Organiser un défilé aux lampions sans rien laisser au hasard

Commencez par fixer la date, le point de départ et un itinéraire réaliste, puis vérifiez les autorisations avant d’envoyer les invitations. Un défilé aux lampions demande aussi des points de repos, une organisation précise de la circulation et assez de bénévoles pour encadrer le groupe. Les inscriptions servent à prévoir l’accueil, les besoins alimentaires et les quantités à livrer. Enfin, testez chaque lumière et communiquez les informations pratiques aux participants avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Vérifier le permis et la déclaration
3
Confirmer le lieu de départ
4
Définir les points de repos le long de l’itinéraire
2 personnes
5
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir les inscriptions
9
Publier la carte du parcours
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Faire les réservations
14
Confirmer les livraisons
15
Vérifier les prévisions météo
16
Envoyer les informations aux participants
17
Concevoir les panneaux de direction
18
Imprimer le programme
19
Imprimer les panneaux d’itinéraire
20
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes
21
Tester les lumières
3 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Remplir les glacières
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Emballer le service traiteur
2 personnes
26
Rassembler le matériel
3 personnes
27
Distribuer les numéros de téléphone

Événement

28
Balisage du départ
4 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Baliser l’itinéraire
4 personnes
33
Aménager des points de repos
4 personnes
34
Installer le comptoir d'information
2 personnes
35
Aménager le vestiaire
2 personnes
36
Distribuer des lumières
4 personnes
37
Enregistrer les participants
3 personnes
38
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
41
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
42
Donner le signal de départ
43
Encadrer le défilé
8 personnes
44
Encadrer le groupe de tête
2 personnes
45
Encadrer la fin de course
2 personnes
46
Surveiller les passages piétons
4 personnes
47
Tenir le point de repos
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
50
Réparer les guirlandes lumineuses
2 personnes
51
Prendre des photos
52
Enregistrer les objets trouvés
53
Accueillir les arrivées
4 personnes
54
Nettoyer le lieu final
4 personnes
55
Préparer le programme de la soirée
3 personnes
56
Lancer la musique
57
Servir des boissons chaudes
3 personnes
58
Servir les en-cas du soir
3 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Vérifier l’éclairage d’ambiance
2 personnes
61
Annoncer la fin et la clôture

Suivi

62
Éteindre l’éclairage
2 personnes
63
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
64
Démonter les tentes de fête
4 personnes
65
Collecter les déchets
5 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Vérifier l'itinéraire
2 personnes
69
Sécher et compter le matériel
2 personnes
70
Nettoyer les glacières
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Gérer les objets trouvés
73
Ranger les stocks restants
2 personnes
74
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
75
Envoyer le message aux participants
76
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 12
Lanternes LEDqté 20
Lumières à batterieqté 180
Torches LEDqté 24
Bâtons lumineuxqté 200
Piles AA de rechangeqté 48
Piles de rechange AAAqté 48
Lampes de pocheqté 12
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Batteries externesqté 6
Chargeurs de téléphone portableqté 6
Mégaphone à mainqté 2
Talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Thermosqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Lanternes en papierqté 30
Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12

Sécurité

Gilets réfléchissantsqté 20
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de sécuritéqté 6
Boîtes de pansementsqté 4
Gants jetablesqté 4

Communication

Panneaux d’orientationqté 30
Panneaux de directionqté 20
Panneaux d'informationqté 6
Cartes du programmeqté 250
Étiquettes nominativesqté 250
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8
Plansqté 30

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Éponges de nettoyageqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Chiffons de nettoyage lavablesqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 6

Autre

Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 8
Cordeqté 4
Parapluiesqté 12
Caisses de rangementqté 20
Boîtes pour objets trouvésqté 3

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire et les démarches administratives en premier. Prévoyez des points de repos clairement indiqués le long du parcours, surtout si le défilé dure plus d’une heure.
Répartissez les bénévoles avant l’ouverture des inscriptions. Gardez des personnes pour le départ, les points de repos, la fermeture du cortège et l’accueil final.
Publiez une carte du parcours avec le lieu de départ, les horaires et les points de repos. Envoyez ces informations au moins 3 jours avant le défilé pour éviter les arrivées dispersées.
Testez toutes les lanternes, guirlandes et lampes à batterie la veille. Stockez des piles AA et AAA de rechange, des lampes de poche et des batteries externes dans un point facilement accessible.
Préparez les boissons et les en-cas le jour même, puis remplissez les glacières et les thermos juste avant le départ. Comptez les gobelets, assiettes et couverts à partir du nombre d’inscrits, avec une petite marge.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer un défilé aux lampions ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’itinéraire, la circulation, les réservations et le recrutement des bénévoles prennent généralement plus de temps que prévu.
Quand envoyer les invitations pour un défilé aux lampions ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, les besoins alimentaires et les quantités à prévoir.
Combien de bénévoles faut-il pour encadrer le défilé ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 participants, puis ajoutez des personnes dédiées au départ, aux pauses et à la fin du cortège. Pour 60 participants, comptez donc environ 5 à 7 bénévoles.
Que faut-il prévoir en cas de panne d’éclairage ?: Gardez un stock de piles AA et AAA, plusieurs lampes de poche, des lumières à batterie et au moins 2 batteries externes. Faites un test complet la veille et placez le matériel de secours au départ et à un point de repos.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.