Laternenumzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Laternenumzug braucht mehr Vorbereitung als nur Laternen und Lieder. Lege zuerst Datum und Route fest, kläre Genehmigungen sowie den Verkehrsplan und reserviere den Empfangsort. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Helfer, Verpflegung und die Kontrolle der Laternen. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Planung und hilft dir, typische Engpässe kurz vor dem Umzug zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Ort für den Empfang reservieren
Genehmigung und Meldung prüfen
Verkehrsplan abstimmen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Route mit Anwohnern teilen
2 Personen
Wettervorhersage verfolgen
Lampions bestellen
Getränke und Snacks bestellen
Verkehrshelfer einweisen
2 Personen
Erste-Hilfe-Kontakte bestätigen
Schlüssel und Zugang organisieren
Einkaufen gehen
2 Personen
Laternen kontrollieren
3 Personen
Batterien testen
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Armbänder und Nummern sortieren
2 Personen
Wetterbericht und Alternative prüfen
Route auf Hindernisse prüfen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Verkehrsabsperrungen aufstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Ausgabestelle für Lampions einrichten
3 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen
Volunteer-Briefing abhalten
3 Personen

Event

Anmeldungen abhaken
3 Personen
Lampions verteilen
4 Personen
Laternen montieren
4 Personen
Kinder begleiten
6 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Route erneut prüfen
2 Personen
Teilnehmer zum Start begleiten
5 Personen
Startsignal geben
2 Personen
Vorausgehende Begleitpersonen einsetzen
3 Personen
Nachhut begleiten
3 Personen
Kreuzungen absichern
6 Personen
Lampions begleiten
4 Personen
Fotos machen
Erste Hilfe leisten
2 Personen
Vermisste Kinder betreuen
2 Personen
Ankunft begleiten
4 Personen
Zielbereich freihalten
3 Personen
Letzte Teilnehmer kontrollieren
3 Personen
Laternen einsammeln
3 Personen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Catering abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Beleuchtung entfernen
3 Personen
Wegweiser entfernen
3 Personen
Verkehrsbarrieren entfernen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Fundgegenstände registrieren
Materialien zählen und lagern
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Verkehrsmaterialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 40
Empfangstisch
AbfallbehälterAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 30
BatterielaternenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

PapiergirlandenAnz. 12
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 8
Pfeile für die RouteAnz. 20
WegweiserAnz. 12
SchildhalterAnz. 12

Ausstattung

Bluetooth-Lautsprecher
Mikrofon
MegafonAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KaffeekannenAnz. 2
ServiertablettsAnz. 6
AusgießkannenAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KüchenzangenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 200
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
TablettsAnz. 8

Route

VerkehrsbarrierenAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 20
WarnwestenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
NotfalldeckenAnz. 6
HandlampenAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
NamensschilderAnz. 30
ArmbänderAnz. 200
RegistrierungsformulareAnz. 250

Reinigung

AbfallgreiferAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen, Verkehrsführung und mögliche Sperrungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Teile die Route anschließend mit den Anwohnern und prüfe sie kurz vor dem Umzug noch einmal auf Hindernisse.
Plane Helfer nicht nur für den Empfang ein: Für jede Kreuzung und für das Schlusslicht der Gruppe brauchst du eine eingewiesene Person. Eine kurze Einweisung mit Route, Notfallkontakten und Megafon reicht meist am selben Tag.
Bestelle Laternen, Batterien sowie Getränke und Snacks frühzeitig. Teste jede Batterielaterne spätestens am Vortag und halte Ersatzbatterien oder wiederaufladbare Powerbanks bereit.
Richte den Empfang so ein, dass wartende Familien nicht den Weg versperren: Empfangstisch, Wegweiser, Sitzgelegenheiten und Abfallbehälter sollten vor Beginn stehen. Für warme Getränke gehören Thermoskannen, Kaffeemaschinen oder Wasserkocher und ausreichend Serviergeschirr dazu.
Verfolge die Wettervorhersage ab 5 Tagen vor dem Termin und entscheide spätestens am Vortag über die Alternative. Bereite außerdem eine klare Ansage für Änderungen vor, damit Helfer und Teilnehmende dieselbe Information bekommen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Laternenumzug anmelden?: Prüfe die örtlichen Vorgaben mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Je nach Route, Teilnehmerzahl und notwendiger Verkehrsregelung können Genehmigung oder Meldung erforderlich sein.
Wie viele Helfer braucht man für einen Laternenumzug?: Plane mindestens eine eingewiesene Person pro kritischer Kreuzung sowie je eine Person für Anfang und Ende der Gruppe ein. Bei einer Route mit vier Kreuzungen sind damit mindestens 6 Helfer für die Wegsicherung sinnvoll, zusätzlich zum Empfangsteam.
Wann sollte man die Laternen für den Umzug testen?: Kontrolliere alle Laternen und Batterien spätestens am Vortag. Sortiere Ersatzbatterien, Nummern oder Armbänder dann bereits nach Gruppen, damit am Empfang keine lange Suche entsteht.
Was macht man bei Regen beim Laternenumzug?: Lege spätestens am Vortag eine wetterfeste Alternative fest, zum Beispiel einen verkürzten Weg oder einen geschützten Empfang. Informiere Helfer und angemeldete Familien spätestens 3 bis 4 Stunden vor Beginn über die Entscheidung.

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