Kurzfilmfestival organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Ein Kurzfilmfestival steht und fällt mit einem geprüften Programm, stabiler Technik und einem klaren Ablauf. Lege zuerst Datum, Spielort und Filmblöcke fest, bevor du Einladungen und Anmeldungen öffnest. Filme sollten nicht erst am Veranstaltungstag eintreffen: Sammle die Dateien früh, prüfe Bild und Ton und lege Sicherheitskopien an. Plane außerdem Registrierung, Beschilderung, Helfer, Catering und eine vollständige technische Probe.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Festivaldatum und -zeiten festlegen
2 Personen
Programm- und Filmblöcke zusammenstellen
2 Personen
Filmemacher und Rechte bestätigen
2 Personen
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
Projektionsausrüstung reservieren
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Werbung in sozialen Medien posten
Programm online veröffentlichen
Filmdateien sammeln
2 Personen
Filmdateien technisch prüfen
2 Personen
Sicherheitskopien erstellen
Ablaufplan und Zeitplan erstellen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Cateringbestellung aufgeben
Namensschilder und Badges erstellen
2 Personen
Programmhefte gestalten
Beschilderung entwerfen
Präsentationen und Ankündigungen schreiben
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Technische Probe planen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Filmdateien am Abspielstation ablegen
2 Personen
Technische Probe durchführen
3 Personen
Saalboden kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
Projektor anschließen
2 Personen
Ton anschließen
2 Personen
Licht einstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Technischen Abschlusstest durchführen
3 Personen

Event

Empfangsteam bereitstellen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Filmemacher empfangen
2 Personen
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
Ersten Filmblock abspielen
2 Personen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweiten Filmblock abspielen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
Dritten Filmblock abspielen
2 Personen
Jurysitzung begleiten
3 Personen
Publikumsabstimmung sammeln
2 Personen
Getränke und Snacks auffüllen
3 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Gewinner fotografieren
Abschlussfilm abspielen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen
Geschirr und Glaswaren zusammentragen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Buffet und Küche reinigen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Projektionsausrüstung ausschalten
2 Personen
Geräte einpacken
3 Personen
Stühle und Tische zurückstellen
4 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Videodateien sicher archivieren
Fotos und Ergebnisse veröffentlichen
Dankesnachricht versenden
Rechnungen und Quittungen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
CocktailtischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
Registrierungstisch
Jurytisch
HockerAnz. 6

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
Ersatzlaptop
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
USB-SticksAnz. 4
Externe Festplatte
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4
Laserpointer

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 100
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 2
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
ZangenAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
KühlelementeAnz. 20

Dekoration

Film-KlappenAnz. 3
FilmplakateAnz. 12
Fotowand
Roter Teppich
TischdeckenAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 12
PreiseAnz. 3
BlumenarrangementsAnz. 4
WegweiserAnz. 10
KabelbinderAnz. 50

Catering

Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4

Registrierung

NamensaufkleberAnz. 150
KugelschreiberAnz. 20
KlemmbretterAnz. 4
AnmeldelistenAnz. 10
StimmzettelAnz. 150
StimmzettelboxenAnz. 2
ProgrammhefteAnz. 150
ArmbänderAnz. 150
UmschlägeAnz. 30

Büro

Drucker
DruckerpapierAnz. 2
PermanentmarkerAnz. 12
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 4
TackerAnz. 2
KlammernAnz. 4
KlebestifteAnz. 6
KlemmbretterAnz. 6
ZeitmesserAnz. 3

Sicherheit

KabelmattenAnz. 8
WarnschilderAnz. 6
TaschenlampenAnz. 4
GrundwerkzeugAnz. 2
ErsatzsicherungenAnz. 10

Tipps

Plane die technische Probe mindestens 24 Stunden vor dem Festival und spiele dabei jeden Film einmal an. Teste Projektor, Leinwand, Laptop, Ersatzlaptop, HDMI-Kabel, Adapter, Lautsprecher und Mikrofone gemeinsam.
Lege für jeden Filmblock Startzeit, Filmlängen, Umbaupausen und Ansagen schriftlich fest. Gib dem Moderationsteam außerdem eine Version des Ablaufplans, in der auch Verspätungen und Ausfälle berücksichtigt sind.
Fordere Filmdateien und Rechtebestätigungen spätestens 7 Tage vor dem Festival an. Prüfe Auflösung, Seitenverhältnis, Ton und Dateiformat und speichere die geprüften Dateien zusätzlich auf USB-Sticks und einer externen Festplatte.
Plane die Registrierung so, dass sie 30 Minuten vor dem ersten Film öffnet. Namensschilder, Badges, Programmhefte und Wegweiser sollten am Vorabend sortiert und an Registrierungstisch, Sälen und Eingängen bereitliegen.
Kläre Ernährungswünsche mindestens 5 Tage vor der Cateringbestellung. Kühle Getränke rechtzeitig, stelle Gläser, Kaffeetassen, Teller und Dessertteller bereit und plane Helfer für Aufbau, Einlass, Technik und Abbau ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kurzfilmfestival organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programmrahmen und Technik. Die Filmdateien und Rechtebestätigungen sollten spätestens 7 Tage vor dem Festival vollständig vorliegen.
Wie viel Zeit braucht eine technische Probe beim Kurzfilmfestival?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden ein, wenn mehrere Filmblöcke, Mikrofone und Präsentationen vorgesehen sind. Jeder Film sollte vollständig oder zumindest an Anfang, Ende und kritischen Tonstellen getestet werden.
Wann sollte die Anmeldung für ein Kurzfilmfestival öffnen?: Öffne die Anmeldung etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin, sobald Programm und Veranstaltungsort feststehen. Schließe sie spätestens 2 bis 3 Tage vorher, damit Namensschilder, Catering und Sitzplanung angepasst werden können.
Wie viele Helfer braucht man für ein Kurzfilmfestival?: Für ein kleines Festival solltest du mindestens 4 bis 6 Helfer einplanen: zwei für Registrierung und Publikum, eine Person für Technik, eine für Moderation und mindestens eine für Catering oder Logistik. Bei mehreren Sälen brauchst du pro zusätzlichem Saal mindestens eine weitere Person.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.