LizztLIZZT

Checklist voor een goed georganiseerde lampionnenoptocht

Een lampionnenoptocht vraagt meer voorbereiding dan alleen lampionnen uitdelen. Leg eerst datum, route en ontvangstlocatie vast en controleer daarna vergunningen, verkeersmaatregelen en de inzet van vrijwilligers. In de laatste week draait alles om deelnemersinformatie, verlichting, routeborden en een alternatief bij slecht weer. Op de dag zelf moeten lampionnen, batterijen, EHBO, drank, snacks en toegang tot de locatie geregeld zijn. Gebruik deze checklist om niets op het laatste moment te moeten oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en route vastleggen

    2 personen

  • Locatie voor ontvangst reserveren

  • Vergunning en melding controleren

  • Verkeersplan afstemmen

    2 personen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Uitnodigingen opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Route met bewoners delen

    2 personen

  • Weersverwachting volgen

  • Lampionnen bestellen

  • Drank en snacks bestellen

  • Verkeersbegeleiders instrueren

    2 personen

  • EHBO-contacten bevestigen

  • Sleutels en toegang regelen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Lampionnen controleren

    3 personen

  • Batterijen testen

    2 personen

  • Routeborden voorbereiden

    2 personen

  • Polsbandjes en nummers sorteren

    2 personen

  • Weerbericht en alternatief controleren

  • Route op obstakels controleren

    3 personen

  • Routeborden plaatsen

    3 personen

  • Verkeershekken plaatsen

    4 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Verlichting ophangen

    3 personen

  • Ontvangsttafel inrichten

    2 personen

  • Lampionuitgiftepunt inrichten

    3 personen

  • Cateringtafel inrichten

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Hapjes klaarzetten

    3 personen

  • Veiligheidscontrole uitvoeren

    3 personen

  • Vrijwilligersbriefing houden

    3 personen

Event

  • Aanmeldingen afvinken

    3 personen

  • Lampionnen uitdelen

    4 personen

  • Lampionnen monteren

    4 personen

  • Kinderen begeleiden

    6 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Dranken serveren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Route opnieuw controleren

    2 personen

  • Deelnemers naar start begeleiden

    5 personen

  • Startsein geven

    2 personen

  • Vooroplopende begeleiders inzetten

    3 personen

  • Achterhoede begeleiden

    3 personen

  • Kruispunten beveiligen

    6 personen

  • Lampionnen begeleiden

    4 personen

  • Foto's maken

  • Eerste hulp verlenen

    2 personen

  • Vermiste kinderen opvangen

    2 personen

  • Aankomst begeleiden

    4 personen

  • Eindpunt vrijhouden

    3 personen

  • Laatste deelnemers controleren

    3 personen

  • Lampionnen innemen

    3 personen

  • Deelnemers uitzwaaien

    3 personen

  • Catering afsluiten

    2 personen

Nazorg

  • Tafels en stoelen afbreken

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Verlichting verwijderen

    3 personen

  • Routeborden verwijderen

    3 personen

  • Verkeershekken verwijderen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Gevonden voorwerpen registreren

  • Materialen tellen en opslaan

    2 personen

  • Overgebleven eten koelen

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Verkeersmaterialen retourneren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Klaptafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 40
  • Ontvangsttafel
  • Afvalbakkenaantal 6

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 8
  • Ledlampenaantal 30
  • Batterijlantaarnsaantal 8
  • Verlengsnoerenaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

  • Papieren slingersaantal 12
  • Ballonnenaantal 100
  • Tafelkledenaantal 8
  • Pijlen voor routeaantal 20
  • Routebordenaantal 12
  • Bordhoudersaantal 12

Apparatuur

  • Bluetoothspeaker
  • Microfoon
  • Megafoonaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • Waterkokersaantal 2
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Oplaadbare powerbanksaantal 4

Keuken

  • Thermoskannenaantal 6
  • Koffiekannenaantal 2
  • Serveerbladenaantal 6
  • Schenkkannenaantal 4
  • Opscheplepelsaantal 6
  • Snijplankenaantal 3
  • Broodmessenaantal 3
  • Keukentangenaantal 4

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 200
  • Herbruikbare koffiebekersaantal 100
  • Bordenaantal 100
  • Besteksetsaantal 100
  • Dienbladenaantal 8

Route

  • Verkeershekkenaantal 12
  • Verkeerskegelsaantal 20
  • Reflecterende hesjesaantal 20
  • Zaklampenaantal 12

Veiligheid

  • EHBO-koffersaantal 2
  • Nooddekensaantal 6
  • Handlampenaantal 4
  • Portofoonsaantal 8
  • Naamkaartjesaantal 30
  • Polsbandjesaantal 200
  • Registratieformulierenaantal 250

Schoonmaak

  • Afvalgrijpersaantal 4
  • Bezemsetsaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 4
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 8
  • Opbergbakkenaantal 10

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, route, ontvangstlocatie en de controle van vergunning of melding. Stem ook vroeg af welke straten verkeersbegeleiding nodig hebben.
  • Plan uiterlijk 3 weken vooraf voldoende vrijwilligers in voor ontvangst, routebegeleiding, verkeersposten, EHBO en opruimen. Geef verkeersbegeleiders vooraf een korte instructie met hun post en werktijd.
  • Controleer de route 1 week vooraf én op de dag zelf op obstakels. Plaats pijlen en routeborden op zichtbare punten en deel de route vooraf met bewoners langs het parcours.
  • Test alle lampionnen en batterijen uiterlijk de dag voor de tocht. Leg reservebatterijen, ledlampen, batterijlantaarns en opgeladen powerbanks klaar; donkere stukken op de route vallen pas tijdens de optocht op.
  • Werk het ontvangstpunt minstens 2 uur voor vertrek op. Zet partytenten, tafels, afvalbakken, verlichting en drank klaar en houd een weeralternatief achter de hand voor regen of harde wind.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lampionnenoptocht organiseren?
Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, route, locatie en vergunning of melding. Reserveer in de weken daarna vrijwilligers, verkeersbegeleiders, EHBO en benodigdheden; controleer alles opnieuw in de laatste 7 dagen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een lampionnenoptocht?
Plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst, één voor de voorhoede en één voor de achterhoede. Voeg per druk kruispunt een verkeersbegeleider toe en reserveer daarnaast minstens twee mensen voor EHBO-contact en opruimen.
Wanneer controleer ik de route van een lampionnenoptocht?
Loop de route 7 dagen vooraf volledig na en controleer haar nogmaals op de dag zelf. Kijk vooral naar obstakels, donkere plekken, wegwerkzaamheden en kruisingen waar routeborden of begeleiding nodig zijn.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een lampionnenoptocht?
Controleer vanaf 3 dagen vooraf dagelijks de weersverwachting en bepaal uiterlijk de ochtend zelf of de tocht doorgaat. Zorg vooraf voor een alternatief ontvangstplan en bescherm deelnemers, lampionnen, elektrische verlichting en apparatuur tegen regen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!