Congrès médical : la liste des achats et du matériel

Pour un congrès médical, prévois le matériel d’accueil, de présentation et de circulation avant de confirmer les quantités au traiteur. Les oublis les plus fréquents concernent les adaptateurs HDMI, les rallonges, les porte-badges et les chargeurs. Cette liste regroupe les fournitures à acheter ou à apporter pour l’inscription des participants, les interventions et les pauses. Vérifie aussi les besoins alimentaires et les présentations avant le jour J.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables de congrèsqté 24
Tables d’inscriptionqté 3
Chaises des intervenantsqté 8
Tables de logeqté 4
Tables de buffetqté 8
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Cliques de présentationqté 3
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeurs d’ordinateur portableqté 4
Batteries externesqté 4

Inscription

Porte-badgesqté 180
Lanyardsqté 180
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 60
Étiquettes nominativesqté 30
Papier d’impressionqté 2
Marqueurs de couleurqté 12
Agrafeusesqté 2
Ouvre-lettresqté 2
Chemises de présentationqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 180
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 180
Cuillères de serviceqté 20
Pichets à caféqté 8
Thermosqté 10
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Carafes d'eauqté 20

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces alimentairesqté 8
Bacs alimentairesqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Bannières de congrèsqté 4
Panneaux directionnelsqté 12
Porte-cartes de tableqté 24
Chemins de tableqté 12

Éclairage

Lampes de table LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gantsqté 12

Catering

Courses
- Grains de café - 6 kilos
- Thé noir - 300 sachets
- Tisane - 150 sachets
- Bâtonnets de sucre - 500 pièces
- Coupelles de lait - 400 pièces
- Lait d’avoine - 12 litres
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Petits pains au café - 220 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Confiture - 6 pots
- Miel - 4 pots
- Eau minérale plate - 120 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d’orange - 18 litres
- Citrons - 3 kilos
- Glaçons - 30 kilos
- Mini-concombres - 8 kilos
- Tomates cerises - 8 kilos
- Carottes - 6 kilos
- Poivrons - 6 kilos
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 12 kilos
- Bananes - 10 kilos
- Melons - 6 pièces
- Noix mélangées - 4 kilos
- Galettes de riz - 3 kilo
- Olives - 3 kilos
- Houmous - 5 kilo
- Fromage à la crème - 4 kilo
- Fromage jeune - 8 kilos
- Brie - 4 kilos
- Blanc de poulet fumé - 5 kilos
- Saumon fumé - 3 kilos
- Wraps au houmous - 80 pièces
- Pain complet - 18 pains
- Petits pains blancs - 180 pièces
- Petits pains complets - 120 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Petits pots pour beurre - 200 pièces
- Mayonnaise - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce pesto - 2 liter
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 500 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Salade composée - 18 kilo
- Salade de concombre - 10 kilo
- Salade de pâtes - 18 kilos
- Salade de pommes de terre - 15 kilo
- Légumes grillés - 12 kilos
- Blanc de poulet - 24 kilos
- Filet de saumon - 12 kilos
- Burgers végétariens aux légumes - 50 pièces
- Riz - 12 kilos
- Croquettes de pommes de terre - 15 kilos
- Petits pains pour le dîner - 220 pièces
- Sauce à l’ail - 3 litres
- Sauce tomate - 5 litres
- Mousse au chocolat - 180 portions
- Dessert de fruits frais - 180 portions
- Lait pour le café - 6 litres
- Vin rouge - 36 bouteilles
- Vin blanc - 36 bouteilles
- Bière sans alcool - 72 bouteilles
- Bière - 144 bouteilles
- Serviettes - 600 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 10 paquets
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 12 flacons

Conseils

Prévois un porte-badge, un lanyard et une étiquette nominative par participant, puis ajoute 5 à 10 % de réserve pour les inscriptions de dernière minute et les erreurs d’impression.
Pour chaque salle équipée d’un projecteur, prends au moins un câble HDMI, un adaptateur compatible et une rallonge. Ajoute une multiprise par zone technique et teste chaque combinaison avant l’arrivée des intervenants.
Prépare un ordinateur portable de secours, un chargeur supplémentaire et une batterie externe pour les changements de dernière minute. Rassemble les présentations au plus tard 24 heures avant le congrès afin de vérifier leur affichage.
À l’accueil, installe deux tables d’inscription si plusieurs participants arrivent en même temps, avec presse-papiers, stylos, agrafeuses, ouvre-lettres et papier d’impression à portée de main.
Pour une pause café, compte environ deux tasses par personne et par service, puis refroidis les boissons plusieurs heures avant l’ouverture. Confirme les quantités finales au traiteur au moins 48 heures à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour un congrès médical ?: Prévois un badge par participant, intervenant et membre de l’équipe. Ajoute 5 à 10 % d’étiquettes nominatives et de porte-badges pour les inscriptions tardives, les corrections et les remplacements.
Quel matériel faut-il pour les présentations d’un congrès ?: Prévois au minimum un ordinateur portable, un projecteur, un écran de projection, un câble HDMI, un adaptateur HDMI et un cliqueur par salle. Garde un ordinateur et des câbles de secours dans la salle technique.
Quand faut-il rassembler les présentations des intervenants ?: Demande les fichiers au plus tard 24 heures avant le congrès et vérifie-les techniquement le même jour. Cela laisse le temps de corriger un format incompatible ou un adaptateur manquant.
Combien de temps avant un congrès faut-il confirmer le traiteur ?: Confirme les quantités finales au moins 48 heures avant le début, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Refroidis les boissons plusieurs heures avant l’accueil et vérifie les quantités livrées à réception.

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