Berücksichtige dabei die erfassten Ernährungswünsche und stelle Getränke vor dem Einlass ausreichend gekühlt bereit.

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