Masterclass organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Masterclass steht und fällt mit einem klaren Ablauf und guter Vorbereitung. Lege zuerst Datum, Programm, Lernziele und Veranstaltungsort fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Lehrmaterialien, Zertifikate, Catering und Technik. Am Veranstaltungstag brauchst du einen vorbereiteten Empfang, funktionierende Präsentationstechnik und ausreichend Arbeitsmaterial für alle Teilnehmenden. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Betreuung vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Dozent bestätigen
Programm und Lernziele ausarbeiten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste abschließen
Bestätigung an Teilnehmer senden
Lehrmaterial finalisieren
2 Personen
Arbeitsblätter und Zertifikate drucken
2 Personen
Catering bestellen
Technik testen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
Arbeitsmaterial bereitlegen
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Programm und Hausregeln erläutern
Masterclass betreuen
2 Personen
Kaffeepause organisieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Abendessen servieren
3 Personen
Geschirr und Abfall wegräumen
2 Personen
Praxisauftrag betreuen
2 Personen
Fragerunde moderieren
Zertifikate verteilen
2 Personen
Abschluss und Dankeswort gestalten
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Technik abkoppeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Dankesmail versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 45
- Empfangstisch
- BuffetischeAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-Adapter-Set
- Präsentationsklicker
- Tragbarer Lautsprecher
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Präsentation
- Flipchart
- FlipchartblätterAnz. 2
- Whiteboard
- WhiteboardmarkerAnz. 2
- NotizblöckeAnz. 45
- KugelschreiberAnz. 50
- ArbeitsblätterAnz. 50
- ZertifikateAnz. 45
- NamensschilderAnz. 50
- StiftehalterAnz. 6
Geschirr
- GläserAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- KaraffeAnz. 4
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- KühlboxenAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 6
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 2
Reinigung
- HandseifenspenderAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Schließe die Teilnehmendenliste spätestens einige Tage vor der Masterclass ab. Erst dann kannst du Arbeitsblätter, Zertifikate, Namensschilder, Catering und Sitzplätze passend zur Personenzahl vorbereiten.
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Präsentationsklicker und Lautsprecher vor dem Einlass. Plane mindestens 30 Minuten für den Techniktest ein und lege Ersatzkabel sichtbar bereit.
- Richte den Empfangstisch vor Beginn vollständig ein: Namensschilder, Stifte, Teilnehmendenliste und Bestätigungen sollten an einem Platz liegen. So entsteht beim Ankommen keine Warteschlange, während du noch Räume kontrollierst.
- Bereite Kaffee, Tee, Gläser, Tassen und Karaffen vor dem ersten Programmpunkt vor. Für das Mittagsbuffet brauchst du außerdem Teller, Besteck, Buffetische und Abfallbehälter, nicht nur das bestellte Essen.
- Lege Arbeitsblätter, Notizblöcke und Kugelschreiber auf die Plätze, bevor die Teilnehmenden eintreffen. Prüfe zusätzlich, ob Flipchartblätter, Whiteboardmarker und die Zertifikate vollständig vorhanden sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Masterclass organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Location, Dozent und Programm. Verschicke die Einladungen anschließend so früh, dass du Anmeldungen und Ernährungswünsche noch vor der Material- und Cateringbestellung erfassen kannst.
- Wann sollte die Teilnehmerliste für eine Masterclass feststehen?
- Schließe die Liste spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin ab. Dann bleiben genug Werktage, um Arbeitsblätter und Zertifikate zu drucken, Namensschilder vorzubereiten und das Catering auf die endgültige Personenzahl abzustimmen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Tag der Masterclass?
- Plane mindestens 90 Minuten zwischen dem Öffnen der Location und dem Beginn ein. Darin enthalten sind Raumkontrolle, Tische und Stühle, Technik, Empfangstisch, Arbeitsmaterial sowie Kaffee, Tee und Buffet.
- Was muss man bei der Technik einer Masterclass testen?
- Teste mindestens 30 Minuten lang Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Verbindung, Adapter, Präsentationsklicker, Lautsprecher und Mikrofon. Starte die Präsentation einmal vollständig, damit Bild, Ton und Folienübergänge geprüft sind.
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