LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een hardloopwedstrijd organiseren

Een hardloopwedstrijd organiseren begint niet bij de startboog, maar bij de locatie, afstanden en vergunningen. Daarna leg je het parcours, verkeersplan, tijdregistratie en de communicatie met deelnemers vast. In de laatste weken draait alles om aantallen controleren, startpakketten samenstellen en vrijwilligers instrueren. Deze checklist helpt je de 71 taken in de juiste volgorde af te werken, van eerste reservering tot parcoursinspectie en wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Wedstrijdlocatie reserveren

  • Wedstrijdafstanden vaststellen

    2 personen

  • Parcours uitzetten

    3 personen

  • Vergunning aanvragen

  • Verkeersplan indienen

  • Verkeersregelaars vastleggen

  • Startnummers ontwerpen

  • Inschrijfformulier publiceren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Lokale promotie verspreiden

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Vrijwilligers inschrijven

  • Routekaart publiceren

  • Prijzen en medailles bestellen

  • Tijdregistratie reserveren

  • Verkeersborden reserveren

  • Weersverwachting controleren

  • Deelnemerslijst controleren

    2 personen

  • Startnummers sorteren

    2 personen

  • Vrijwilligersbriefing voorbereiden

  • Parcours opnieuw inspecteren

    3 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Routeborden voorbereiden

    2 personen

  • Startpakketten samenstellen

    4 personen

  • Vrijwilligers informeren

Event

  • Start- en finishterrein afzetten

    4 personen

  • Kramen en tenten opbouwen

    6 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Inschrijfbalie inrichten

    3 personen

  • Tijdregistratie installeren

    2 personen

  • Geluidsinstallatie plaatsen

    2 personen

  • Waterpost inrichten

    3 personen

  • EHBO-tafel inrichten

    2 personen

  • Parcours bewegwijzeren

    6 personen

  • Verkeersborden plaatsen

    6 personen

  • Parkeerplaatsen markeren

    3 personen

  • Vrijwilligers aanmelden

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Startpakketten klaarleggen

    3 personen

  • Deelnemers registreren

    4 personen

  • Startnummers uitgeven

    3 personen

  • Laatste wijzigingen verwerken

    2 personen

  • Deelnemers naar start begeleiden

    3 personen

  • Startvak controleren

    3 personen

  • Hardloopwedstrijd starten

    4 personen

  • Verkeersposten bemannen

    10 personen

  • Finishregistratie uitvoeren

    4 personen

  • Water uitdelen

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • EHBO-verzoeken opvangen

    2 personen

  • Finishers naar herstelzone begeleiden

    2 personen

  • Uitslagen controleren

    2 personen

  • Prijzen en medailles klaarleggen

    2 personen

  • Winnaars huldigen

    3 personen

  • Uitslagen publiceren

  • Deelnemers informeren

    2 personen

  • Parcours vrijgeven

    3 personen

  • Verkeersborden verwijderen

    6 personen

  • Routeborden verzamelen

    4 personen

Nazorg

  • Start- en finishterrein afbreken

    6 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Terrein schoonmaken

    4 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Tijdregistratie veiligstellen

    2 personen

  • Geluidsinstallatie afkoppelen

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opslaan

    2 personen

  • Uitslagen archiveren

  • Deelnemersmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Klaptafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 30
  • Biertafelsaantal 4
  • Startboog
  • Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

  • Startnummersaantal 250
  • Startnummerbandjesaantal 250
  • Deelnemersmedaillesaantal 220
  • Prijzenbekersaantal 12
  • Parcoursbordenaantal 35
  • Pijlbordenaantal 45
  • Afzethekkenaantal 20
  • Verkeerskegelsaantal 40
  • Startlijnlintaantal 2
  • Finishlintaantal 2
  • Routepionnenaantal 30
  • Tijdregistratiesysteem
  • Reservechronometersaantal 3
  • Klembordenaantal 6
  • Pennenaantal 30
  • Plakbandrollenaantal 10
  • Koelboxenaantal 6
  • Drinkwaterjerrycansaantal 8
  • Herbruikbare drinkbekersaantal 400
  • Stopwatchesaantal 6
  • EHBO-koffersaantal 2
  • Reddingsdekensaantal 20
  • IJscompressenaantal 20
  • Wegwerphandschoenenaantal 100

Apparatuur

  • Draagbare speakersaantal 2
  • Microfoon
  • Mengpaneel
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Powerbanksaantal 6
  • Portofoonsaantal 12
  • Megafonenaantal 3
  • Mobiele opladersaantal 6

Verlichting

  • Ledlampenaantal 8
  • Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

  • Thermoskannenaantal 6
  • Koffiebekersaantal 250
  • Papieren bordenaantal 250
  • Houten besteksetsaantal 250

Catering

  • Koelcontainersaantal 4
  • Serveerbladenaantal 8
  • Waterkannenaantal 8
  • Boodschappen

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Broodmessenaantal 4
  • Scharenaantal 6
  • Opslagboxenaantal 12
  • Waterkokersaantal 2

Schoonmaak

  • Afvalzakhoudersaantal 8
  • Bezemsetsaantal 3
  • Vuilnisgrijpersaantal 4
  • Emmersaantal 4
  • Dweilenaantal 4
  • Handzeepdispensersaantal 4
  • Toiletpapierhoudersaantal 4

Tips

  • Vraag de vergunning en het verkeersplan ruim vóór de wedstrijddatum aan. Regel daarna pas definitief de verkeersregelaars en verkeersborden, zodat de route en afsluitingen op elkaar aansluiten.
  • Reserveer tijdregistratie vroeg en leg minstens één reservechronometer klaar. Controleer vooraf hoeveel deelnemers worden verwacht en test het systeem tijdens een proefopstelling.
  • Maak startpakketten niet op het laatste moment. Sorteer startnummers op nummer of afstand en leg startnummerbandjes, deelnemerslijst, klemborden en pennen samen bij de uitgifte.
  • Inspecteer het parcours opnieuw in de laatste week en nogmaals op de wedstrijddag. Controleer vooral kruisingen, pijlborden, routepionnen, afzethekken en plekken waar deelnemers kunnen afsnijden.
  • Plan drinken en afval mee in de route. Zet drinkwaterjerrycans, koelboxen en herbruikbare bekers klaar en spreek vooraf af wie aanvult en wie de afvalbakken leegt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hardloopwedstrijd organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met de locatie, afstanden en vergunning. Reserveer tijdregistratie, verkeersregelaars en materialen uiterlijk 8 tot 12 weken voor de wedstrijddag.
Wanneer moet ik een vergunning voor een hardloopwedstrijd aanvragen?
Dien de aanvraag in zodra route en datum voorlopig vaststaan, meestal minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Bij verkeersmaatregelen of meerdere wegafsluitingen kan een langere behandeling nodig zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een hardloopwedstrijd?
Reken naast de organisatie op minimaal 1 vrijwilliger per belangrijk kruispunt of verkeerspost, plus medewerkers voor inschrijving, start, finish, drinken en prijzen. Maak de definitieve indeling zodra de route en het deelnemersaantal bekend zijn, bij voorkeur 2 weken vooraf.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en startnummers controleren?
Controleer de deelnemerslijst 1 week vooraf en nogmaals 1 tot 2 dagen voor de wedstrijd. Sorteer de startnummers daarna per afstand of nummerreeks en houd enkele nummers en bandjes apart voor late wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!