Laufwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Laufwettbewerb braucht mehr als eine markierte Start- und Ziellinie. Du musst den Wettkampfort sichern, die Strecke genehmigen lassen, Verkehrsregler einteilen und die Zeitmessung rechtzeitig reservieren. Gleichzeitig laufen Anmeldung, Werbung, Helferplanung und die Bestellung von Medaillen und Startnummern. Diese Checkliste ordnet die 71 Aufgaben und 61 benötigten Dinge so, dass am Veranstaltungstag nichts Entscheidendes fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampfort reservieren
Wettkampfstrecken festlegen
2 Personen
Parcours aufbauen
3 Personen
Genehmigung beantragen
Verkehrsplan einreichen
Verkehrsregler einteilen
Startnummern entwerfen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Lokale Werbung verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Freiwillige anmelden
Streckenkarte veröffentlichen
Preise und Medaillen bestellen
Zeitmessung reservieren
Verkehrsschilder reservieren
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Volunteer-Briefing vorbereiten
Parcours erneut inspizieren
3 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
Freiwillige informieren

Event

Start- und Zielbereich absperren
4 Personen
Stände und Zelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldebereich einrichten
3 Personen
Zeiterfassung installieren
2 Personen
Beschallungsanlage aufstellen
2 Personen
Wasserstation einrichten
3 Personen
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
Parcours ausschildern
6 Personen
Verkehrsschilder aufstellen
6 Personen
Parkplätze markieren
3 Personen
Freiwillige anmelden
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Startpakete bereitlegen
3 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Letzte Änderungen einarbeiten
2 Personen
Teilnehmer zum Start begleiten
3 Personen
Startbereich kontrollieren
3 Personen
Laufwettbewerb starten
4 Personen
Verkehrsposten besetzen
10 Personen
Zielregistrierung durchführen
4 Personen
Wasser verteilen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Erste-Hilfe-Anfragen aufnehmen
2 Personen
Finisher zur Erholungszone begleiten
2 Personen
Ergebnisse prüfen
2 Personen
Preise und Medaillen bereitlegen
2 Personen
Sieger ehren
3 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmer informieren
2 Personen
Strecke freigeben
3 Personen
Verkehrsschilder entfernen
6 Personen
Wegweiser einsammeln
4 Personen

Nachbereitung

Start- und Zielbereich abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Zeiterfassung sichern
2 Personen
Beschallungsanlage abkoppeln
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Ergebnisse archivieren
Teilnehmermail versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 30
BiertischeAnz. 4
Startbogen
AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

StartnummernAnz. 250
StartnummernbänderAnz. 250
TeilnehmermedaillenAnz. 220
PokalpreiseAnz. 12
Parcours-SchilderAnz. 35
WegweiserAnz. 45
AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 40
StartlinienbandAnz. 2
Ziellinie-BandAnz. 2
StreckenpylonenAnz. 30
Zeitmesssystem
Ersatz-StoppuhrenAnz. 3
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
KlebebandrollenAnz. 10
KühlboxenAnz. 6
TrinkwasserkanisterAnz. 8
Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 400
StoppuhrenAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 20
KühlkompressenAnz. 20
EinweghandschuheAnz. 100

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
FunkgeräteAnz. 12
MegafoneAnz. 3
Mobile LadegeräteAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Geschirr

ThermoskannenAnz. 6
KaffeebecherAnz. 250
PapptellerAnz. 250
HolzbestecksetsAnz. 250

Catering

KühlcontainerAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ScherenAnz. 6
LagerboxenAnz. 12
WasserkocherAnz. 2

Reinigung

MüllbeutelhalterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
ToilettenpapierhalterAnz. 4

Tipps

Beantrage Genehmigung und Verkehrsplan mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Lauf. Kläre dabei auch, wann Straßen gesperrt werden und wie viele Verkehrsregler du brauchst.
Reserviere das Zeitmesssystem frühzeitig und halte Ersatz-Stoppuhren bereit. Prüfe die Technik spätestens am Vortag auf Start, Zwischenzeiten und Zielerfassung.
Veröffentliche die Streckenkarte zusammen mit dem Anmeldeformular. Sortiere Startnummern und Starterpakete mindestens einen Tag vorher nach Teilnehmerliste, damit die Ausgabe nicht zum Engpass wird.
Plane pro Helfer eine klare Position und einen kurzen Einsatzauftrag ein. Das Volunteer-Briefing sollte spätestens am Vorabend stattfinden und Strecke, Notfallweg, Trinkstellen sowie die Kommunikation abdecken.
Kontrolliere den Parcours am Veranstaltungstag zweimal: einmal beim Aufbau und erneut kurz vor dem Start. Zähle Schilder, Wegweiser, Absperrgitter und Verkehrskegel an jeder kritischen Abzweigung nach.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Laufwettbewerb anmelden und genehmigen lassen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Genehmigung, Verkehrsplan und Reservierung des Wettkampforts. Bei Straßensperrungen oder vielen Teilnehmenden solltest du zusätzlich 2 bis 4 Wochen Puffer einplanen.
Wie viele Helfer braucht ein Laufwettbewerb?: Plane mindestens einen Helfer pro wichtiger Streckenposition und zusätzlich 2 bis 4 Personen für Startnummernausgabe, Zielbereich und Verpflegung ein. Für jede Abzweigung mit Verkehr brauchst du einen eingeplanten Verkehrsregler statt einer spontanen Ersatzlösung.
Wann sollte ich Startnummern und Starterpakete vorbereiten?: Entwirf und bestelle die Startnummern mehrere Wochen vorher und sortiere sie spätestens am Vortag nach der Teilnehmerliste. Starterpakete lassen sich am selben Tag nur dann zuverlässig ausgeben, wenn sie bereits vollständig zusammengestellt sind.
Wie viel Trinkwasser brauche ich für einen Laufwettbewerb?: Rechne für die Ausgabe mindestens mit 0,3 bis 0,5 Litern Wasser pro Teilnehmendem und halte zusätzlich Reserve für Helfer und warmes Wetter bereit. Fülle Trinkwasserkanister und Kühlboxen spätestens am Morgen des Wettkampfs und verteile die Becher vor dem Start.

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