Checklist pour organiser un défilé de lanternes

Un défilé de lanternes demande plus qu’un itinéraire et quelques lumières. Il faut verrouiller la date, le parcours, les autorisations et l’accueil, puis coordonner les bénévoles, la circulation et les premiers secours. Cette checklist rassemble 75 tâches et 54 éléments de matériel, de la préparation des invitations au contrôle des lanternes et des batteries. Suivez-la dans l’ordre pour éviter les oublis qui se découvrent généralement la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu pour l’accueil
Vérifier le permis et la déclaration
Coordonner le plan de circulation
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Partager l'itinéraire avec les riverains
2 personnes
Suivre les prévisions météo
Commander des lanternes
Commander boissons et snacks
Briefer les agents de circulation
2 personnes
Confirmer les contacts de premiers secours
Organiser les clés et l’accès
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les lanternes
3 personnes
Tester les batteries
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Trier les bracelets et les numéros
2 personnes
Vérifier les prévisions météo et l’alternative
Vérifier le parcours pour les obstacles
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Installer des barrières de circulation
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer le point de distribution des lampions
3 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Animer le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

Cocher les inscriptions
3 personnes
Distribuer des lanternes
4 personnes
Monter les lanternes
4 personnes
Accompagner les enfants
6 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
Accompagner les participants au départ
5 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Mettre en place des accompagnateurs en tête
3 personnes
Encadrer la fin de course
3 personnes
Sécuriser les croisements
6 personnes
Guider les lanternes
4 personnes
Prendre des photos
Fournir les premiers secours
2 personnes
Accueillir les enfants perdus
2 personnes
Accueillir les arrivées
4 personnes
Garder l’arrivée dégagée
3 personnes
Vérifier les derniers participants
3 personnes
Récupérer les lanternes
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Clôturer le catering
2 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Compter et ranger le matériel
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Retourner le matériel de circulation
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 40
Table d’accueil
Poubellesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 30
Lampes à pilesqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Décoration

Guirlandes en papierqté 12
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Flèches pour l’itinéraireqté 20
Panneaux de directionqté 12
Porte-affichesqté 12

Équipement

Enceinte Bluetooth
Microphone
Mégaphoneqté 2
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Batteries externes rechargeablesqté 4

Cuisine

Thermosqté 6
Pichets à caféqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Carafesqté 4
Louchesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de cuisineqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Gobelets à café réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateauxqté 8

Itinéraire

Barrières de circulationqté 12
Cônes de signalisationqté 20
Gilets réfléchissantsqté 20
Lampes de pocheqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Badges nominatifsqté 30
Braceletsqté 200
Formulaires d’inscriptionqté 250

Nettoyage

Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Bacs de rangementqté 10

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le parcours et les autorisations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour vérifier la déclaration, le plan de circulation et l’information des riverains.
Ne gardez pas les bénévoles pour la dernière semaine. Répartissez les rôles avant l’envoi des invitations, puis briefez les agents de circulation avec un itinéraire imprimé et les points de rendez-vous.
Traitez les inscriptions avec une date limite claire, par exemple 7 jours avant le défilé. Vous pourrez ainsi compter les participants, recueillir les besoins alimentaires et préparer les bracelets ou numéros.
Contrôlez l’éclairage deux fois : à la réception des lanternes, puis la veille. Testez les batteries, rechargez les batteries externes et prévoyez des lampes à piles pour l’accueil et les zones sombres.
Préparez une solution météo au plus tard 48 heures avant. Vérifiez les obstacles sur le parcours, installez les flèches et panneaux de direction, et confirmez l’accès au lieu ainsi que les clés le jour précédent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de lanternes ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer l’itinéraire, vérifier les autorisations, recruter les bénévoles, envoyer les invitations et commander les lanternes.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un défilé de lanternes ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription située 7 jours avant le défilé. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour la coordination et un agent de circulation à chaque point sensible du parcours. Ajoutez une personne de réserve pour chaque tranche de 25 à 30 participants.
Quand vérifier la météo et préparer une alternative ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une décision finale 48 heures avant le départ. Contrôlez aussi le parcours le jour même pour repérer l’eau, les branches ou tout autre obstacle.

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