Qué necesitas para un congreso médico
Organizar un congreso médico exige preparar mucho más que una sala y un programa. Necesitarás material para el registro, equipos para las ponencias, señalización visible y una zona de catering que funcione durante las pausas. Esta lista reúne lo que conviene comprar, llevar o comprobar antes de abrir las puertas. Calcula las cantidades a partir del número de inscritos y deja margen para ponentes, personal y sustituciones de última hora.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 180
- Mesas para congresocant. 24
- Mesas de registrocant. 3
- Sillas para ponentescant. 8
- Mesas de vestuariocant. 4
- Mesas de buffetcant. 8
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilescant. 3
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 2
- Pulsadores de presentacióncant. 3
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cargadores de portátilcant. 4
- Baterías externascant. 4
Registro
- Portabadgescant. 180
- Lanyardscant. 180
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 60
- Pegatinas con nombrecant. 30
- Papel de impresióncant. 2
- Marcadores de colorescant. 12
- Grapadorascant. 2
- Abrecartascant. 2
- Carpetas de presentacióncant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 180
- Vasos para aguacant. 180
- Copas de vinocant. 180
- Platos de cenacant. 180
- Platos de postrecant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Cucharones de servircant. 20
- Jarras de cafécant. 8
- Termoscant. 10
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 12
- Jarras de aguacant. 20
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas para alimentoscant. 8
- Bandejas de comidacant. 20
- Papel de aluminiocant. 4
- Film transparentecant. 4
Decoración
- Banderas de congresocant. 4
- Señales direccionalescant. 12
- Soportes para tarjetas de mesacant. 24
- Manteles runnerscant. 12
Iluminación
- Lámparas de mesa LEDcant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantescant. 12
Catering
- Compras
- Granos de café - 6 kilo
- Té negro - 300 sobres
- Té de hierbas - 150 bolsas
- Palitos de azúcar - 500 unidades
- Vasitos de leche - 400 unidades
- Leche de avena - 12 litros
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Pastas de café - 220 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Mermelada - 6 tarros
- Miel - 4 tarros
- Agua mineral sin gas - 120 botellas
- Agua mineral con gas - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Sinas - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 18 litros
- Limones - 3 kilos
- Cubitos de hielo - 30 kilos
- Minipepinos - 8 kilos
- Tomates cherry - 8 kilo
- Zanahorias - 6 kilo
- Pimientos - 6 kilos
- Uvas - 8 kilos
- Manzanas - 12 kilo
- Plátanos - 10 kilo
- Melones - 6 unidades
- Frutos secos mixtos - 4 kilos
- Galletas de arroz - 3 kilo
- Aceitunas - 3 kilos
- Hummus - 5 kilos
- Queso crema - 4 kilo
- Queso joven - 8 kilo
- Brie - 4 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 5 kilo
- Salmón ahumado - 3 kilo
- Wraps de hummus - 80 unidades
- Pan integral - 18 panes
- Panecillos blancos - 180 unidades
- Panecillos integrales - 120 unidades
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Tarrinas para servir mantequilla - 200 unidades
- Mayonesa - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Salsa pesto - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Aceite de oliva - 2 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ensalada mixta - 18 kilos
- Ensalada de pepino - 10 kilos
- Ensalada de pasta - 18 kilos
- Ensalada de patatas - 15 kilo
- Verduras a la parrilla - 12 kilo
- Pechuga de pollo - 24 kilos
- Filete de salmón - 12 kilo
- Hamburguesas vegetarianas de verduras - 50 unidades
- Arroz - 12 kilo
- Croquetas de patata - 15 kilos
- Bocadillos para la cena - 220 unidades
- Salsa de ajo - 3 litros
- Salsa de tomate - 5 liter
- Mousse de chocolate - 180 porciones
- Postre de fruta fresca - 180 porciones
- Leche para café - 6 litros
- Vino tinto - 36 botellas
- Vino blanco - 36 botellas
- Cerveza sin alcohol - 72 botellas
- Cerveza - 144 botellas
- Servilletas - 600 unidades
- Toallas de papel - 12 rollos
- Papel higiénico - 36 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 10 paquetes
- Jabón de manos - 8 botellas
- Gel desinfectante de manos - 12 botellas
Consejos
- Prepara una acreditación, un lanyard y una funda por participante confirmado, más un 5-10 % adicional para inscripciones tardías, errores y reposiciones en recepción.
- Lleva al menos un portátil preparado para las presentaciones, un proyector y una pantalla por sala activa. Añade cables HDMI, adaptadores y un cargador compatible en cada sala.
- Calcula una mesa de registro por cada 100-150 asistentes para evitar colas. Coloca allí portapapeles, bolígrafos, pegatinas identificativas, papel y una grapadora de repuesto.
- Cuenta con un micrófono inalámbrico para el ponente y otro para preguntas por sala. Comprueba los soportes, las baterías y las pilas al menos 24 horas antes del inicio.
- Para el catering, confirma las cantidades 48 horas antes y separa las dietas especiales por nombre. Enfría las bebidas con tiempo y reserva tazas de café suficientes para cada pausa, no solo para la primera.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas acreditaciones necesito para un congreso médico?
- Prepara una acreditación por asistente, ponente y miembro del equipo, y añade un 5-10 % extra. Ese margen cubre cambios de nombre, pérdidas y registros realizados el mismo día.
- ¿Cuántos micrófonos hacen falta por sala?
- Calcula dos micrófonos inalámbricos por sala: uno para la ponencia y otro para preguntas. Si habrá mesa redonda, añade un micrófono por participante y comprueba el número de canales disponibles.
- ¿Cuánto material debo llevar para el registro?
- Lleva al menos un bolígrafo por cada 10 asistentes, una pegatina identificativa por persona y un 10 % adicional de papel y acreditaciones. Para 200 asistentes, por ejemplo, prepara unas 220 unidades de identificación.
- ¿Cuándo hay que comprobar los equipos y las presentaciones?
- Haz una comprobación técnica completa entre 24 y 48 horas antes, y repite una prueba breve antes de recibir al público. Revisa especialmente HDMI, adaptadores, cargadores, baterías y el formato de cada presentación.
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