Checklist pour organiser une masterclass sans rien oublier

Une masterclass réussie repose sur un programme clair, un intervenant confirmé et une logistique prête avant l’arrivée du premier participant. Cette checklist suit l’ordre utile : cadrer la journée, gérer les inscriptions, préparer les supports, puis installer la salle et accueillir le groupe. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les adaptateurs vidéo, les certificats et le café du matin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer l'intervenant
Élaborer le programme et les objectifs d’apprentissage
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des participants
Envoyer la confirmation aux participants
Finaliser le matériel pédagogique
2 personnes
Imprimer les fiches de travail et les certificats
2 personnes
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Préparer le matériel de travail
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Expliquer le programme et le règlement intérieur
Animer la masterclass
2 personnes
Assurer la pause café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir le dîner
3 personnes
Ranger la vaisselle et jeter les déchets
2 personnes
Encadrer la mission pratique
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Remettre les certificats
2 personnes
Assurer la clôture et les remerciements
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
3 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un e-mail de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 45
Table d’accueil
Tables de buffetqté 2
Poubellesqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Kit d’adaptateurs HDMI
Cliqueur de présentation
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Présentation

Paperboard
Feuilles de paperboardqté 2
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 2
Blocs-notesqté 45
Stylos à billeqté 50
Feuilles de travailqté 50
Certificatsqté 45
Badges nominatifsqté 50
Pots à stylosqté 6

Vaisselle

Verresqté 50
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Carafeqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Louchesqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Glacièresqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Porte-nomsqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 2

Nettoyage

Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Confirmez rapidement l’intervenant, les objectifs d’apprentissage et la durée de chaque séquence avant d’envoyer les invitations.
Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant la masterclass. Vous aurez ainsi le temps de finaliser la liste des participants, de recueillir les allergies ou régimes alimentaires et de commander le déjeuner en quantité adaptée.
Testez la présentation sur place 1 à 2 jours avant l’événement. Vérifiez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les adaptateurs, le cliqueur, le microphone et les rallonges plutôt que de découvrir un problème à l’ouverture.
Préparez les supports au plus tard la veille : fiches de travail, certificats, badges nominatifs, blocs-notes et stylos. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute ou les documents abîmés.
Prévoyez au moins 60 à 90 minutes sur place avant l’accueil. Installez les tables et les chaises, préparez le paperboard, la table d’accueil, le café et le thé, puis mettez le buffet du déjeuner en place avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une masterclass ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer l’intervenant, ouvrir les inscriptions et finaliser le catering et les supports pédagogiques.
Quand envoyer les invitations pour une masterclass ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant afin de confirmer les participants et les besoins alimentaires.
Que faut-il tester avant une masterclass ?: Testez la technique 1 à 2 jours avant : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, adaptateurs, cliqueur, enceinte, microphone et alimentation électrique. Gardez aussi un paperboard et des marqueurs comme solution de secours.
Combien de temps prévoir pour installer une masterclass ?: Réservez 60 à 90 minutes avant l’accueil. Il faut installer le mobilier, brancher la présentation, préparer les supports, organiser la table d’accueil et mettre en place le café, le thé et le déjeuner.

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