Lichterumzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Lichterumzug steht und fällt mit einer klaren Route, sicheren Lichtquellen und gut eingeteilten Helfern. Kläre zuerst Datum, Startort, Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen, bevor du Einladungen verschickst. Öffne die Anmeldung früh genug, damit du Ernährungswünsche, Reservierungen und die benötigte Verpflegung planen kannst. In der letzten Woche prüfst du Wetter, Lieferungen, Beleuchtung und alle Informationen für die Teilnehmenden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Genehmigung und Meldung prüfen
Startort bestätigen
Ruhepunkte entlang der Route festlegen
2 Personen
Verkehrsmaßnahmen abstimmen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Streckenkarte veröffentlichen
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Lieferungen bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerinformationen versenden
Wegweiser gestalten
Programm drucken
Wegweiser drucken
Namensaufkleber vorbereiten
2 Personen
Lichter testen
3 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Catering verpacken
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Telefonnummern verteilen

Event

Startbereich absperren
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Route markieren
4 Personen
Ruhezonen einrichten
4 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Lichter verteilen
4 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
Startsignal geben
Umzug begleiten
8 Personen
Spitzengruppe begleiten
2 Personen
Nachhut begleiten
2 Personen
Übergänge absichern
4 Personen
Ruhebereich betreuen
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Lichter reparieren
2 Personen
Fotos machen
Fundgegenstände registrieren
Ankunft begleiten
4 Personen
Endlocation aufräumen
4 Personen
Abendprogramm bereitstellen
3 Personen
Musik starten
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Abendhäppchen servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Stimmungslicht prüfen
2 Personen
Verabschiedung und Schließung ankündigen

Nachbereitung

Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Müll einsammeln
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Route prüfen
2 Personen
Materialien trocknen und zählen
2 Personen
Kühlboxen reinigen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Restbestand verstauen
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Teilnehmernachricht versenden
Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
BiertischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 20
BatterielichterAnz. 180
LED-FackelnAnz. 24
LeuchtstäbeAnz. 200
AA-ErsatzbatterienAnz. 48
AAA-ErsatzbatterienAnz. 48
TaschenlampenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
PowerbanksAnz. 6
HandyladegeräteAnz. 6
HandmegafonAnz. 2
FunkgeräteAnz. 10
PowerbanksAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServiertablettsAnz. 12
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermokannenAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
PapierlaternenAnz. 30
TischdeckenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 8
KreidetafelnAnz. 6
KreidestifteAnz. 12

Sicherheit

WarnwestenAnz. 20
AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 20
SicherheitsbandAnz. 6
Verbandkästen für TaschenAnz. 4
EinweghandschuheAnz. 4

Kommunikation

WegweiserAnz. 30
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 6
ProgrammkartenAnz. 250
NamensaufkleberAnz. 250
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 8
PläneAnz. 30

Reinigung

BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
ReinigungsschwämmeAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
Waschbare PutztücherAnz. 24
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 6

Sonstiges

KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 8
SchereAnz. 8
SeilAnz. 4
RegenschirmeAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 20
FundkistenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route, Startort und Ruhepunkte mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfe anschließend, ob eine Genehmigung oder Meldung nötig ist, und stimme Verkehrsmaßnahmen rechtzeitig ab.
Plane für je 15 bis 20 Teilnehmende mindestens eine eingeteilte Hilfsperson ein. Weise Helfer vorab den Bereichen Route, Startort, Verpflegung und Schlussgruppe zu, statt Aufgaben erst vor Ort zu verteilen.
Teste LED-Lichterketten, Laternen, Fackeln und Leuchtstäbe spätestens 3 Tage vorher. Lege AA- und AAA-Ersatzbatterien, Taschenlampen und Powerbanks gesammelt am Startort bereit.
Kalkuliere Getränke und Snacks nach der Anmeldezahl und packe sie am Veranstaltungstag in Kühlboxen und Thermoskannen. Ernährungswünsche solltest du spätestens 7 Tage vorher erfassen, damit beim Catering nichts fehlt.
Schicke Streckenkarte, Treffpunkt, Startzeit und Hinweise zur Beleuchtung 3 bis 5 Tage vor dem Umzug. Drucke Wegweiser, Programm und Namensaufkleber vorher und bewahre sie trocken in beschrifteten Umschlägen auf.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Lichterumzug anmelden?: Öffne die Anmeldung idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 2 Wochen, um Anmeldungen zu bearbeiten, Ernährungswünsche zu erfassen und Helfer einzuteilen.
Wie viele Helfer braucht ein Lichterumzug?: Plane etwa eine Hilfsperson pro 15 bis 20 Teilnehmende ein, zusätzlich mindestens zwei Personen für Start und Schluss. Bei einer längeren Route oder mehreren Ruhepunkten brauchst du entsprechend mehr Unterstützung.
Wann sollte man die Lichter für den Umzug testen?: Teste alle Lichter spätestens 3 Tage vorher und wiederhole den kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag. Halte Ersatzbatterien sowie mindestens zwei Taschenlampen am Startort bereit.
Was muss man den Teilnehmern vor dem Lichterumzug mitteilen?: Sende die wichtigsten Informationen 3 bis 5 Tage vorher: Startort, Treffzeit, Route, Ruhepunkte, Wetterhinweise und benötigte Beleuchtung. Ergänze eine Telefonnummer für kurzfristige Änderungen.

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