Zo organiseer je een lichtjesoptocht

Begin met een vaste datum, een haalbare route en een duidelijke startlocatie. Controleer daarna direct of een vergunning of melding nodig is en stem verkeersmaatregelen af. Plan rustpunten, vrijwilligers en deelnemersinformatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Test alle lichtjes vooraf, inclusief batterijen, zaklampen en eventuele geluidsapparatuur. Zo voorkom je dat de optocht op de avond zelf stilvalt door een onduidelijke route, ontbrekende begeleiding of lege batterijen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunning en melding controleren
3
Startlocatie bevestigen
4
Rustpunten langs route bepalen
2 personen
5
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen openen
9
Routekaart publiceren
10
Dieetwensen verzamelen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Reserveringen maken
14
Leveringen bevestigen
15
Weersverwachting controleren
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Routebordjes ontwerpen
18
Programma afdrukken
19
Routebordjes afdrukken
20
Naamstickers voorbereiden
2 personen
21
Lichtjes testen
3 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Catering verpakken
2 personen
26
Materialen verzamelen
3 personen
27
Telefoonnummers uitdelen

Event

28
Startpunt afzetten
4 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Route markeren
4 personen
33
Rustpunten inrichten
4 personen
34
Informatiebalie inrichten
2 personen
35
Garderobe inrichten
2 personen
36
Lichtjes uitdelen
4 personen
37
Deelnemers registreren
3 personen
38
Naamstickers uitdelen
2 personen
39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
40
Hapjes uitstallen
3 personen
41
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
42
Startsein geven
43
Optocht begeleiden
8 personen
44
Kopgroep begeleiden
2 personen
45
Achterhoede begeleiden
2 personen
46
Oversteekplaatsen bewaken
4 personen
47
Rustpunt bemannen
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes aanvullen
2 personen
50
Lichtjes repareren
2 personen
51
Foto's maken
52
Gevonden voorwerpen registreren
53
Aankomst begeleiden
4 personen
54
Eindlocatie opruimen
4 personen
55
Avondprogramma klaarzetten
3 personen
56
Muziek starten
57
Warme dranken serveren
3 personen
58
Avondhapjes serveren
3 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Sfeerlicht controleren
2 personen
61
Afscheid en sluiting aankondigen

Nazorg

62
Verlichting uitschakelen
2 personen
63
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Afval inzamelen
5 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Route controleren
2 personen
69
Materialen drogen en tellen
2 personen
70
Koelboxen schoonmaken
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen afhandelen
73
Restvoorraad opbergen
2 personen
74
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
75
Deelnemersbericht versturen
76
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 20
Batterijlichtjesaantal 180
LED-fakkelsaantal 24
Glowsticksaantal 200
Reservebatterijen AAaantal 48
Reservebatterijen AAAaantal 48
Zaklampenaantal 12
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 6
Mobiele telefoonladersaantal 6
Handmegafoonaantal 2
Portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Papieren lantaarnsaantal 30
Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 20
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 20
Veiligheidstapeaantal 6
Zakverbanddozenaantal 4
Wegwerphandschoenenaantal 4

Communicatie

Routebordjesaantal 30
Pijlbordjesaantal 20
Informatiebordenaantal 6
Programmakaartenaantal 250
Naamstickersaantal 250
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 8
Plattegrondenaantal 30

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Schoonmaaksponzenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Wasbare poetsdoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 6

Overig

Kabelbindersaantal 200
Ducttapeaantal 8
Schaaraantal 8
Touwaantal 4
Paraplu'saantal 12
Opbergkrattenaantal 20
Gevondenvoorwerpendozenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst vast en plan per rustpunt wat deelnemers nodig hebben. Publiceer een routekaart en zet routebordjes op tijd klaar; deelnemers moeten ook zonder lokale kennis de weg kunnen volgen.
Controleer vergunningen, meldingen en verkeersmaatregelen voordat je aanmeldingen opent. Reken voor het afstemmen met gemeente of wegbeheerder op meerdere weken, zodat je nog kunt bijsturen.
Verdeel vrijwilligers per taak en locatie, niet alleen per algemene rol. Plan bijvoorbeeld begeleiding bij de start, rustpunten en het einde, en geef hen een telefoonnummer, zaklamp of handmegafoon.
Test alle verlichting uiterlijk één week vooraf en vervang lege batterijen meteen. Leg reservebatterijen, powerbanks en zaklampen apart klaar; lichtsnoeren en lantaarns werken buiten niet vanzelf betrouwbaar.
Stuur deelnemersinformatie enkele dagen voor de optocht. Vermeld starttijd, route, rustpunten, kledingadvies, dieet- of cateringinformatie en wat deelnemers zelf moeten meenemen, zodat vragen niet pas bij de start ontstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een lichtjesoptocht te organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf. In die periode kun je route, vergunning of melding, verkeersmaatregelen, vrijwilligers en aanmeldingen regelen; controleer het weer en de leveringen in de laatste week.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lichtjesoptocht?: Plan minimaal 1 vrijwilliger bij de start, 1 bij het einde en 1 per rustpunt. Voeg bij een grote groep extra routebegeleiders toe, zodat niemand alleen verkeers- of veiligheidsproblemen hoeft op te lossen.
Wanneer moet je de verlichting van een lichtjesoptocht testen?: Test alle LED-lichtsnoeren, lantaarns, fakkels en batterijlichtjes uiterlijk 7 dagen vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle en leg reservebatterijen AA en AAA, zaklampen en powerbanks klaar.
Wat regel je voor eten en drinken tijdens een lichtjesoptocht?: Bepaal per rustpunt vooraf hoeveel deelnemers je verwacht en verpak hapjes en drank apart. Vul koelboxen en ijsblokbakken op de dag zelf; bevestig leveringen en reserveringen uiterlijk 3 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.