Eine Autotour Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Autotour entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf, sondern auch die Vorbereitung an Start und Ziel. Lege zuerst Datum, Route und Ausweichstrecke fest und prüfe die Verkehrssicherheit Abschnitt für Abschnitt. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Anmeldung und Verpflegung. Kurz vor dem Termin brauchst du vor allem klare Startkarten, ein fehlerfreies Routenheft, getestete Kommunikationsmittel und einen Plan für Pannen oder gesperrte Straßen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Start- und Zielort bestätigen
2 Personen
3
Route auf Verkehrssicherheit prüfen
3 Personen
4
Alternative Route festlegen
2 Personen
5
Genehmigungen und Meldungen einreichen
6
Versicherungsschutz prüfen
7
Teilnehmerregistrierung öffnen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
12
Routengenehmigungen bestätigen
13
Catering reservieren
2 Personen
14
Location-Ausstattung reservieren
15
Teilnehmerliste aktualisieren
2 Personen
16
Startnummern zuweisen
2 Personen
17
Routenheft zusammenstellen
2 Personen
18
Streckenheft Korrektur lesen
2 Personen
19
Routenbuch drucken lassen
20
Pfeile und Wegweiser anbringen
3 Personen
21
Verkehrsmaterialien überprüfen
2 Personen
22
Pannenprotokoll für das Auto erstellen
2 Personen
23
Notrufnummern sammeln
24
Kommunikationsmittel testen
2 Personen
25
Startkarten vorbereiten
2 Personen
26
Armbänder und Badges sortieren
2 Personen
27
Preise und Erinnerungsstücke einkaufen
28
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
29
Drucksachen nach Startgruppe sortieren
2 Personen
30
Route noch einmal abfahren
2 Personen
31
Wettervorhersage prüfen
32
Einkaufen gehen
3 Personen
33
Getränke kühlen
2 Personen
34
Catering vorbereiten
3 Personen
35
Material zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
36
Start- und Zielbereich absperren
3 Personen
37
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
38
Partyzelte aufbauen
4 Personen
39
Registriertische aufbauen
2 Personen
40
Wegweiser aufstellen
4 Personen
41
Verkehrskegel aufstellen
3 Personen
42
Startnummern anbringen
3 Personen
43
Routenbücher bereitlegen
2 Personen
44
Empfangsbereich dekorieren
2 Personen
45
Kaffee- und Getränkestand einrichten
2 Personen
46
Erste-Hilfe- und Pannen-Set bereitlegen
2 Personen

Event

47
Teilnehmende empfangen
4 Personen
48
Anwesenheit erfassen
3 Personen
49
Startnummern ausgeben
3 Personen
50
Streckenbücher verteilen
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Fahranweisungen geben
2 Personen
53
Autos gruppenweise starten lassen
4 Personen
54
Abfahrtsregistrierung führen
2 Personen
55
Routeposten besetzen
4 Personen
56
Pannenhilfe erreichbar halten
2 Personen
57
Finisher empfangen
3 Personen
58
Zielerfassung führen
2 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Snacks servieren
3 Personen
61
Geschirr sammeln
2 Personen
62
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
63
Ergebnisse und Preise präsentieren
2 Personen
64
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

65
Wegweiser abholen
4 Personen
66
Verkehrskegel abholen
3 Personen
67
Gelände räumen
4 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
69
Partyzelte abbauen
4 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
72
Location reinigen
3 Personen
73
Materialien trocken lagern
2 Personen
74
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Wegweiser prüfen und reinigen
2 Personen
76
Restbestand inventarisieren
2 Personen
77
Teilnehmerdaten archivieren
78
Fundgegenstände registrieren
79
Dankesnachricht versenden
80
Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappTischeAnz. 6
StühleAnz. 50
BarhockerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 6
TischdeckenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierschalenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 3

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
HandyladegeräteAnz. 4
Handmegafon

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 4
LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 8

Route und Sicherheit

WegweiserAnz. 40
WegweiserAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 30
AbsperrbandAnz. 6
WarnwestenAnz. 12
WarndreieckeAnz. 4
SicherheitshämmerAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
NotfalldeckenAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 2
StartflaggenAnz. 2
ParkplatzsperrenAnz. 12

Registrierung

StartnummernAnz. 50
RoutenbücherAnz. 55
StartkartenAnz. 55
TeilnehmerausweiseAnz. 60
ArmbänderAnz. 60
StiftesetsAnz. 10
KlemmbretterAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 8
PreisbänderAnz. 6
PreiseAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 6
Willkommensschild
Pfeilboard Ziel

Küche

EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
MessbecherAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 10

Reinigung

SpülbeckenAnz. 3
SpülbeckenAnz. 2
SchwämmeAnz. 10
PutzlappenAnz. 12
BesensetsAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Route mindestens 6 bis 8 Wochen vorher und fahre sie einmal vollständig ab. Prüfe dabei enge Stellen, Baustellen, Parkmöglichkeiten und eine realistische Ausweichstrecke.
Kläre Genehmigungen, Meldungen und Versicherung, bevor du Einladungen verschickst. Für jeden Streckenabschnitt sollte feststehen, wer bei einer Sperrung oder einem Unfall entscheidet.
Schließe die Anmeldung etwa 10 Tage vor der Tour und aktualisiere die Teilnehmerliste bis zum Vortag. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, Startnummern und die erreichbaren Telefonnummern.
Lass das Routenheft spätestens eine Woche vorher korrekturlesen und drucken. Kontrolliere besonders Abzweigungen, Kilometerangaben, Zieladresse und die Reihenfolge der Wegweiser.
Teste Funkgeräte, Handyladegeräte und das Handmegafon am Vortag an der vorgesehenen Startstelle. Lege Warnwesten, Verkehrskegel, Absperrband und Warndreiecke so bereit, dass Helfer sie ohne Suche ausgeben können.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Autotour organisieren?: Beginne etwa 8 Wochen vorher mit Datum, Route, Start- und Zielort. Genehmigungen, Versicherung und Catering sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wie viele Ausweichrouten braucht eine Autotour?: Plane mindestens eine vollständige Alternative für die gesamte Strecke und notiere zusätzlich kurze Umfahrungen für bekannte Engstellen. Prüfe die Ausweichroute vor der Tour mit demselben Sicherheitsmaßstab wie die Hauptstrecke.
Wann müssen Teilnehmer einer Autotour angemeldet sein?: Setze den Anmeldeschluss ungefähr 10 Tage vor dem Start. So bleiben noch mehrere Tage, um Teilnehmerliste, Startnummern, Routenhefte und Verpflegung an die tatsächliche Zahl anzupassen.
Was braucht man bei einer Autotour für Pannen und Notfälle?: Erstelle pro Fahrzeug oder Team ein Pannenprotokoll und sammle alle Notrufnummern spätestens eine Woche vorher. Am Start sollten Warnwesten, Warndreiecke, Sicherheitshämmer und getestete Kommunikationsmittel verfügbar sein.

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