Eine Jubiläumsrallye Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Jubiläumsrallye entscheidet nicht nur die Route über den Ablauf. Du brauchst einen klaren Zeitplan für Genehmigungen, Anmeldung, Teamaufteilung und die Übergaben an den Kontrollpunkten. Beginne mit Datum, Strecke sowie Start- und Zielort und arbeite dich anschließend in Richtung Teilnehmer und Material vor. Plane außerdem einen Probelauf ein: Viele Fehler fallen erst auf, wenn man die Strecke tatsächlich abfährt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Route festlegen
2 Personen
- 2
Start- und Zielort reservieren
- 3
Routen-Genehmigungen prüfen
- 4
Wegbeschreibung ausarbeiten
2 Personen
- 5
Rallye-Regeln festlegen
2 Personen
- 6
Kontrollpunkte festlegen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Teams und Startnummern einteilen
2 Personen
- 11
Catering bestellen
- 12
Preise und Pokale bestellen
- 13
Route im Voraus abfahren
2 Personen
- 14
Kontrollpunkte informieren
2 Personen
- 15
Teilnehmerliste ausdrucken
- 16
Routenhefte drucken
2 Personen
- 17
Startnummern sortieren
2 Personen
- 18
Pakete für Teams zusammenstellen
3 Personen
- 19
Autos und Fahrer bestätigen
- 20
Einkäufe abholen
2 Personen
- 21
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 22
Materialien für den Kontrollpunkt bereitstellen
2 Personen
- 23
Startort aufbauen
4 Personen
- 24
Zielort aufbauen
4 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 26
Wegweiser aufstellen
3 Personen
- 27
Kontrollpunkte einrichten
6 Personen
- 28
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 29
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 30
Tonanlage testen
2 Personen
- 31
Catering vorbereiten
3 Personen
- 32
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 33
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 34
Startpakete verteilen
3 Personen
- 35
Rallye-Briefing geben
2 Personen
- 36
Teilnehmende gestaffelt starten lassen
3 Personen
- 37
Kontrollpunkte besetzen
6 Personen
- 38
Zwischenstand erfassen
2 Personen
- 39
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 40
Ankommende Teams empfangen
3 Personen
- 41
Ausgefüllte Rallyekarten einsammeln
2 Personen
- 42
Snacks servieren
3 Personen
- 43
Buffet eröffnen
3 Personen
- 44
Rallye-Ergebnis berechnen
3 Personen
- 45
Jubiläumsrede halten
- 46
Preise überreichen
2 Personen
- 47
Musik organisieren
- 48
Die letzten Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 49
Catering aufräumen
3 Personen
- 50
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 51
Location reinigen
4 Personen
- 52
Wegweiser entfernen
3 Personen
- 53
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 54
Abfall entsorgen
2 Personen
- 55
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 60
- Registrierungstisch
Ausstattung
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
Papierwaren
- RoutenhefteAnz. 30
- RallyekartenAnz. 30
- TeilnehmerlistenAnz. 4
- StartnummernAnz. 30
- StifteAnz. 50
- KlemmbretterAnz. 12
- MarkerAnz. 12
- UmschlägeAnz. 30
- NamensaufkleberAnz. 60
- StreckenkaartenhalterAnz. 30
Route
- WegweiserAnz. 40
- VerkehrskegelAnz. 20
- AbsperrbandAnz. 4
- Wasserfeste MarkerAnz. 12
- StoppuhrenAnz. 6
- WarnwestenAnz. 12
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 6
- RettungsdeckenAnz. 2
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 6
- JubiläumsballonsAnz. 100
- BallongewichteAnz. 6
- Tischdecke für den Preistisch
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 60
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
- Wiederverwendbare GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermokannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- SpülbeckenAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesensetsAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Route, Start und Ziel mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfe frühzeitig, ob für einzelne Straßen, Parkflächen oder Wegweiser eine Genehmigung nötig ist.
- Plane die Anmeldung mit festen Feldern für Name, Team, Fahrzeug, Fahrer und Ernährungswünsche. Teile die Teams und Startnummern spätestens 7 Tage vor der Rallye ein, damit die Unterlagen rechtzeitig sortiert werden können.
- Fahre die komplette Strecke 1 bis 2 Wochen vorher ab und stoppe die tatsächlichen Fahrzeiten. Kontrolliere dabei auch, ob Wegweiser, Verkehrskegel und Absperrband sichtbar und sicher aufstellbar sind.
- Packe für jedes Team ein eigenes Set mit Routenheft, Rallyekarte, Startnummer, Stiften und Klemmbrett. Lege zusätzlich Ersatzunterlagen und wasserfeste Marker bereit, weil Papier unterwegs schnell verloren geht oder nass wird.
- Baue Start und Ziel nicht erst kurz vor Beginn auf. Plane mindestens 90 Minuten für Registrierungstisch, Tische, Stühle, Lautsprecher, Mikrofon, Getränke und die Kennzeichnung der Kontrollpunkte ein.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Jubiläumsrallye planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Für Genehmigungen, Reservierungen, Catering und Pokale bleibt dann genug Zeit, ohne dass die letzten 7 Tage mit Grundsatzentscheidungen gefüllt sind.
- Wie viele Kontrollpunkte braucht eine Jubiläumsrallye?
- Für eine Rallye von etwa 3 bis 4 Stunden sind 4 bis 6 Kontrollpunkte meist gut handhabbar. Plane pro Punkt ungefähr 10 bis 15 Minuten Aufenthalt ein und informiere die zuständigen Helfer mindestens 7 Tage vorher.
- Wann sollte man die Route für eine Jubiläumsrallye testen?
- Fahre die Strecke spätestens 1 bis 2 Wochen vor der Rallye vollständig ab. Wiederhole eine kurze Kontrolle am Vortag, besonders wenn Wegweiser, Baustellen oder Wetter die Orientierung beeinflussen können.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Start und Ziel?
- Rechne mit mindestens 90 Minuten für Registrierung, Sitzplätze, Beschilderung, Technik und Getränke. Lege Teilnehmerlisten, Startnummern und Teampakete spätestens 30 Minuten vor dem ersten Start vollständig bereit.
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