Checklist para organizar un desfile de farolillos

Un desfile de farolillos necesita más coordinación de la que parece: primero se cierran la fecha, la ruta y los permisos; después se organizan las inscripciones, los voluntarios y la recepción. La iluminación debe estar preparada y probada antes del día del desfile, incluidas las baterías y las señales de ruta. También conviene dejar definido qué ocurre si llueve, quién tiene las llaves y cómo se atienden las preferencias dietéticas. Esta checklist reúne el orden de trabajo para llegar al desfile sin improvisaciones.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar un lugar para la recepción
Comprobar permiso y notificación
Coordinar el plan de tráfico
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Compartir la ruta con los vecinos
2 personas
Seguir la previsión del tiempo
Encargar farolillos
Encargar bebidas y snacks
Instruir a los controladores de tráfico
2 personas
Confirmar contactos de primeros auxilios
Gestionar llaves y acceso
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los farolillos
3 personas
Probar las baterías
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Ordenar pulseras y números
2 personas
Comprobar el parte meteorológico y la alternativa
Comprobar la ruta en busca de obstáculos
3 personas
Colocar señales de ruta
3 personas
Colocar vallas de tráfico
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar el punto de entrega de farolillos
3 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Realizar el control de seguridad
3 personas
Realizar la sesión informativa para voluntarios
3 personas

Evento

Marcar las inscripciones
3 personas
Repartir farolillos
4 personas
Montar los farolillos
4 personas
Acompañar a los niños
6 personas
Servir café y té
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Volver a comprobar la ruta
2 personas
Acompañar a los participantes hasta la salida
5 personas
Dar la señal de inicio
2 personas
Asignar monitores principales
3 personas
Acompañar al grupo de retaguardia
3 personas
Asegurar los cruces
6 personas
Coordinar los farolillos
4 personas
Tomar fotos
Prestar primeros auxilios
2 personas
Atender a los niños perdidos
2 personas
Acompañar la llegada
4 personas
Mantener libre el punto final
3 personas
Comprobar los últimos participantes
3 personas
Recoger los farolillos
3 personas
Despedir a los participantes
3 personas
Cerrar catering
2 personas

Seguimiento

Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar los carteles de ruta
3 personas
Retirar las vallas de tráfico
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Registrar objetos perdidos
Contar y guardar los materiales
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Devolver el material de tráfico
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 40
Mesa de recepción
Papeleracant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 30
Linternas a pilascant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4

Decoración

Guirnaldas de papelcant. 12
Globoscant. 100
Mantelescant. 8
Flechas para la rutacant. 20
Señales de rutacant. 12
Porta-cartelescant. 12

Equipo

Altavoz Bluetooth
Micrófono
Megáfonocant. 2
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Baterías externas recargablescant. 4

Cocina

Termoscant. 6
Jarras de cafécant. 2
Bandejas de serviciocant. 6
Jarras de servircant. 4
Cucharonescant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de cocinacant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de café reutilizablescant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejascant. 8

Ruta

Vallas de tráficocant. 12
Conos de tráficocant. 20
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas de emergenciacant. 6
Linternas de manocant. 4
Walkie-talkiescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 30
Pulserascant. 200
Formularios de registrocant. 250

Limpieza

Pinzas para residuoscant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Cajas de almacenamientocant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta y el permiso con varias semanas de margen. Comparte el recorrido con los vecinos y comprueba la ruta en persona pocos días antes para detectar obras, ramas u otros obstáculos.
Calcula los puestos de control según la longitud de la ruta y asigna a cada voluntario una función concreta. Entrega las instrucciones de tráfico y los teléfonos de primeros auxilios antes del inicio.
No esperes al mismo día para revisar los farolillos: comprueba todos y prueba sus baterías al menos 48 horas antes. Lleva baterías externas recargables y linternas a pilas para cubrir fallos.
Prepara la recepción con una mesa de registro, pulseras o números, bebidas y snacks. Cierra las preferencias dietéticas al menos 3 días antes para comprar cantidades adecuadas y separar lo que corresponda.
Define un plan alternativo por lluvia y comunícalo junto con la previsión final. Revisa también quién abre el lugar de recepción, dónde están las llaves y cuándo se colocan las señales de ruta.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un desfile de farolillos?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha y ruta, tramitar permisos, reservar la recepción y reclutar voluntarios. Durante la última semana confirma inscripciones, compras, contactos y el plan alternativo por lluvia.
¿Cuándo hay que comprobar los farolillos y las baterías?: Revisa los farolillos y prueba todas las baterías al menos 48 horas antes del desfile. Guarda además linternas a pilas y baterías externas como respaldo, especialmente si el recorrido dura más de una hora.
¿Cuándo se envían las invitaciones para un desfile de farolillos?: Envíalas unas 4 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción aproximadamente 7 días antes. Así puedes recoger las preferencias dietéticas, preparar las pulseras o números y calcular bebidas y snacks.
¿Qué hacer si llueve el día del desfile de farolillos?: Define la alternativa al menos una semana antes y comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y de nuevo el mismo día. Comunica la decisión a participantes, voluntarios, vecinos y al lugar de recepción con la mayor antelación posible.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.