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Bierbike-Tour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Bierbike-Tour steht und fällt mit einer abgestimmten Route, festen Haltepunkten und einem klaren Ablauf. Buche das Bierbike und den Startort frühzeitig, kläre die Teilnehmerzahl und verschicke Route und Zeiten rechtzeitig. Am Tourtag brauchst du neben Getränken und Snacks auch eine Sicherheitsunterweisung, Helme und Warnwesten. Diese Checkliste führt dich von den ersten Einladungen bis zum Empfang der Gruppe.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmer einladen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Bierbike reservieren

  • Startort reservieren

  • Haltepunkte reservieren

  • Fahrradroute ausarbeiten

    2 Personen

  • Route vorab abfahren

    2 Personen

  • Teilnehmerliste abschließen

  • Route und Zeiten senden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

  • Bierbike prüfen

    2 Personen

  • Startort aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Getränke bereitstellen

    3 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit abhaken

  • Sicherheitsbriefing geben

    2 Personen

  • Fahrradhelme und Westen ausgeben

    2 Personen

  • Bierbike betreuen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Wasser verteilen

  • Nüchterne Begleitung einsetzen

    2 Personen

  • Endziel betreuen

    3 Personen

  • Teilnehmer sicher abreisen lassen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Bierbike reinigen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Kühlboxen und Becher reinigen

    2 Personen

  • Wegweiser entfernen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BiertischeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 8

Ausstattung

  • Bierfahrrad
  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 16
  • Tragbarer Lautsprecher
  • PowerbanksAnz. 2
  • LadekabelAnz. 4

Werkzeug

  • Fahrradpumpe
  • Fahrradreparaturset
  • Ratschenschlüsselsatz
  • KabelbinderAnz. 30

Route und Sicherheit

  • WegweiserAnz. 12
  • WarnwestenAnz. 6
  • FahrradhelmeAnz. 25
  • TaschenlampenAnz. 6
  • Erste-Hilfe-Koffer
  • NotfalldeckenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 40
  • Mehrweg-TellerAnz. 30
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 30
  • ServiertablettsAnz. 4

Küche

  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • LebensmittelzangenAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • HandtücherAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Bierbike, Startort und Haltepunkte, sobald der Termin steht. Plane zusätzlich Zeit für eine Probefahrt der Route ein, damit Steigungen, Baustellen und enge Stellen nicht erst während der Tour auffallen.
  • Schließe die Teilnehmerliste einige Tage vor dem Termin ab und erfasse Ernährungswünsche separat. So kannst du Snacks, Mehrweg-Geschirr und Getränke passend zur tatsächlichen Gruppengröße vorbereiten.
  • Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und nochmals am Morgen der Tour. Getränke sollten vor dem Start vollständig gekühlt sein; Kühlboxen und Kühlelemente brauchen dafür mehrere Stunden Vorlauf.
  • Richte den Startort mindestens 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gruppe ein. Stelle Tische, Sitzgelegenheiten, Wegweiser, Getränke und Snacks bereit, damit Anmeldung und Ausgabe nicht gleichzeitig improvisiert werden müssen.
  • Plane vor dem Losfahren ein kurzes Sicherheitsbriefing ein. Zähle die Teilnehmenden ab, gib Helme und Warnwesten aus und kontrolliere Bierbike, Fahrradpumpe sowie Reparaturset, bevor die Gruppe startet.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Bierbike-Tour buchen?
Buche das Bierbike idealerweise 4 bis 8 Wochen vor dem gewünschten Termin. Für größere Gruppen oder beliebte Wochenenden solltest du noch früher anfragen, weil auch Startort und Haltepunkte abgestimmt werden müssen.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Bierbike-Tour?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und passe die Menge an Tourdauer, Wetter und Gruppengröße an. Plane zusätzlich alkoholfreie Getränke ein und kühle alles mehrere Stunden vor dem Start.
Wann sollte ich die Route für die Bierbike-Tour festlegen?
Lege die Route spätestens 1 bis 2 Wochen vorher fest und fahre sie einmal ab. Prüfe dabei Haltepunkte, Baustellen, Steigungen und die voraussichtliche Fahrzeit, bevor du die Informationen an alle Teilnehmenden sendest.
Was muss ich am Tag der Bierbike-Tour zuerst erledigen?
Sei mindestens 30 Minuten vor dem vereinbarten Treffpunkt vor Ort. Baue den Startbereich auf, stelle Wegweiser und Verpflegung bereit, hake die Anwesenheit ab und führe das Sicherheitsbriefing vor dem Start durch.

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