Matineekonzert: Einkaufsliste für Empfang und Konzert

Für ein Matineekonzert brauchst du mehr als Kaffee und Kuchen: Empfang, Konzertbestuhlung, Bühne und Tontechnik müssen gleichzeitig funktionieren. Plane Getränke und Geschirr nach der Gästezahl und prüfe früh, welche Technik Künstler und Techniker mitbringen. Frische Speisen gehören rechtzeitig in die Kühlung, während haltbares Catering schon am Vortag bereitliegen kann. Diese Einkaufsliste deckt die typischen Lücken zwischen Einlass, Empfang und Soundcheck ab.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
TischeAnz. 8
EmpfangstischAnz. 2
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 6
BühnenelementeAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
LautsprecherstativeAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 2
NotenpulteAnz. 8
Lampen für NotenpulteAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
XLR-KabelAnz. 8
InstrumentenkabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 8
Laptop für Musik

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 4
StehlampenAnz. 4
LichtstativeAnz. 2

Geschirr

TrinkgläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
ServierplattenAnz. 90
TortenplattenAnz. 90
TeelöffelAnz. 100
ServiertellerAnz. 12
ServierzangenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
KüchenmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 2
ServierschalenAnz. 8

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 6
TischläuferAnz. 8
Willkommensschild
ProgrammständerAnz. 4
WegweiserAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 6

Sonstiges

GarderobennummernAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 100
NamensschilderAnz. 20
StifteAnz. 10
Ticket-ChecklisteAnz. 3
Kassette für Bargeld
Erste-Hilfe-Set
TaschenlampenAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Stillwasser - 60 Fläschchen
- Wasser mit Kohlensäure - 30 Fläschchen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Bitter Lemon - 4 Flaschen
- Zitronen - 8 Stück
- Eiswürfel - 6 Säcke
- Butter - 500 Gramm
- Mini-Croissants - 100 Stück
- Mini-Muffins - 100 Stück
- Apfelkuchen - 5 Kuchen
- Glutenfreie Kekse - 3 Packungen
- Vegane Kekse - 3 Packungen
- Butterkekse - 6 Packungen
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Salzgebäck - 4 Tüten
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Mandarinen - 40 Stück
- Käsewürfel - 2 kilo
- Gurke - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Hummus - 6 Schalen
- Kräuterfrischkäse - 6 Becher
- Baguettes - 12 Stück
- Oliven - 4 Gläser
- Servietten - 300 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Rührstäbchen - 200 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Desinfizierendes Handgel - 4 Flaschen
- Schwämme - 6 Stück
- Mikrofasertücher - 12 Stück

Tipps

Rechne für das erste Konzertstündchen mit 2 bis 3 Getränken pro Person, bei Kaffee und Wasser jeweils mindestens einem Ausschank pro Gast. Kaufe zusätzliche Gläser ein, damit benutztes Geschirr nicht sofort gespült werden muss.
Plane beim Geschirr etwa 1,5 Trinkgläser und 1,5 Kaffeetassen pro erwarteter Person ein. Für Kuchen oder andere Speisen brauchst du außerdem Servierteller, Servierplatten, Tortenplatten, Teelöffel und Servierzangen.
Kläre spätestens 7 Tage vor dem Konzert, welche Technik vorhanden ist und was mitgebracht wird. Für die eigene Ausstattung gehören unter anderem Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Stative, DI-Boxen, XLR- und Instrumentenkabel sowie Verlängerungskabel auf die Prüfliste.
Vergiss die kleinen Dinge für den Bühnenbereich nicht: Notenpulte, Lampen für Notenpulte, LED-Bühnenlichter, Lichtstative und Kabelmatten werden häufig erst beim Aufbau vermisst. Lege die Kabelmatten vor dem Einlass aus, damit keine Stolperstellen bleiben.
Teile das Catering in haltbare und frische Produkte auf. Haltbare Lebensmittel können am Vortag bereitstehen; frische Speisen und Getränke sollten spätestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass gekühlt und der Empfangstisch vollständig bestückt sein.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für ein Matineekonzert?: Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person ein. Bei einem zweistündigen Matineekonzert sind insgesamt etwa 3 bis 4 Getränke pro Gast ein brauchbarer Richtwert, abhängig davon, ob Kaffee, Wasser und weitere Getränke ausgeschenkt werden.
Wie viel Geschirr brauche ich für ein Konzert mit 50 Gästen?: Rechne mit mindestens 75 Trinkgläsern und 75 Kaffeetassen, wenn du während des Empfangs nicht laufend spülen möchtest. Ergänze Servierteller und Teelöffel für mindestens 50 Personen sowie ausreichend Servierplatten und Zangen für das Catering.
Wann muss ich die Technik für das Matineekonzert prüfen?: Kläre die technische Ausstattung spätestens 7 Tage vorher und führe den Soundcheck am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor dem Einlass durch. So bleibt Zeit, fehlende Kabel, DI-Boxen, Mikrofone oder Stative zu ersetzen.
Was muss ich für die Bühne eines Matineekonzerts einkaufen?: Neben Bühnenelementen und Lautsprechern brauchst du je nach Programm Mikrofone, Mikrofonständer, Notenpulte, Notenpultlampen, Kabel und Kabelmatten. Lege die komplette Bühnentechnik spätestens 60 Minuten vor dem Einlass bereit, damit der Soundcheck nicht mit dem Empfang kollidiert.

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