Masterclass organiseren: checklist van planning tot ontvangst
Een masterclass vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en een ruimte. Je legt eerst datum, programma, leerdoelen en locatie vast, daarna regel je deelnemers, materiaal, catering en techniek. In de laatste week controleer je vooral aanmeldingen, dieetwensen, werkbladen en certificaten. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, werkende presentatietechniek en een ruimte die vóór de eerste deelnemer klaarstaat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Docent bevestigen
Programma en leerdoelen uitwerken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afronden
Bevestiging naar deelnemers sturen
Lesmateriaal finaliseren
2 personen
Werkbladen en certificaten printen
2 personen
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Werkmateriaal klaarleggen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Programma en huisregels toelichten
Masterclass begeleiden
2 personen
Koffiepauze verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Servies en afval afruimen
2 personen
Praktijkopdracht begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
Certificaten uitdelen
2 personen
Afsluiting en bedankje verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Materialen verzamelen
3 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Bedankmail versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 45
- Ontvangsttafel
- Buffettafelsaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabelaantal 2
- HDMI-adapterset
- Presentatieklikker
- Draagbare speaker
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Presentatie
- Flip-over
- Flip-overvellenaantal 2
- Whiteboard
- Whiteboardstiftenaantal 2
- Notitieblokkenaantal 45
- Balpennenaantal 50
- Werkbladenaantal 50
- Certificatenaantal 45
- Naamkaartjesaantal 50
- Pennenbakjesaantal 6
Servies
- Glazenaantal 50
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Schenkkanaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Koelboxenaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaartjeshoudersaantal 6
Verlichting
- Staande lampenaantal 2
Schoonmaak
- Handzeepdispensersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de techniekstest uiterlijk één werkdag vooraf. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, adapterset, presentatieklikker, speaker en microfoon samen; zo ontdek je niet pas bij de start dat een aansluiting ontbreekt.
- Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de masterclass. Gebruik het definitieve aantal voor catering, naamkaartjes, werkbladen, certificaten, stoelen en het aantal koffie- en theekopjes.
- Maak lesmateriaal niet op het laatste moment af. Print werkbladen en certificaten zodra de inhoud definitief is en leg voor iedere deelnemer een notitieblok en balpen klaar.
- Reserveer op de ochtend zelf tijd voor de opbouw. Zet tafels en stoelen neer, richt de ontvangsttafel en buffettafels in, sluit stekkerdozen en verlengkabels aan en controleer de ruimtes voordat deelnemers binnenkomen.
- Verzamel dieetwensen vóór je de catering bestelt. Bestel daarna niet alleen lunch, maar controleer ook glazen, koffiekopjes, borden, besteksets, schenkkan en afvalbakken op aantallen en beschikbaarheid.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een masterclass organiseren?
- Leg datum, locatie en docent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en houd in de laatste week ruimte voor deelnemersbevestigingen, printwerk, catering en een techniekstest.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een masterclass versturen?
- Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de masterclass. Geef een duidelijke uiterste aanmelddatum en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je de catering op het juiste aantal kunt afstemmen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een masterclassruimte op te bouwen?
- Plan minimaal 90 minuten voor het openen van de locatie, controleren van de ruimtes, opstellen van tafels en stoelen, aansluiten van de presentatietechniek en klaarleggen van werkmateriaal. Reserveer extra tijd als je met een beamer, microfoon en speaker werkt.
- Wat moet ik op de dag van een masterclass klaarleggen?
- Leg vóór ontvangst de naamkaartjes, notitieblokken, balpennen, werkbladen en certificaten klaar. Controleer daarnaast laptop, beamer, scherm, HDMI-adapter, presentatieklikker, flip-over of whiteboard, koffie en thee, lunch en de benodigde glazen, borden en besteksets.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!