Checklist para organizar una consulta del mercado
Una consulta del mercado necesita más que una agenda y una sala reservada. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo: primero defines el objetivo y los participantes, después cierras inscripciones, programa y ponentes, y al final preparas el espacio, la técnica y la documentación. También incluye los detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las tarjetas con nombres y la prueba de micrófonos, proyector y cables.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir objetivo y programa
2 personas
Elaborar la lista de participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Enviar recordatorio
Recoger preferencias dietéticas
Compartir el programa y la ruta
Confirmar ponentes y moderadores
2 personas
Recopilar presentaciones y documentos
Preparar preguntas y temas de conversación
2 personas
Hacer la distribución de las conversaciones
2 personas
Reservar el lugar
Pedir el catering
Probar la técnica
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Imprimir handouts
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Colgar la señalización
2 personas
Evento
Atender la recepción
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
Servir café y té
2 personas
Explicar la apertura y el programa
Coordinar presentaciones
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Coordinar mesas de conversación
6 personas
Recopilar notas de conversación
3 personas
Preparar el buffet
3 personas
Servir el bufé
4 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Registrar las últimas preguntas
2 personas
Anunciar el cierre
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger comida y bebida
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
Procesar la lista de asistencia
Organizar las notas de la conversación
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Preparar la retroalimentación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 70
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de café reutilizablescant. 80
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Jarras de cafécant. 6
- Jarras para servircant. 6
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Pizarras de hojascant. 6
- Rotuladores para pizarracant. 12
Material de oficina
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Etiquetascant. 100
- Bolígrafoscant. 80
- Bloc de notascant. 80
- Notas adhesivascant. 12
- Carpetascant. 10
- Papel de impresióncant. 2
- Cinta de papelcant. 6
- Tijerascant. 4
- Flechas para señalizacióncant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Contenedores de separación de residuoscant. 3
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cucharonescant. 8
- Termoscant. 6
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y la ruta antes de enviar el recordatorio: así los participantes reciben una versión definitiva y saben dónde deben estar en cada momento.
- Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y entrega el recuento al catering con varios días de margen. No esperes a la mañana del encuentro para descubrir una restricción alimentaria.
- Recopila las presentaciones, preguntas y documentos antes del día del evento. Lleva los archivos en el portátil y prueba el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos, los altavoces y las conexiones HDMI.
- Prepara el registro con antelación: mesa, lista de asistencia, tarjetas con nombres, etiquetas y bolígrafos deben estar juntos. Imprime algunos ejemplares adicionales por si aparecen participantes no previstos.
- Reserva tiempo para el montaje final. Comprueba la distribución de mesas y sillas, coloca la señalización, prepara el buffet y lleva los materiales al lugar antes de que empiece la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una consulta del mercado?
- Envíalas con al menos 3 o 4 semanas de antelación para que los participantes puedan inscribirse. Envía un recordatorio entre 3 y 7 días antes, cuando el programa y la ruta ya estén confirmados.
- ¿Cuándo hay que cerrar el catering de una consulta del mercado?
- Confirma el pedido al menos 5 días antes y transmite entonces el número de asistentes y sus preferencias dietéticas. Revisa el recuento final 1 o 2 días antes para ajustar cantidades.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica?
- Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los participantes. Comprueba portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables HDMI, alargadores y regletas.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- Deja listos el programa, las presentaciones, los handouts, las tarjetas con nombres y la lista de asistencia. Agrupa también los materiales de registro y confirma que mesas, sillas y señalización estarán disponibles al menos 2 horas antes del inicio.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!