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Autotour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Autotour steht und fällt mit einer geprüften Strecke und klarer Kommunikation. Lege Route, Start und Ziel früh fest und plane immer eine Ausweichstrecke ein. Neben Anmeldungen und Verpflegung werden oft Genehmigungen, Versicherungsschutz und eine verständliche Streckenbeschreibung zu spät erledigt. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Ausgabe der Startkarten und zur Sicherheitskontrolle am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Start- und Zielort bestätigen

    2 Personen

  • Route auf Verkehrssicherheit prüfen

    3 Personen

  • Alternative Route festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen und Meldungen einreichen

  • Versicherungsschutz prüfen

  • Teilnehmerregistrierung öffnen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Routengenehmigungen bestätigen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Location-Ausstattung reservieren

  • Teilnehmerliste aktualisieren

    2 Personen

  • Startnummern zuweisen

    2 Personen

  • Routenheft zusammenstellen

    2 Personen

  • Streckenheft Korrektur lesen

    2 Personen

  • Routenbuch drucken lassen

  • Pfeile und Wegweiser anbringen

    3 Personen

  • Verkehrsmaterialien überprüfen

    2 Personen

  • Pannenprotokoll für das Auto erstellen

    2 Personen

  • Notrufnummern sammeln

  • Kommunikationsmittel testen

    2 Personen

  • Startkarten vorbereiten

    2 Personen

  • Armbänder und Badges sortieren

    2 Personen

  • Preise und Erinnerungsstücke einkaufen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Drucksachen nach Startgruppe sortieren

    2 Personen

  • Route noch einmal abfahren

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Material zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Start- und Zielbereich absperren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Registriertische aufbauen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Verkehrskegel aufstellen

    3 Personen

  • Startnummern anbringen

    3 Personen

  • Routenbücher bereitlegen

    2 Personen

  • Empfangsbereich dekorieren

    2 Personen

  • Kaffee- und Getränkestand einrichten

    2 Personen

  • Erste-Hilfe- und Pannen-Set bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    3 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Streckenbücher verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Fahranweisungen geben

    2 Personen

  • Autos gruppenweise starten lassen

    4 Personen

  • Abfahrtsregistrierung führen

    2 Personen

  • Routeposten besetzen

    4 Personen

  • Pannenhilfe erreichbar halten

    2 Personen

  • Finisher empfangen

    3 Personen

  • Zielerfassung führen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Abfall zwischendurch entfernen

    2 Personen

  • Ergebnisse und Preise präsentieren

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser abholen

    4 Personen

  • Verkehrskegel abholen

    3 Personen

  • Gelände räumen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien trocken lagern

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Wegweiser prüfen und reinigen

    2 Personen

  • Restbestand inventarisieren

    2 Personen

  • Teilnehmerdaten archivieren

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesnachricht versenden

  • Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappTischeAnz. 6
  • StühleAnz. 50
  • BarhockerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 3

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KabeltrommelnAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 8
  • HandyladegeräteAnz. 4
  • Handmegafon

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 8

Route und Sicherheit

  • WegweiserAnz. 40
  • WegweiserAnz. 20
  • VerkehrskegelAnz. 30
  • AbsperrbandAnz. 6
  • WarnwestenAnz. 12
  • WarndreieckeAnz. 4
  • SicherheitshämmerAnz. 2
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • NotfalldeckenAnz. 6
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • StartflaggenAnz. 2
  • ParkplatzsperrenAnz. 12

Registrierung

  • StartnummernAnz. 50
  • RoutenbücherAnz. 55
  • StartkartenAnz. 55
  • TeilnehmerausweiseAnz. 60
  • ArmbänderAnz. 60
  • StiftesetsAnz. 10
  • KlemmbretterAnz. 6
  • AufbewahrungsboxenAnz. 8
  • PreisbänderAnz. 6
  • PreiseAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 100
  • BallongewichteAnz. 6
  • Willkommensschild
  • Pfeilboard Ziel

Küche

  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltedosenAnz. 10

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 3
  • SpülbeckenAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 10
  • PutzlappenAnz. 12
  • BesensetsAnz. 2
  • BodenabzieherAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe die Route nicht nur auf der Karte: Fahre sie vorab ab und kontrolliere enge Stellen, Baustellen, schlechte Straßenabschnitte und mögliche Haltepunkte. Lege für die gesamte Strecke eine alternative Route fest.
  • Kläre Genehmigungen und Meldungen mehrere Wochen vor dem Start. Bestätige die Freigaben anschließend noch einmal, damit eine kurzfristige Streckensperrung nicht erst am Veranstaltungstag auffällt.
  • Erfasse bei der Anmeldung neben den Namen auch Ernährungswünsche und eine erreichbare Handynummer. Aktualisiere die Teilnehmerliste bis kurz vor dem Start und teile jedem Fahrzeug eine Startnummer zu.
  • Plane pro Fahrzeug ein Pannenprotokoll und eine Liste mit Notrufnummern ein. Teste Funkgeräte und andere Kommunikationsmittel vor Beginn; bei einer Kolonne sollte außerdem klar sein, wer vorne und hinten fährt.
  • Bereite das Routenheft mindestens einige Tage vor der Tour vor, lasse es Korrektur lesen und drucke die endgültige Version erst danach. Startkarten, Wegweiser, Warnwesten, Verkehrskegel und Warndreiecke gehören am Vorabend an einen festen Ausgabe- und Kontrollplatz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Autotour planen?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Route, Start- und Zielort. Genehmigungen, Versicherungsschutz, Catering und die Anmeldung sollten spätestens drei bis vier Wochen vor dem Start angestoßen sein.
Wie viele Fahrzeuge braucht man für eine Autotour?
Das hängt von der Gruppengröße und dem Platz in den Fahrzeugen ab. Plane zusätzlich ein Fahrzeug oder eine Person als Schlussfahrzeug ein, damit liegengebliebene Teilnehmer nicht unbemerkt zurückbleiben.
Was muss in ein Routenheft für eine Autotour?
Nimm die geprüfte Strecke, Abbiegehinweise, wichtige Haltepunkte, Notrufnummern und die Kommunikationsregeln auf. Lasse das Heft mindestens zwei bis drei Tage vor der Tour Korrektur lesen und drucke danach die endgültige Fassung.
Welche Sicherheitsausrüstung braucht eine Autotour?
Halte für die Streckenposten und das Begleitteam unter anderem Warnwesten, Warndreiecke, Verkehrskegel, Absperrband und Taschenlampen bereit. Prüfe die Ausrüstung am Vortag und teste Funkgeräte sowie Ladegeräte vor dem Start.

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