Einen Lichterumzug Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Lichterumzug entscheidet nicht nur die Beleuchtung über den Ablauf. Zuerst brauchst du eine bestätigte Route, einen Startort und Klarheit über Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen. Danach folgen Helfer, Anmeldungen und die Versorgung unterwegs. Plane rückwärts vom Veranstaltungstag: Was Behörden, Lieferanten und Teilnehmende wissen müssen, sollte spätestens einige Tage vorher feststehen. Besonders häufig fehlen Ersatzbatterien, gut sichtbare Wegweiser und eine klare Einteilung der Freiwilligen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Route festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigung und Meldung prüfen
- 3
Startort bestätigen
- 4
Ruhepunkte entlang der Route festlegen
2 Personen
- 5
Verkehrsmaßnahmen abstimmen
2 Personen
- 6
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen öffnen
- 9
Streckenkarte veröffentlichen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 13
Reservierungen vornehmen
- 14
Lieferungen bestätigen
- 15
Wettervorhersage prüfen
- 16
Teilnehmerinformationen versenden
- 17
Wegweiser gestalten
- 18
Programm drucken
- 19
Wegweiser drucken
- 20
Namensaufkleber vorbereiten
2 Personen
- 21
Lichter testen
3 Personen
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 25
Catering verpacken
2 Personen
- 26
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 27
Telefonnummern verteilen
Event
- 28
Startbereich absperren
4 Personen
- 29
Tische aufstellen
3 Personen
- 30
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 31
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 32
Route markieren
4 Personen
- 33
Ruhezonen einrichten
4 Personen
- 34
Informationsstand einrichten
2 Personen
- 35
Garderobe einrichten
2 Personen
- 36
Lichter verteilen
4 Personen
- 37
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 38
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
- 39
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 40
Snacks auslegen
3 Personen
- 41
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
- 42
Startsignal geben
- 43
Umzug begleiten
8 Personen
- 44
Spitzengruppe begleiten
2 Personen
- 45
Nachhut begleiten
2 Personen
- 46
Übergänge absichern
4 Personen
- 47
Ruhebereich betreuen
4 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Snacks auffüllen
2 Personen
- 50
Lichter reparieren
2 Personen
- 51
Fotos machen
- 52
Fundgegenstände registrieren
- 53
Ankunft begleiten
4 Personen
- 54
Endlocation aufräumen
4 Personen
- 55
Abendprogramm bereitstellen
3 Personen
- 56
Musik starten
- 57
Heiße Getränke servieren
3 Personen
- 58
Abendhäppchen servieren
3 Personen
- 59
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 60
Stimmungslicht prüfen
2 Personen
- 61
Verabschiedung und Schließung ankündigen
Nachbereitung
- 62
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
- 63
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 64
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 65
Müll einsammeln
5 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 67
Location reinigen
4 Personen
- 68
Route prüfen
2 Personen
- 69
Materialien trocknen und zählen
2 Personen
- 70
Kühlboxen reinigen
2 Personen
- 71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 72
Fundsachen bearbeiten
- 73
Restbestand verstauen
2 Personen
- 74
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
- 75
Teilnehmernachricht versenden
- 76
Fotos teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 40
- BiertischeAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 12
- LED-LaternenAnz. 20
- BatterielichterAnz. 180
- LED-FackelnAnz. 24
- LeuchtstäbeAnz. 200
- AA-ErsatzbatterienAnz. 48
- AAA-ErsatzbatterienAnz. 48
- TaschenlampenAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
Ausstattung
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- PowerbanksAnz. 6
- HandyladegeräteAnz. 6
- HandmegafonAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 10
- PowerbanksAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 250
- KaffeetassenAnz. 100
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierlöffelAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 12
- RührschüsselnAnz. 6
- MessbecherAnz. 4
- WasserkocherAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermokannenAnz. 4
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 10
- PapierlaternenAnz. 30
- TischdeckenAnz. 12
- BallonsAnz. 100
- BallongewichteAnz. 8
- KreidetafelnAnz. 6
- KreidestifteAnz. 12
Sicherheit
- WarnwestenAnz. 20
- AbsperrgitterAnz. 12
- VerkehrskegelAnz. 20
- SicherheitsbandAnz. 6
- Verbandkästen für TaschenAnz. 4
- EinweghandschuheAnz. 4
Kommunikation
- WegweiserAnz. 30
- WegweiserAnz. 20
- InfotafelnAnz. 6
- ProgrammkartenAnz. 250
- NamensaufkleberAnz. 250
- StifteAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 8
- PläneAnz. 30
Reinigung
- BesenAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- EimerAnz. 6
- WischmopsAnz. 6
- ReinigungsschwämmeAnz. 12
- AbfallgreiferAnz. 4
- Waschbare PutztücherAnz. 24
- HandseifenspenderAnz. 6
- DesinfektionsspenderAnz. 6
Sonstiges
- KabelbinderAnz. 200
- GewebeklebebandAnz. 8
- SchereAnz. 8
- SeilAnz. 4
- RegenschirmeAnz. 12
- AufbewahrungsboxenAnz. 20
- FundkistenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Route, Startort und Ruhepunkte zuerst fest. Kläre Genehmigungen und Verkehr mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Umzug, weil Änderungen an der Strecke sonst schnell den gesamten Ablauf verschieben.
- Teile die Freiwilligen nicht erst am Veranstaltungstag ein. Weise jeder Person spätestens 7 Tage vorher eine konkrete Aufgabe zu, etwa Streckenposten, Empfang, Technik, Verpflegung oder Schlusskontrolle.
- Veröffentliche die Streckenkarte zusammen mit Startzeit, Treffpunkt und wichtigen Hinweisen. Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vorher, damit niemand mit einer veralteten Route erscheint.
- Teste alle Lichter am Vortag und packe Ersatz für jedes Batteriemodell ein. Plane außerdem Taschenlampen, Powerbanks und Verlängerungskabel für dunkle oder schlecht erreichbare Stellen ein.
- Bereite Getränke und Snacks portionsweise vor und fülle die Kühlboxen erst kurz vor dem Start. Rechne pro Person für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken und prüfe Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vorher.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Lichterumzug anmelden?
- Prüfe die örtlichen Vorgaben mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem geplanten Termin. Für Route, Startort und Verkehrsmaßnahmen können zusätzliche Abstimmungen nötig sein.
- Wie viele Helfer braucht ein Lichterumzug?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung, Technik und Verpflegung sowie je nach Route mehrere Streckenposten ein. Die endgültige Zahl hängt vor allem von der Länge der Strecke und den Kreuzungen ab; teile alle Helfer spätestens 7 Tage vorher ein.
- Wann sollte man die Beleuchtung für den Lichterumzug testen?
- Teste LED-Lichterketten, Laternen, Fackeln und Leuchtstäbe am Vortag vollständig. Lege Ersatzbatterien für AA- und AAA-Geräte sowie Taschenlampen bereit, damit ein Ausfall nicht erst unterwegs auffällt.
- Wie viel Verpflegung braucht man für einen Lichterumzug?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Snacks für die erwartete Teilnehmerzahl. Erfasse Allergien und andere Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung, bevor du einkaufst oder Catering bestätigst.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!