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Marktberatung organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Marktberatung müssen Inhalte, Gespräche und Logistik gleichzeitig funktionieren. Kläre zuerst Ziel, Teilnehmerkreis und Route, bevor du Einladungen verschickst und Anmeldungen bearbeitest. In den letzten Tagen zählen bestätigte Referenten, vollständige Unterlagen und ein Techniktest. Am Veranstaltungstag entscheidet ein klarer Empfang mit Namensschildern, Anwesenheitsliste und sichtbarer Beschilderung über den reibungslosen Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ziel und Programm festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Erinnerung senden

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Route teilen

  • Referenten und Moderatoren bestätigen

    2 Personen

  • Präsentationen und Dokumente sammeln

  • Fragen und Gesprächsthemen vorbereiten

    2 Personen

  • Gesprächsplanung erstellen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Catering bestellen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Handouts drucken

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Beschilderung aufhängen

    2 Personen

Event

  • Empfangstheke besetzen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnung und Programm erläutern

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Gesprächstische begleiten

    6 Personen

  • Gesprächsnotizen sammeln

    3 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Letzte Fragen erfassen

    2 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Anwesenheitsliste bearbeiten

  • Gesprächsnotizen ordnen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Rückmeldung vorbereiten

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 70
  • Registrierungstisch
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 80
  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • KaffeekannenAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 6

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • FlipchartsAnz. 6
  • Flipchart-MarkerAnz. 12

Büromaterial

  • NamensschilderAnz. 80
  • EtikettenAnz. 100
  • KugelschreiberAnz. 80
  • NotizblöckeAnz. 80
  • KlebezettelAnz. 12
  • OrdnerAnz. 10
  • DruckpapierAnz. 2
  • PapierklebebandAnz. 6
  • ScherenAnz. 4
  • HinweispfeileAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • AbfalltrennbehälterAnz. 3
  • PutzeimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2

Catering

  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen erst, wenn Ziel, Programm und Route feststehen. Bitte spätestens 7 Tage vor dem Termin um Rückmeldung, damit Ernährungswünsche und Teilnehmerzahl in die Planung einfließen.
  • Bestätige Referenten und Moderation spätestens 5 Tage vorher erneut. Fordere Präsentationen und Dokumente gesammelt an, statt am Veranstaltungstag nach einzelnen Dateien zu suchen.
  • Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 2 Tage vorher gemeinsam. Lege HDMI- und Verlängerungskabel bereit und prüfe, ob der Raum genug Steckdosen für die geplante Technik hat.
  • Plane den Empfang als eigenen Aufbaupunkt ein: Registrierungstisch, Namensschilder, Anwesenheitsliste, Kugelschreiber und Notizblöcke sollten 30 Minuten vor Beginn einsatzbereit sein.
  • Bringe Handouts, Flipcharts, Marker und gesammelte Materialien spätestens am Vortag zum Veranstaltungsort. Kontrolliere am Veranstaltungstag zuerst Raum, Bestuhlung, Beschilderung und Catering, bevor die Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Marktberatung einladen?
Verschicke die Einladung idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist etwa 7 Tage vorher, damit du Catering, Sitzplätze und Unterlagen nach der tatsächlichen Teilnehmerzahl planen kannst.
Wann sollte die Technik für eine Marktberatung getestet werden?
Teste die komplette Präsentationstechnik mindestens 2 Tage vor der Veranstaltung. Prüfe dabei Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher sowie HDMI- und Verlängerungskabel gemeinsam im vorgesehenen Raum.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Marktberatung?
Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierungstheke, Technik, Beschilderung und Catering ein. Der Empfang mit Namensschildern und Anwesenheitsliste sollte spätestens 30 Minuten vor Beginn fertig sein.
Wann müssen Präsentationen und Handouts fertig sein?
Sammle die Präsentationen und Dokumente spätestens 5 Tage vor der Marktberatung ein. Drucke die Handouts idealerweise 2 Tage vorher, damit fehlende Seiten oder Korrekturen noch rechtzeitig auffallen.

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