Cómo organizar una procesión de luces sin perder el control
Una procesión de luces se organiza en dos partes: el recorrido y todo lo que ocurre antes y después. Empieza fijando la fecha, la ruta y el punto de salida; después resuelve permisos, tráfico, voluntarios y descansos. Las luces deben probarse y prepararse con pilas de repuesto antes del día del evento. También necesitas comunicar el mapa, los horarios y las indicaciones de comida con suficiente antelación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y ruta
2 personas
- 2
Comprobar permiso y notificación
- 3
Confirmar el lugar de inicio
- 4
Determinar los puntos de descanso a lo largo de la ruta
2 personas
- 5
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
- 6
Reclutar voluntarios
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Abrir inscripciones
- 9
Publicar mapa de ruta
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Gestionar inscripciones
2 personas
- 12
Asignar voluntarios
2 personas
- 13
Hacer reservas
- 14
Confirmar entregas
- 15
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 16
Enviar información a los participantes
- 17
Diseñar carteles de ruta
- 18
Imprimir el programa
- 19
Imprimir los carteles de ruta
- 20
Preparar etiquetas con nombres
2 personas
- 21
Probar las luces
3 personas
- 22
Hacer la compra
2 personas
- 23
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 24
Preparar aperitivos
4 personas
- 25
Empaquetar el catering
2 personas
- 26
Reunir los materiales
3 personas
- 27
Repartir los números de teléfono
Evento
- 28
Delimitar el punto de salida
4 personas
- 29
Montar mesas
3 personas
- 30
Montar las carpas
4 personas
- 31
Colgar la iluminación
3 personas
- 32
Marcar la ruta
4 personas
- 33
Montar zonas de descanso
4 personas
- 34
Montar el mostrador de información
2 personas
- 35
Montar el guardarropa
2 personas
- 36
Repartir luces
4 personas
- 37
Registrar a los participantes
3 personas
- 38
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
- 39
Preparar café y té
2 personas
- 40
Montar aperitivos
3 personas
- 41
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
- 42
Dar la señal de inicio
- 43
Acompañar el desfile
8 personas
- 44
Guiar al grupo de cabeza
2 personas
- 45
Acompañar al grupo de retaguardia
2 personas
- 46
Vigilar los cruces
4 personas
- 47
Atender el punto de descanso
4 personas
- 48
Rellenar las bebidas
2 personas
- 49
Reponer los aperitivos
2 personas
- 50
Reparar las luces
2 personas
- 51
Tomar fotos
- 52
Registrar objetos perdidos
- 53
Acompañar la llegada
4 personas
- 54
Limpiar el lugar de llegada
4 personas
- 55
Preparar el programa de la noche
3 personas
- 56
Poner la música en marcha
- 57
Servir bebidas calientes
3 personas
- 58
Servir los aperitivos de la noche
3 personas
- 59
Rellenar las bebidas
2 personas
- 60
Comprobar la iluminación ambiental
2 personas
- 61
Anunciar la despedida y el cierre
Seguimiento
- 62
Apagar la iluminación
2 personas
- 63
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 64
Desmontar las carpas
4 personas
- 65
Recoger la basura
5 personas
- 66
Lavar la vajilla
3 personas
- 67
Limpiar el lugar
4 personas
- 68
Comprobar la ruta
2 personas
- 69
Secar y contar los materiales
2 personas
- 70
Limpiar las neveras portátiles
2 personas
- 71
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 72
Gestionar objetos perdidos
- 73
Guardar el stock restante
2 personas
- 74
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
- 75
Enviar mensaje a los participantes
- 76
Compartir fotos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas de cervezacant. 4
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 12
- Faroles LEDcant. 20
- Luces de pilacant. 180
- Antorchas LEDcant. 24
- Barras luminosascant. 200
- Pilas AA de repuestocant. 48
- Pilas AAA de repuestocant. 48
- Linternascant. 12
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
Equipo
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Baterías externascant. 6
- Cargadores de teléfono móvilcant. 6
- Megáfono de manocant. 2
- Walkie-talkiescant. 10
- Baterías externascant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Cucharonescant. 12
- Termoscant. 8
- Jarras de servircant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Bandejas de serviciocant. 12
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 4
- Teterascant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Jarras térmicascant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 10
- Faroles de papelcant. 30
- Mantelescant. 12
- Globoscant. 100
- Pesos para globoscant. 8
- Pizarrascant. 6
- Rotuladores de tizacant. 12
Seguridad
- Chalecos reflectantescant. 20
- Vallas de separacióncant. 12
- Conos de tráficocant. 20
- Cinta de seguridadcant. 6
- Cajas de vendajes en bolsacant. 4
- Guantes desechablescant. 4
Comunicación
- Carteles de rutacant. 30
- Carteles de flechascant. 20
- Paneles informativoscant. 6
- Tarjetas del programacant. 250
- Pegatinas con nombrecant. 250
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 8
- Planoscant. 30
Limpieza
- Escobacant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Cuboscant. 6
- Fregonascant. 6
- Esponjas de limpiezacant. 12
- Pinzas para residuoscant. 4
- Paños de limpieza lavablescant. 24
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de desinfectantecant. 6
Otros
- Bridascant. 200
- Cinta americanacant. 8
- Tijerascant. 8
- Cuerdacant. 4
- Paraguascant. 12
- Cajas de almacenamientocant. 20
- Cajas de objetos perdidoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la ruta antes de abrir las inscripciones. Marca el punto de inicio, los descansos y la llegada en un mapa, y publica una versión que los participantes puedan consultar desde el móvil.
- Comprueba los permisos y la notificación a las autoridades al principio, no durante la última semana. Coordina también las medidas de tráfico y asigna responsables concretos para cada cruce o tramo.
- Prueba todas las guirnaldas, faroles, barras luminosas y linternas al menos 48 horas antes. Lleva pilas AA y AAA de repuesto, baterías externas y linternas para resolver fallos durante el recorrido.
- Asigna voluntarios por funciones y por zonas: salida, descansos, tráfico, comunicación y llegada. Envía sus instrucciones entre 5 y 7 días antes, junto con un teléfono de contacto y el mapa de la ruta.
- Calcula el catering según las inscripciones cerradas y prepara neveras portátiles, termos, vasos y cubiertos el mismo día. Confirma las entregas con 24 horas de antelación y pregunta por preferencias dietéticas antes de comprar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una procesión de luces?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para tener tiempo de fijar la ruta, comprobar permisos, reclutar voluntarios y abrir las inscripciones. Reserva la última semana para confirmar entregas, revisar el pronóstico y enviar la información final.
- ¿Cuándo debo publicar el mapa de la procesión?
- Publícalo en cuanto la ruta esté confirmada, idealmente entre 3 y 4 semanas antes. Envía una versión actualizada a los participantes entre 3 y 5 días antes, especialmente si hay cambios en los puntos de descanso o el tráfico.
- ¿Cuántas personas voluntarias hacen falta para una procesión de luces?
- Como referencia, asigna al menos 1 voluntario por cada punto de descanso y 1 responsable por cada tramo o cruce con tráfico. Añade 2 personas para la salida y 2 para la llegada; con una ruta larga, incorpora un coordinador general y un sustituto.
- ¿Cuándo hay que preparar las luces y las pilas?
- Haz una prueba completa 48 horas antes y vuelve a comprobarlas el día del evento. Prepara las pilas AA y AAA de repuesto, las baterías externas, los cables y las regletas en cajas separadas para encontrarlos rápidamente.
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