Checklist para organizar una carrera sin olvidar nada
Organizar una carrera requiere coordinar el recorrido, los permisos, las inscripciones y el equipo de salida y meta. Esta checklist reúne las tareas en el orden en que suelen hacerse, desde reservar el recinto y definir las distancias hasta preparar los dorsales y los kits de inicio. También contempla lo que suele quedarse para el último momento: tráfico, voluntarios, señales, cronometraje, agua y previsión meteorológica. Úsala como hoja de ruta y ajusta los plazos al tamaño de tu carrera.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el recinto de la competición
Establecer las distancias de la competición
2 personas
Marcar el recorrido
3 personas
Solicitar permiso
Presentar el plan de tráfico
Contratar a los controladores de tráfico
Diseñar los dorsales
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir la promoción local
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Inscribir voluntarios
Publicar mapa de ruta
Encargar premios y medallas
Reservar control horario
Reservar señales de tráfico
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Preparar la sesión informativa para voluntarios
Volver a inspeccionar el recorrido
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Preparar kits de inicio
4 personas
Informar a los voluntarios
Evento
Delimitar la zona de salida y meta
4 personas
Montar puestos y carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de inscripción
3 personas
Instalar control horario
2 personas
Instalar el sistema de sonido
2 personas
Montar el punto de agua
3 personas
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
Señalizar el recorrido
6 personas
Colocar señales de tráfico
6 personas
Marcar los aparcamientos
3 personas
Inscribir voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Preparar los kits de inicio
3 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Entregar los dorsales
3 personas
Procesar los últimos cambios
2 personas
Acompañar a los participantes hasta la salida
3 personas
Comprobar la zona de salida
3 personas
Iniciar la carrera
4 personas
Cubrir puestos de tráfico
10 personas
Realizar el registro de llegada
4 personas
Repartir agua
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Atender solicitudes de primeros auxilios
2 personas
Guiar a los participantes que terminan a la zona de recuperación
2 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Preparar los premios y medallas
2 personas
Homenajear a los ganadores
3 personas
Publicar los resultados
Informar a los participantes
2 personas
Abrir el recorrido
3 personas
Retirar señales de tráfico
6 personas
Recoger las señales de ruta
4 personas
Seguimiento
Desmontar la zona de salida y meta
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Asegurar el registro de tiempo
2 personas
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Archivar resultados
Enviar el correo a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 30
- Mesas de cervezacant. 4
- Arco de salida
- Papeleracant. 8
Material deportivo
- Dorsalescant. 250
- Pulseras con número de dorsalcant. 250
- Medallas para participantescant. 220
- Trofeoscant. 12
- Señales del recorridocant. 35
- Carteles direccionalescant. 45
- Vallas de separacióncant. 20
- Conos de tráficocant. 40
- Cinta de la línea de salidacant. 2
- Cinta de metacant. 2
- Puntos de rutacant. 30
- Sistema de registro de tiempo
- Cronómetros de reservacant. 3
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Rollos de cinta adhesivacant. 10
- Neveras portátilescant. 6
- Bidones de agua potablecant. 8
- Vasos reutilizablescant. 400
- Cronómetroscant. 6
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Mantas térmicascant. 20
- Compresas de hielocant. 20
- Guantes desechablescant. 100
Equipo
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Baterías externascant. 6
- Walkie-talkiescant. 12
- Megáfonoscant. 3
- Cargadores móvilescant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Linternas a pilascant. 6
Vajilla
- Termoscant. 6
- Tazas de cafécant. 250
- Platos de papelcant. 250
- Cubiertos de maderacant. 250
Catering
- Contenedores frigoríficoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras de aguacant. 8
- Compras
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Tijerascant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Teterascant. 2
Limpieza
- Soportes para bolsas de basuracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Recogedores de basuracant. 4
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Portarrollos de papel higiénicocant. 4
Consejos
- Empieza por el recorrido y los permisos: define las distancias, marca el trazado y presenta el plan de tráfico antes de abrir las inscripciones. Deja varias semanas de margen para recibir autorizaciones y contratar controladores de tráfico.
- Abre las inscripciones solo cuando puedas explicar el recorrido y la logística. Publica el mapa de ruta, prepara los dorsales y revisa la lista de participantes antes de imprimir el material definitivo.
- Calcula los puestos de control y el equipo según el recorrido, no solo según el número de corredores. Reserva el sistema de registro de tiempo y prepara al menos dos cronómetros de reserva para evitar depender de un único dispositivo.
- Convoca a los voluntarios con antelación y haz una sesión informativa antes del día de la carrera. Cada persona debe saber su puesto, su horario, cómo comunicarse y qué hacer si un corredor se sale del recorrido.
- Haz una última inspección del recorrido y comprueba la previsión meteorológica el día anterior. Reúne señales, conos, vallas, agua, vasos, altavoces, cables y kits de inicio en cajas separadas para que el montaje no empiece buscando material.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el recinto, solicitar permisos, presentar el plan de tráfico, contratar controladores y abrir las inscripciones sin improvisar.
- ¿Cuándo se deben pedir los dorsales y las medallas?
- Encarga los dorsales cuando la inscripción esté avanzada y la cifra de participantes sea bastante estable, normalmente entre 2 y 4 semanas antes. Pide las medallas y los trofeos con al menos 4 semanas de margen para corregir errores o retrasos.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de una carrera?
- El día anterior revisa la lista de participantes, los kits de inicio, las señales, los conos, las vallas, el sistema de cronometraje y los cronómetros de reserva. También conviene volver a inspeccionar el recorrido y confirmar la previsión meteorológica.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar una carrera?
- Depende de la distancia y del número de cruces, pero calcula al menos una persona por punto de control o cruce que necesite vigilancia, además del equipo de salida, meta, inscripciones y cronometraje. Confirma todos los puestos entre 3 y 7 días antes.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!