Checklist pour organiser une consultation du marché

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Bloquez le programme au moins 3 semaines avant la consultation, puis envoyez un rappel 3 à 5 jours avant. Ce délai laisse le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
• Préparez les badges nominatifs, la liste de présence et les documents imprimés la veille. Prévoyez environ 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les participants non prévus ou les feuilles égarées.
• Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et chaque câble au moins 2 heures avant le début. Gardez une rallonge, une multiprise et les présentations sur une seconde clé ou un autre ordinateur.
• Organisez l’espace en séparant clairement l’inscription, les discussions, les présentations et le buffet. Installez la signalétique avant l’ouverture des portes afin que les participants n’aient pas à demander leur chemin.
• Confirmez le traiteur et les besoins alimentaires au plus tard 5 jours avant l’événement. Prévoyez des tables de buffet, des pichets, des tasses, des verres, des assiettes et des couverts en fonction du nombre final d’inscrits.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une consultation du marché ?

Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de confirmer le nombre de participants, le traiteur et l’agencement de la salle.

Que faut-il préparer la veille d’une consultation du marché ?

Préparez les badges, la liste de présence, les handouts, les présentations, les questions et les fournitures de discussion. Vérifiez aussi que tout le matériel est rassemblé et que les documents sont imprimés avec environ 10 % d’exemplaires de réserve.

Combien de temps avant faut-il tester la technique ?

Faites un premier test la veille si possible, puis une vérification complète au moins 2 heures avant l’accueil. Contrôlez les branchements, le son, l’image, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des intervenants.

Quand confirmer le nombre de repas et les besoins alimentaires ?

Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et arrêtez le nombre définitif 5 à 7 jours avant la consultation. Transmettez ensuite cette information au traiteur avec le programme et l’heure de livraison.

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