Checklist pour organiser un festival du court métrage

Un festival du court métrage demande surtout une bonne coordination entre la programmation, les fichiers vidéo et l’accueil du public. Commence par fixer les horaires, les blocs de films et les droits de diffusion, puis verrouille rapidement la salle et le matériel de projection. Les dernières semaines servent à contrôler chaque fichier, finaliser les inscriptions et répartir les bénévoles. Cette checklist rassemble les 75 tâches et 88 fournitures nécessaires, dans l’ordre où elles doivent être préparées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires du festival
2 personnes
Établir le programme et les blocs de films
2 personnes
Confirmer les cinéastes et les droits
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Réserver le matériel de projection
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Publier le programme en ligne
Rassembler les fichiers vidéo
2 personnes
Contrôler techniquement les fichiers vidéo
2 personnes
Créer des copies de sauvegarde
Élaborer le planning et le déroulé
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Passer la commande traiteur
Créer des badges et des porte-noms
2 personnes
Mettre en page les livrets du programme
Concevoir la signalétique
Rédiger les présentations et les annonces
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Planifier la répétition technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les fichiers vidéo sur le poste de lecture
2 personnes
Effectuer la répétition technique
3 personnes
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Effectuer le test technique final
3 personnes

Événement

Préparer l’équipe d’accueil
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accueillir les cinéastes
2 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Lancer le premier bloc de film
2 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Lancer le deuxième bloc de film
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Lancer le troisième bloc de film
2 personnes
Coordonner les délibérations du jury
3 personnes
Recueillir les votes du public
2 personnes
Réapprovisionner les boissons et les encas
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Photographier les gagnants
Diffuser le film de clôture
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Récupérer les objets oubliés
2 personnes
Rassembler la vaisselle et le verrerie
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre le matériel de projection
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver les fichiers vidéo en toute sécurité
Publier les photos et les résultats
Envoyer un message de remerciement
Traiter les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tables cocktailqté 8
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Table du jury
Tabouretsqté 6

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Ordinateur portable de secours
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Clés USBqté 4
Disque dur externe
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 6
Ruban gafferqté 4
Pointeur laser

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 8
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8
Pincesqté 8
Carafesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 20

Décoration

Claquettes de cinémaqté 3
Affiches de filmqté 12
Mur photo
Tapis rouge
Nappesqté 8
Porte-nomsqté 12
Prixqté 3
Compositions floralesqté 4
Panneaux indicateursqté 10
Serre-câblesqté 50

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4

Inscription

Étiquettes nominativesqté 150
Stylos à billeqté 20
Presse-papiersqté 4
Listes d'inscriptionqté 10
Bulletins de voteqté 150
Urnes de voteqté 2
Brochures du programmeqté 150
Braceletsqté 150
Enveloppesqté 30

Bureau

Imprimante
Papier pour imprimanteqté 2
Marqueurs permanentsqté 12
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Agrafeusesqté 2
Agrafesqté 4
Bâtons de colleqté 6
Presse-papiersqté 6
Chronomètresqté 3

Sécurité

Passe-câblesqté 8
Panneaux d'avertissementqté 6
Lampes de pocheqté 4
Outils de baseqté 2
Fusibles de secoursqté 10

Conseils

Demande les fichiers vidéo plusieurs semaines avant le festival, puis contrôle chaque fichier sur l’ordinateur et le projecteur prévus. Conserve au moins deux copies de sauvegarde sur des supports différents.
Ne réserve pas seulement un projecteur et un écran : prévois aussi un ordinateur de secours, les câbles HDMI, les adaptateurs, les rallonges et les multiprises. Teste chaque combinaison pendant la répétition technique.
Prépare le déroulé avec une durée précise pour chaque bloc de films, présentation et annonce. Ajoute quelques minutes entre deux projections pour les changements, les questions et les éventuels problèmes techniques.
Répartis les bénévoles par créneau et par fonction : inscription, salle, projection, accueil des cinéastes et buffet. Vérifie les disponibilités au moins une semaine avant et transmets un planning unique à toute l’équipe.
Traite les besoins alimentaires avant de passer la commande traiteur et compte séparément les verres, tasses, assiettes et assiettes à dessert. Refroidis les boissons suffisamment tôt pour éviter de les servir à température ambiante.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du court métrage ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour confirmer la date, le lieu, les cinéastes et les droits. Les fichiers vidéo, le programme et le matériel doivent être verrouillés plusieurs semaines avant la projection.
Quand faut-il récupérer les films pour un festival ?: Demande les fichiers au moins 3 semaines avant l’événement. Garde ensuite 1 à 2 semaines pour vérifier les formats, tester le son et l’image, corriger les fichiers et créer deux sauvegardes.
Quand ouvrir les inscriptions pour un festival du court métrage ?: Ouvre les inscriptions dès que les horaires et le programme sont suffisamment stables, idéalement 3 à 4 semaines avant le festival. Prévois une date de clôture quelques jours avant pour traiter les listes et les badges.
Que faut-il tester pendant une répétition technique ?: Bloque au moins 2 heures pour tester le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, les microphones, les câbles, les adaptateurs et chaque bloc de films. Fais aussi un essai avec l’ordinateur de secours et vérifie que les annonces restent audibles depuis le fond de la salle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.