Jubiläumsrallye organisieren: die komplette Checkliste
Eine Jubiläumsrallye steht und fällt mit einer klaren Route, verlässlichen Teams und gut vorbereiteten Kontrollpunkten. Lege zuerst Datum, Start und Ziel fest und prüfe, ob du für die Strecke Genehmigungen brauchst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Teamaufteilung und die Bestellung von Catering und Preisen. In den letzten Tagen zählen vor allem der Probelauf der Route, gedruckte Unterlagen und fertig gepackte Teampakete.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Route festlegen
2 Personen
Start- und Zielort reservieren
Routen-Genehmigungen prüfen
Wegbeschreibung ausarbeiten
2 Personen
Rallye-Regeln festlegen
2 Personen
Kontrollpunkte festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teams und Startnummern einteilen
2 Personen
Catering bestellen
Preise und Pokale bestellen
Route im Voraus abfahren
2 Personen
Kontrollpunkte informieren
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Routenhefte drucken
2 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Pakete für Teams zusammenstellen
3 Personen
Autos und Fahrer bestätigen
Einkäufe abholen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Materialien für den Kontrollpunkt bereitstellen
2 Personen
Startort aufbauen
4 Personen
Zielort aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Kontrollpunkte einrichten
6 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Startpakete verteilen
3 Personen
Rallye-Briefing geben
2 Personen
Teilnehmende gestaffelt starten lassen
3 Personen
Kontrollpunkte besetzen
6 Personen
Zwischenstand erfassen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Ankommende Teams empfangen
3 Personen
Ausgefüllte Rallyekarten einsammeln
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Buffet eröffnen
3 Personen
Rallye-Ergebnis berechnen
3 Personen
Jubiläumsrede halten
Preise überreichen
2 Personen
Musik organisieren
Die letzten Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Wegweiser entfernen
3 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 60
- Registrierungstisch
Ausstattung
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
Papierwaren
- RoutenhefteAnz. 30
- RallyekartenAnz. 30
- TeilnehmerlistenAnz. 4
- StartnummernAnz. 30
- StifteAnz. 50
- KlemmbretterAnz. 12
- MarkerAnz. 12
- UmschlägeAnz. 30
- NamensaufkleberAnz. 60
- StreckenkaartenhalterAnz. 30
Route
- WegweiserAnz. 40
- VerkehrskegelAnz. 20
- AbsperrbandAnz. 4
- Wasserfeste MarkerAnz. 12
- StoppuhrenAnz. 6
- WarnwestenAnz. 12
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 6
- RettungsdeckenAnz. 2
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 6
- JubiläumsballonsAnz. 100
- BallongewichteAnz. 6
- Tischdecke für den Preistisch
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 60
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
- Wiederverwendbare GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermokannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- SpülbeckenAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesensetsAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Fahre die komplette Route mindestens einmal vorab ab. Prüfe dabei nicht nur die Fahrzeit, sondern auch Parkmöglichkeiten, unklare Abzweigungen, Mobilfunkempfang und jeden Kontrollpunkt.
- Schließe die Anmeldung spätestens eine Woche vor der Rallye. So kannst du Ernährungswünsche berücksichtigen, Teams und Startnummern einteilen und die Teilnehmerlisten drucken.
- Bereite für jedes Team ein eigenes Paket vor: Routenheft, Rallyekarte, Stifte, Klemmbrett und Startnummer. Sortiere die Pakete nach Teamnummer, damit die Registrierung am Start nicht ins Stocken gerät.
- Informiere die Kontrollpunkte mindestens 2 bis 3 Tage vorher über Ankunftszeiten, Aufgaben und benötigtes Material. Lege zusätzlich Wegweiser, Verkehrskegel, Absperrband und Warnwesten getrennt nach Standort bereit.
- Stelle Getränke am Vorabend kalt und baue Start- und Zielort frühzeitig auf. Plane für Registrierung, Lautsprecher, Mikrofon, Stromversorgung und Sitzplätze mindestens 60 Minuten vor dem ersten Start.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Jubiläumsrallye planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Route, Start- und Zielort, Genehmigungen, Einladungen, Catering und Preise ohne Zeitdruck organisieren.
- Wann sollte die Route für eine Jubiläumsrallye feststehen?
- Die Route sollte spätestens 4 Wochen vor dem Termin festgelegt sein. Fahre sie anschließend mindestens einmal vollständig ab und drucke die Routenhefte erst nach der letzten Korrektur.
- Wie viele Kontrollpunkte braucht eine Jubiläumsrallye?
- Plane je nach Streckenlänge ungefähr einen Kontrollpunkt pro 30 bis 45 Minuten Fahrt. Informiere jeden Standort spätestens 2 bis 3 Tage vorher und packe das benötigte Material separat.
- Wann müssen die Teilnehmer einer Jubiläumsrallye zugesagt haben?
- Setze den Anmeldeschluss etwa 7 Tage vor der Rallye. Danach kannst du Teams, Startnummern, Teilnehmerlisten, Cateringmengen und Teampakete verbindlich vorbereiten.
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