Marktconsultatie organiseren: een praktische checklist
Een marktconsultatie vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers uitnodigen. Je moet het doel en programma scherp hebben, de juiste deelnemers bereiken en gesprekken zo indelen dat iedereen aan bod komt. Regel locatie, catering en techniek ruim vooraf en verzamel presentaties, vragen en dieetwensen op tijd. Op de dag zelf bepalen een duidelijke registratiebalie, naamkaartjes, bewegwijzering en een geteste presentatieopstelling het verschil.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Doel en programma vastleggen
2 personen
Deelnemerslijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Herinnering versturen
Dieetwensen verzamelen
Programma en route delen
Sprekers en gespreksleiders bevestigen
2 personen
Presentaties en documenten verzamelen
Vragen en gespreksthema's voorbereiden
2 personen
Gespreksindeling maken
2 personen
Locatie reserveren
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Aanwezigheidslijst printen
Hand-outs printen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
bewegwijzering ophangen
2 personen
Event
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening en programma toelichten
Presentaties begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Gesprekstafels begeleiden
6 personen
Gespreksnotities verzamelen
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Buffet serveren
4 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Laatste vragen registreren
2 personen
Afsluiting aankondigen
Deelnemers uitgeleide doen
2 personen
Nazorg
Eten en drinken opruimen
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Aanwezigheidslijst verwerken
Gespreksnotities ordenen
2 personen
Bedankbericht versturen
Terugkoppeling voorbereiden
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 70
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 3
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
- Herbruikbare drinkglazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Koffiekannenaantal 6
- Schenk kannenaantal 6
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 3
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Flip-oversaantal 6
- Flip-overstiftenaantal 12
Kantoorbenodigdheden
- Naamkaartjesaantal 80
- Etikettenaantal 100
- Balpennenaantal 80
- Notitieblokkenaantal 80
- Kleefbriefjesaantal 12
- Mappenaantal 10
- Printpapieraantal 2
- Papiertapeaantal 6
- Scharenaantal 4
- Pijlen voor bewegwijzeringaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afvalscheidingsbakkenaantal 3
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
Catering
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Serveerbladenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Boodschappen
Tips
- Plan de uitnodiging niet pas wanneer het programma definitief is: verstuur haar zodra doel, doelgroep en voorlopige opzet duidelijk zijn en stuur daarna een herinnering. Zo houd je tijd over om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
- Leg presentaties, documenten en gespreksthema’s uiterlijk enkele dagen vooraf vast. Maak daarna de gespreksindeling en deel programma en route, zodat deelnemers weten waar zij moeten zijn en wat er van hen wordt verwacht.
- Test de laptop, beamer, het projectiescherm, de microfoons en luidsprekers vóór de bijeenkomst. Neem HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen mee; ontbrekende aansluitingen worden vaak pas bij het aansluiten ontdekt.
- Richt de registratiebalie in met de aanwezigheidslijst, naamkaartjes, etiketten, balpennen en notitieblokken. Zet deze plek vóór ontvangst klaar en hang bewegwijzering op vanaf de ingang tot aan de gespreksruimtes.
- Controleer de ruimte voordat deelnemers binnenkomen: staan tafels en stoelen volgens de gespreksindeling, zijn flip-overs beschikbaar en staat de catering klaar? Breng materialen niet los op het laatste moment, maar verzamel ze vooraf per functie in mappen of bakken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een marktconsultatie organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met doel, programma, deelnemers en locatie. Verstuur de uitnodiging zodra de hoofdlijnen staan en plan de herinnering ongeveer 1 week voor de marktconsultatie.
- Wanneer moet ik deelnemers uitnodigen voor een marktconsultatie?
- Nodig deelnemers minimaal 3 weken vooraf uit als zij zich moeten aanmelden. Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de definitieve deelnemerslijst ongeveer 1 week vooraf.
- Hoeveel tijd kost de voorbereiding op de dag zelf?
- Reserveer minimaal 2 uur voor het klaarzetten van tafels, stoelen, registratie, techniek, catering en bewegwijzering. Test de presentatieopstelling vóór de eerste deelnemer binnenkomt en houd daarna tijd over voor een korte controle.
- Wat moet ik meenemen naar een marktconsultatie?
- Neem naast de geplande documenten ook reservebenodigdheden mee: extra printpapier, balpennen, naamkaartjes, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen. Controleer de volledige materiaalset uiterlijk de dag ervoor, zodat ontbrekende spullen nog geregeld kunnen worden.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!