Checklist para organizar una masterclass sin olvidos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el programa y los objetivos de aprendizaje antes de enviar las invitaciones. Si cambias el horario después, tendrás que actualizar las inscripciones, el catering y la confirmación de los participantes.
• Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y entrega el número final al catering con varios días de margen. No esperes a la víspera: las opciones especiales suelen requerir confirmación previa.
• Haz una prueba técnica completa antes del día de la masterclass. Conecta el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los adaptadores, el altavoz y el micrófono, y comprueba también los alargadores y las regletas.
• Prepara el material didáctico antes de imprimirlo: hojas de trabajo, tableros, certificados, blocs de notas, bolígrafos y tarjetas de nombre. Deja los certificados y la mesa de recepción listos para evitar montajes durante la bienvenida.
• Reserva tiempo para abrir la ubicación, revisar los espacios y colocar mesas y sillas antes de la recepción. Después monta por separado la mesa de recepción, el buffet de almuerzo y la zona de café y té, con vasos, tazas, platos, cubiertos y jarras.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una masterclass?

Empieza la planificación al menos 4 semanas antes. Reserva pronto el lugar y confirma al docente; deja los últimos 7 días para cerrar participantes, material, catering y prueba técnica.

¿Cuándo hay que cerrar la lista de participantes de una masterclass?

Cierra la lista entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes enviar la confirmación final, comunicar las preferencias dietéticas al catering e imprimir el material y los certificados con el número correcto.

¿Qué material técnico hace falta para una masterclass?

Como mínimo, prepara un portátil, proyector, pantalla, cable HDMI y un kit de adaptadores. Según la sala, añade clic de presentación, altavoz, micrófono, alargadores y regletas, y pruébalo todo antes de abrir la ubicación.

¿A qué hora hay que preparar la sala de una masterclass?

Llega entre 60 y 90 minutos antes de la recepción. Ese margen permite comprobar los espacios, colocar mesas y sillas, conectar la presentación, preparar el material de trabajo y montar café, té y almuerzo.