Que faut-il prévoir pour un concert de l’après-midi ?

Pour un concert l’après-midi, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux pâtisseries. Il faut aussi prévoir la vaisselle, l’accueil du public, les câbles, les micros et l’éclairage nécessaires au montage. La quantité dépend du nombre d’inscrits, mais certains éléments doivent être disponibles en réserve, notamment les rallonges, les multiprises et les verres. Utilisez cette liste pour faire les courses et vérifier le matériel avant l’ouverture des portes.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Table d’accueilqté 2
Portantsqté 2
Tabouretsqté 6
Éléments de podiumqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Pieds de haut-parleurqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Pupitres de musiqueqté 8
Lampes de pupitre pour musiciensqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles XLRqté 8
Câbles d'instrumentsqté 6
Passe-câblesqté 8
Ordinateur portable pour la musique

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 4
Lampadairesqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Vaisselle

Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 90
Plateauxqté 90
Assiettes à pâtisserieqté 90
Cuillères à caféqté 100
Assiettes de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Verres doseursqté 2
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Compositions floralesqté 6
Chemins de tableqté 8
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Autre

Numéros de vestiaireqté 120
Brochures du programmeqté 100
Badges nominatifsqté 20
Stylosqté 10
Liste de contrôle des billetsqté 3
Caisse à espèces
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau plate - 60 bouteilles
- Eau gazeuse - 30 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Bitter lemon - 4 bouteilles
- Citrons - 8 pièces
- Glaçons - 6 sacs
- Beurre doux - 500 grammes
- Mini-croissants - 100 pièces
- Mini-muffins - 100 pièces
- Tarte aux pommes - 5 tartes
- Biscuits sans gluten - 3 paquets
- Biscuits vegan - 3 paquets
- Biscuits au beurre - 6 paquets
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Snacks salés - 4 sachets
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Clémentines - 40 pièces
- Dés de fromage - 2 kilos
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais aux herbes - 6 pots
- Baguettes - 12 pièces
- Olives - 4 bocaux
- Serviettes - 300 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Gel hydroalcoolique - 4 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un verre par spectateur, plus 10 % de réserve pour les changements et les verres égarés. Pour le café, comptez une tasse par personne qui en boit, avec quelques tasses supplémentaires.
Pour le service des gâteaux, préparez une assiette par invité et au moins deux pinces de service. Les assiettes de service sont souvent oubliées alors qu’elles évitent de poser les pâtisseries directement sur la table d’accueil.
Vérifiez les câbles avant le jour du concert : prévoyez une rallonge et une multiprise par zone technique, puis gardez au moins une rallonge de secours. Les passe-câbles doivent être installés avant l’arrivée du public.
Pour chaque microphone, prévoyez un pied adapté et un câble XLR testé. Ajoutez les boîtiers DI et les câbles d’instruments nécessaires avant l’installation, car les remplacer au dernier moment retarde la balance sonore.
Ne réservez pas les projecteurs LED, les pieds d’éclairage et les lampes de pupitre après le reste du matériel. Contrôlez leur disponibilité au moins une semaine avant le concert et testez les lampes avec les musiciens lors de la répétition.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour un concert l’après-midi ?: Comptez un verre par spectateur, avec une réserve de 10 %. Pour 50 personnes, prévoyez donc au moins 55 verres, davantage si le service dure plusieurs heures.
Quand acheter les boissons et les pâtisseries ?: Achetez les produits longue conservation 2 à 3 jours avant le concert. Les produits frais doivent être récupérés ou livrés le jour même, puis réfrigérés jusqu’au service.
Combien de temps faut-il pour installer la sonorisation ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones et les câbles. Gardez ensuite 30 à 45 minutes pour la vérification du son.
Que faut-il prévoir pour l’accueil du public ?: Installez une table d’accueil, les billets ou la liste des visiteurs, des verres et les documents imprimés du concert. Préparez l’accueil au moins 30 minutes avant l’ouverture des portes pour éviter une file dès l’arrivée des premiers invités.

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